淺談如何做好新時(shí)期檔案管理工作

文/中國(guó)農(nóng)業(yè)科學(xué)院生物技術(shù)研究所 吳曉燕

一、新時(shí)期檔案管理工作的意義

作為一個(gè)單位發(fā)展、運(yùn)行、項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)的重要信息載體，檔案信息隨著整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步與文明發(fā)展，成為行業(yè)提升的重要支撐力量。特別是數(shù)字化建設(shè)的今天，檔案管理工作更是將著眼點(diǎn)放在了對(duì)檔案內(nèi)容的合理有效利用上面，做好檔案管理工作已經(jīng)成為一個(gè)行業(yè)，乃至一個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的重要基石?？梢哉f現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅為整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了翔實(shí)的參考與見證，同時(shí)作為單位、行業(yè)領(lǐng)域的第一手原始資料，檔案管理工作更是在制定相關(guān)政策、規(guī)定、汲取經(jīng)驗(yàn)等方面有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

二、新時(shí)期檔案管理工作中存在的主要問題

雖然新時(shí)期的檔案管理工作意義重大，然而由于種種原因，導(dǎo)致在實(shí)際的工作中檔案管理工作依舊存在很多問題，有待我們積極處理。

（一）相關(guān)檔案管理從業(yè)者專業(yè)水平薄弱。由于我國(guó)的檔案管理工作起步較晚，很多檔案管理人員都是通過借調(diào)等形式入職，并沒有接受過正規(guī)的專業(yè)訓(xùn)練，這就導(dǎo)致了這部分從業(yè)者對(duì)專業(yè)的檔案管理工作存在一定的誤區(qū)，而隨著數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展，這部分從業(yè)者一旦沒有得到有效的專業(yè)提升，那么便很難跟上整個(gè)時(shí)代的發(fā)展。另一方面，很多企事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作并不重視，在人員配備等方面更是沒有給予足夠的人員配額，很多企事業(yè)單位的檔案管理者都是身兼數(shù)職，無法將全部的經(jīng)歷投放到整個(gè)檔案管理工作中，這就導(dǎo)致日常檔案管理工作經(jīng)常會(huì)有一些敷衍了事的情況發(fā)生，不僅影響了整個(gè)檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)也沒有實(shí)現(xiàn)管理者個(gè)人的檔案管理水平的專業(yè)提升。

（二）對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度有限。筆者作為科研單位職能部門的一員，從切身的工作體驗(yàn)到，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，很多科研單位在運(yùn)行的過程中往往將更多的精力放在了整體實(shí)力的提升等方面，而檔案管理工作隸屬于行政管理工作的一種，且并不能直接為本單位的發(fā)展提供直觀的效益，這便導(dǎo)致很多科研單位的相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不足、意識(shí)淡薄，甚至還有一部分管理者簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作僅僅是整理、抄寫一些文件，只要保證這些重要資料不丟失、隨用隨找便萬事大吉。這種思想的形成，由于缺少對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的全面認(rèn)知，同時(shí)也在一定程度上制約了科研機(jī)構(gòu)整體的發(fā)展速度，所以如果不能夠從本質(zhì)上發(fā)生理念上的轉(zhuǎn)變，那么便無法滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。

（三）檔案管理制度的不完善。正如前面提到的那樣，由于現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作并不重視、從業(yè)人員并不專業(yè)，導(dǎo)致了在實(shí)際的工作實(shí)踐與運(yùn)行過程中相關(guān)的管理制度也無法得到全面而又健全的發(fā)展，對(duì)于一些常用檔案不僅沒有統(tǒng)一的處理標(biāo)準(zhǔn)與要求，同時(shí)更是很少有單位能夠嚴(yán)格按照檔案法來進(jìn)行立卷材料的收集，久而久之，檔案管理制度的不完善將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案收集效率與質(zhì)量的低下，從而進(jìn)入一個(gè)惡性的循環(huán)當(dāng)中。

三、新時(shí)期做好檔案管理工作的策略

為了能夠解決上述問題，我們?cè)谌粘５臋n案管理工作實(shí)踐中，應(yīng)著重在以下幾個(gè)方面進(jìn)行提升與完善：

（一）提升檔案管理理念。在新時(shí)期的檔案管理工作中，必須要通過一種觀念上的更新來與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)的陳舊理念中掙脫出來，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，以此來讓新時(shí)期的檔案管理工作能夠更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、更好地服務(wù)于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（二）完善檔案管理制度。新時(shí)期的檔案管理工作，不僅要從本質(zhì)上提升從業(yè)者、管理者的認(rèn)知，同時(shí)也要與時(shí)俱進(jìn)地提升檔案管理制度，通過制定有針對(duì)性的管理制度來進(jìn)行分工，以此來適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展對(duì)檔案管理的需求。而對(duì)于檔案的使用者、使用流程等方面則是要走上制度化、規(guī)范化的道路，以此來杜絕資料泄密。

（三）強(qiáng)調(diào)檔案管理的信息化建設(shè)。在數(shù)字信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作更是要從信息化建設(shè)等方面狠下功夫。相關(guān)從業(yè)者必須要根據(jù)社會(huì)分工來做好相關(guān)的檔案管理工作，充分利用數(shù)字化信息手段來實(shí)現(xiàn)硬件與軟件的建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)多元化、智能化的同時(shí)來開拓更多的檔案管理技術(shù)，除了要融入圖片、膠卷、紙質(zhì)文字外，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)引入諸如光盤、U盤以及數(shù)碼音像制品等載體，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的設(shè)備現(xiàn)代化。

四、總結(jié)

綜上所述，新時(shí)期的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變革，這種變遷對(duì)檔案管理工作更是提出了更高的要求。每一名檔案管理從業(yè)者必須要以滴水穿石的精神來進(jìn)行自我認(rèn)知的提升，通過與時(shí)俱進(jìn)的學(xué)習(xí)來促進(jìn)檔案管理工作的全面提升，而作為科研機(jī)構(gòu)更是要從本質(zhì)上通過不斷完善的工作，用正確的方法來進(jìn)行檔案管理工作，以達(dá)到為科研服務(wù)的目的。