關(guān)于提高基層科研單位檔案工作水平的思考

文/中國(guó)水產(chǎn)科學(xué)研究院珠江水產(chǎn)研究所 陳羽翀

基層科研單位的檔案記載著科研活動(dòng)的整個(gè)過(guò)程，是一線科研人員和管理人員智慧的結(jié)晶、勞動(dòng)的成果；是科技發(fā)展重要的信息資源和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。做好檔案管理工作也是每個(gè)基層科研單位可持續(xù)發(fā)展的需要和根基。隨著現(xiàn)代化信息化的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，凸顯出傳統(tǒng)的檔案管理手段和方法中存在著的各種問(wèn)題。應(yīng)該根據(jù)單位實(shí)際狀況進(jìn)行調(diào)整，堅(jiān)定檔案發(fā)展方向、認(rèn)真部署檔案工作方案，使基層科研單位的檔案工作更加科學(xué)、高效、健康。

一、基層科研單位檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案意識(shí)薄弱，專(zhuān)業(yè)化水平低。檔案的價(jià)值和作用并沒(méi)有在基層科研單位中獲得足夠的認(rèn)同，整體檔案意識(shí)薄弱。由于檔案工作并不能帶給單位直接的收益，也不直接產(chǎn)生成果，所以檔案工作往往容易被領(lǐng)導(dǎo)所忽視，不視為重點(diǎn)工作，不列入議事日程。一般科技人員對(duì)檔案工作的重要性也認(rèn)識(shí)不足。平日不注意材料積累，沒(méi)有形成預(yù)立卷習(xí)慣，缺乏歸檔的積極性和自覺(jué)性，使檔案遺失、缺漏、損壞等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。基層科研單位檔案工作者專(zhuān)業(yè)化程度低，一般為非檔案相關(guān)專(zhuān)業(yè)出身，只接受過(guò)短期培訓(xùn)，對(duì)自身能力本來(lái)就缺乏自信；又大多為兼職，日常工作繁忙，對(duì)待檔案工作常常處于被動(dòng)狀態(tài)，極易造成工作滯后、突擊應(yīng)付、執(zhí)行不到位、缺乏創(chuàng)新等情況。

（二）收集手段單一，歸檔規(guī)范性差?；鶎涌蒲袉挝凰a(chǎn)生和管理的檔案類(lèi)型比較廣泛，包括文書(shū)檔案、科技檔案、干部人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案和特殊載體檔案等。但收集檔案的手段確比較單一，一般由單位內(nèi)部產(chǎn)生，由各部門(mén)、各課題組移交?？萍柬?xiàng)目材料方面，最常見(jiàn)的問(wèn)題是課題組或課題人員會(huì)為了使用方便等原因，不情愿歸檔原始數(shù)據(jù)記錄；也會(huì)因工作不重視，只收集項(xiàng)目申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng)獲獎(jiǎng)等重大材料，科研活動(dòng)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、調(diào)研報(bào)告、分析材料等嚴(yán)重缺失，大大影響了檔案材料的完整性，削弱了檔案價(jià)值。文書(shū)材料方面，還停留在以文字、紙質(zhì)、實(shí)物等材料為主，光盤(pán)、電子照片、影像等極少數(shù)電子材料作為有限補(bǔ)充的階段上，與信息化數(shù)據(jù)化的發(fā)展趨勢(shì)存在脫節(jié)；各機(jī)構(gòu)檔案崗位人員也因?qū)κ占淼睦斫飧饔胁煌?，把握尺度不均，?dǎo)致所移交的檔案材料重復(fù)度高、質(zhì)量良莠不齊，缺乏應(yīng)有的規(guī)范性。使得檔案鑒定工作復(fù)雜繁瑣、事倍功半，大大拖延了后續(xù)工作的進(jìn)展速度。

（三）多數(shù)設(shè)施設(shè)備陳舊，信息化程度低?；鶎涌蒲袉挝坏臋n案工作設(shè)施簡(jiǎn)陋，因經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地等原因，達(dá)不到防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體等檔案保管基本要求。同時(shí)缺乏現(xiàn)代化的信息管理設(shè)備，未進(jìn)行數(shù)字化管理或者數(shù)字化模式落后，檔案檢索受到極大的限制，利用效率低下。缺少專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備，錄音、錄像、光盤(pán)等磁化性記錄資料等不到保護(hù)，影響檔案資料壽命。

（四）管理觀念落后，開(kāi)發(fā)利用力弱。基層科研單位對(duì)于檔案工作自我要求不高，大部分基層科研單位還停留在“重收集、嚴(yán)保管、輕利用、懶開(kāi)發(fā)”的落后意識(shí)中，沒(méi)有把握住檔案資源的發(fā)展趨勢(shì)，忽略了檔案信息開(kāi)發(fā)和利用的重要性，使檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。檔案編研還停留在淺層次的數(shù)據(jù)羅列和簡(jiǎn)單匯總上，未能深層次地挖掘和整合本單位檔案資源，單位特色、行業(yè)特點(diǎn)、歷史價(jià)值等在檔案開(kāi)發(fā)上得不到體現(xiàn)。一是源于檔案工作者自身的能力水平有限，缺少專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。二是因?yàn)闄n案資料缺失不完整，影響深度的數(shù)據(jù)分析和利用。

二、提高基層科研單位檔案工作水平的對(duì)策和建議

（一）提高全體人員檔案意識(shí)。單位內(nèi)全體人員的檔案意識(shí)的提高，是做好檔案工作的根本，影響著檔案管理的最終成效。只有提高全體人員對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和認(rèn)同，建立正確的檔案觀，提高對(duì)檔案工作的重視，才能真正做好檔案工作。要增強(qiáng)檔案意識(shí)，首先需要進(jìn)行廣泛有效的檔案知識(shí)宣傳。周期性制作有關(guān)檔案意義和作用的海報(bào)、小冊(cè)子進(jìn)行張貼發(fā)放；在內(nèi)網(wǎng)上設(shè)立檔案專(zhuān)欄，及時(shí)發(fā)布最新標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章信息，制作演示文稿、視頻進(jìn)行演示。其次是舉辦有針對(duì)意義的專(zhuān)題培訓(xùn)班，宣傳單位檔案管理制度。組織全體人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)；組織各部門(mén)檔案負(fù)責(zé)人學(xué)習(xí)歸檔細(xì)則和預(yù)立卷工作法；組織科研人員學(xué)習(xí)科技檔案管理和整理規(guī)定；適時(shí)要求專(zhuān)家學(xué)者舉辦專(zhuān)題講座，了解國(guó)際國(guó)內(nèi)的最新的檔案動(dòng)向。再次是每年召開(kāi)一次檔案工作會(huì)議，要求領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)機(jī)構(gòu)參加，總結(jié)通報(bào)一年以來(lái)檔案工作的情況和成效，及時(shí)總結(jié)問(wèn)題、提出建議，并布置此后一年的檔案工作計(jì)劃，確保檔案管理工作可以高效有序地開(kāi)展。然后是必須做好檔案的提供利用工作，將檔案的作用滲透至單位日常工作中，引起全體人員對(duì)檔案工作的重視和支持，這是對(duì)檔案工作最為實(shí)際有效的宣傳。

（二）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)型檔案人才。基層科研單位的檔案工作者要往專(zhuān)業(yè)化的道路邁進(jìn)。在認(rèn)識(shí)上需要加強(qiáng)自我引導(dǎo)，提高自我身份的認(rèn)同，樹(shù)立身份自信、建立使命感和責(zé)任感。在學(xué)習(xí)上，要自主主動(dòng)，不斷更新知識(shí)，積累經(jīng)驗(yàn)，提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。從實(shí)際工作出發(fā)，參加具有針對(duì)性的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，進(jìn)行專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練，關(guān)心檔案事業(yè)最新動(dòng)向，關(guān)注最新問(wèn)題，吸收最新經(jīng)驗(yàn)。還要加強(qiáng)研討和交流，可以通過(guò)參加協(xié)作會(huì)議、研討班或利用網(wǎng)絡(luò)，向?qū)＜覍W(xué)者多學(xué)習(xí)多咨詢(xún)，與基層檔案工作者交流經(jīng)驗(yàn)，互相學(xué)習(xí)。秉承“大學(xué)習(xí)”和“深調(diào)研”的精神，將檔案工作納入調(diào)研計(jì)劃，到經(jīng)驗(yàn)豐富的單位進(jìn)行訪問(wèn)交流和現(xiàn)場(chǎng)觀摩，切磋研討。

（三）加強(qiáng)制度化現(xiàn)代化建設(shè)。嚴(yán)格檔案管理制度化，責(zé)任到人，是確保檔案工作有序進(jìn)行、往好處發(fā)展的重要前提。認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等法律法規(guī)和規(guī)范性文件。結(jié)合基層科研單位的實(shí)際情況，制定檔案管理辦法和各類(lèi)檔案歸檔細(xì)則。實(shí)行課題和部門(mén)負(fù)責(zé)人立卷歸檔責(zé)任制，規(guī)定文件材料應(yīng)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，質(zhì)量?jī)?yōu)良并經(jīng)過(guò)初步鑒定，手續(xù)完備后才進(jìn)行移交歸檔，確保檔案質(zhì)量。并將檔案工作納入單位年度工作計(jì)劃，相關(guān)指標(biāo)納入績(jī)效考核體系，明確機(jī)構(gòu)與個(gè)人的具體責(zé)任。與時(shí)俱進(jìn)，緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，為檔案工作引入新技術(shù)、新方法、新理論，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平。給予檔案硬件設(shè)施設(shè)備應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)投入，保證檔案安全和利用效率。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理無(wú)紙化、數(shù)字化和微縮化。在單位內(nèi)部建立適當(dāng)?shù)木钟蚓W(wǎng)模式，實(shí)現(xiàn)迅速高效的智能化搜索，有效保護(hù)了檔案實(shí)體，提升了服務(wù)質(zhì)量，又大大減少了檔案工作人員的負(fù)擔(dān)。

（四）開(kāi)發(fā)利用檔案資源。盡可能利用好自身檔案，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，把“死”資料轉(zhuǎn)化為“活”資源。一是編制各類(lèi)檢索工作，檔案辭典和利用指南等。建立目錄信息檢索系統(tǒng)，加強(qiáng)利用便利。二是積極開(kāi)展編研，對(duì)檔案資源進(jìn)行整理和編輯，做項(xiàng)目匯編、成果匯編、制度匯編、歷史梳理和學(xué)科概括等材料，為科研人員和管理人員提供多方位多范疇的參考資料。三是組織承擔(dān)單位宣傳工作，特別從歷史沿革出發(fā)，制作畫(huà)冊(cè)、宣傳材料、大事年鑒等，提升單位影響力同時(shí)提升檔案影響力。做好利用開(kāi)發(fā)工作，既能為科研創(chuàng)新、行政管理、科普教育和文化宣傳出謀劃策、提升效果，同時(shí)也側(cè)面推進(jìn)了歸檔工作的有效進(jìn)行。