提高辦公室檔案管理工作效率的路徑

文/山東省濱州市濱城區(qū)油區(qū)工作辦公室 孫愛民

辦公室檔案管理與辦公室工作緊密相連，高效率的檔案管理可以在很大程度上促進(jìn)單位或者企業(yè)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。21世紀(jì)以來，信息技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的社會(huì)要求，因此，必須對(duì)辦公室檔案管理模式進(jìn)行改革。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式在信息網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)背景下面臨著前所未有的壓力與挑戰(zhàn)，網(wǎng)絡(luò)化的信息技術(shù)也為辦公室檔案管理工作提供了新的發(fā)展方向和發(fā)展領(lǐng)域，以往的辦公室檔案管理系統(tǒng)比較注重對(duì)檔案的管理而輕視對(duì)檔案的利用，查閱方式也是一種相對(duì)落后的被動(dòng)式查閱方式，盡管辦公室檔案管理者做了很大的努力，但是檔案管理事業(yè)依然沒有取得較好的發(fā)展。新時(shí)期的辦公室檔案需要保持完整性，便于使用者檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的高效利用和管理。

一、辦公室檔案管理存在的問題

辦公室檔案管理是為了保持檔案的完整性，以方便人們查找，使其實(shí)現(xiàn)最大的利用價(jià)值。但是，目前我國檔案管理存在著一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）管理意識(shí)淡薄，管理方式落后。我國辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)淡薄，大多數(shù)管理人員不具備專業(yè)的管理水平，很多單位的檔案是兼職人員進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對(duì)日常資料的保存和搜集相對(duì)欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時(shí)代發(fā)展的步伐，因此，為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該引進(jìn)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高管理工作效率。

（二）管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高。現(xiàn)在培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人員不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，管理人員的專業(yè)知識(shí)欠缺，所以提高管理人員的專業(yè)知識(shí)和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個(gè)信息化的時(shí)代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，運(yùn)用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行管理，提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的辦公軟件的操作技能，提高管理專業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的方法

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度。企業(yè)的辦公室領(lǐng)導(dǎo)要協(xié)助檔案管理人員建立完善的檔案管理制度，使辦公室檔案管理工作向統(tǒng)一化、規(guī)范化和有序化發(fā)展。要設(shè)置單獨(dú)的檔案管理室，要將檔案按照不同時(shí)期和不同的類別進(jìn)行存放，把檔案文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于使用者快速查閱，如果是企業(yè)的重要信息則應(yīng)該單獨(dú)存放，并做好相關(guān)的記錄，完善的辦公室檔案管理制度要求至少有兩名工作人員，以便在工作中相互監(jiān)督和約束，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)。長期以來，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，多數(shù)企業(yè)將經(jīng)濟(jì)效益放在最為顯著的位置，缺乏對(duì)辦公室檔案管理工作必要的投入和研究，因此，檔案管理工作中所具備的時(shí)代信息難以得到管理者的重視。在今后的工作中，辦公室檔案管理工作者必須以檔案管理理論為基礎(chǔ)，提高自己對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，要積極主動(dòng)地去了解企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展和經(jīng)營現(xiàn)狀，并注意在平時(shí)的工作中做好檔案的收集和整理，完成相關(guān)工作之后要將管理的成果匯報(bào)給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。這樣做的目的是為了改變檔案管理工作者獨(dú)立的局面，在做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的同時(shí)，也可以有效避免檔案管理工作者的盲目性和隨意性，確保辦公室管理的信息成果能夠應(yīng)用于企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)營當(dāng)中，在提高檔案管理工作效率和報(bào)質(zhì)量的同時(shí)，也為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)了自己的力量。

（三）建立辦公室檔案管理數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前信息化技術(shù)已經(jīng)成熟，而且企業(yè)的檔案信息量也有了很大的提升，傳統(tǒng)的管理工作方式以手工抄寫和轉(zhuǎn)錄加工為主，已經(jīng)難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，這就需要檔案管理工作者與時(shí)俱進(jìn)，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，著手檔案管理的信息化建設(shè)，將各項(xiàng)新技術(shù)和新策略付諸實(shí)踐，從而推動(dòng)檔案管理工作的良性發(fā)展，因此，建設(shè)完善的檔案信息資源管理庫勢(shì)在必行。辦公室檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能夠讓信息技術(shù)對(duì)檔案資源發(fā)揮科學(xué)而系統(tǒng)的管理作用，進(jìn)而使得檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)緊密結(jié)合并良性運(yùn)作，從而促進(jìn)數(shù)據(jù)庫和檔案目錄庫的有效結(jié)合，形成網(wǎng)絡(luò)化開放式的數(shù)據(jù)庫，真正地提高辦公室檔案管理工作的效率。

三、結(jié)束語

辦公室檔案管理工作對(duì)于單位其他工作的完善具有輔助性作用，所以加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，完善管理制度，實(shí)現(xiàn)信息化管理等，在提高檔案管理效率及單位工作效率中變得非常重要，也逐漸成為現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然趨勢(shì)。而這種模式也必然會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而改變。信息網(wǎng)絡(luò)化就是一種改變，它會(huì)使辦公室檔案工作更加有秩序，更加準(zhǔn)確，同時(shí)也可以提高企業(yè)相關(guān)員工的工作效率。