淺談提高檔案管理科學(xué)水平的有效途徑

文/泰安市城市道路橋梁管理所 毛旭楠

檔案管理就是對各種資料進(jìn)行收集、整理歸類、編輯、編目、統(tǒng)計、保管等工作，保證檔案的嚴(yán)謹(jǐn)有序。檔案管理工作的質(zhì)量，在一定程度上為國家開展相關(guān)工作的方向提供依據(jù)，同時也是我國精神文明建設(shè)的重要組成部分，然而隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時代的到來，我國的檔案管理工作也越來越復(fù)雜，優(yōu)化檔案管理方面的工作質(zhì)量，提升檔案管理水平的科學(xué)化，不僅能夠發(fā)揮檔案信息的最大價值，更能夠在一定程度上促進(jìn)我國企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

一、檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

（一）檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀。檔案管理是我國精神文明建設(shè)的重要組成部分，是反映企業(yè)發(fā)展歷史，推動文化建設(shè)的重要助推要素。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量、種類以及保存方式越來越復(fù)雜多樣，盡管檔案管理工作人員不斷推陳出新，改革工作模式，提高管理水平，但隨著工作人員的工作量越來越大，無法及時對所有檔案進(jìn)行科學(xué)歸類，致使工作效率低下，工作情緒會受到一定影響；應(yīng)用計算機技術(shù)進(jìn)行檔案管理的企業(yè)比將檔案存放為紙質(zhì)的方式要高效一些，但仍然存在利用率不高、管理人員無法實時更新數(shù)據(jù)庫等問題?？傮w而言，我國的檔案管理發(fā)展水平相較于國外仍然有一定的差距，對國外的檔案管理模式“取其精華 去其糟粕”，結(jié)合我國的社會現(xiàn)實，創(chuàng)新完善檔案的科學(xué)化管理，適應(yīng)時代的發(fā)展潮流。

（二）檔案管理中存在的問題。1.國家未出臺相關(guān)政策，管理系統(tǒng)不完善。我國現(xiàn)有的對檔案管理規(guī)章制度中，對管理人員的獎懲標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任追究等細(xì)節(jié)問題都沒有作出相關(guān)規(guī)定，這就導(dǎo)致了各相關(guān)部門對檔案管理工作的重視程度不夠，由于地域、人員、設(shè)備等的差異性造成的檔案管理的混亂、共享性差。當(dāng)前我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅猛，信息化時代很多數(shù)據(jù)、文件需要更加科學(xué)有序的管理，這就要求我國需出臺相關(guān)政策，形成一套標(biāo)準(zhǔn)化和制度化完善的管理體系，才能夠為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有力的支撐。2.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未給予足夠重視，工作人員消極怠工。由于國家的相關(guān)政策不夠全面，很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人沒有對企業(yè)的檔案管理給予很大的關(guān)注度，對企業(yè)檔案管理科學(xué)化發(fā)展對企業(yè)進(jìn)步的促進(jìn)作用了解較少，在聘請檔案管理人員時，僅僅關(guān)注于其綜合能力的水平，而不是專注于相關(guān)被聘人員的專業(yè)知識素養(yǎng)，沒將檔案管理的科學(xué)化貫徹實施，上行下效導(dǎo)致員工的工作積極性不高，檔案管理的科學(xué)化水平不足，沒有起到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的應(yīng)有作用。3.相關(guān)檔案管理人員專業(yè)水平不足，信息化水平建設(shè)程度不高。在對目前檔案管理的現(xiàn)狀分析中提到，我國檔案管理的發(fā)展水平不高，工作人員的專業(yè)水平不足也是原因之一。人們對檔案管理的理解往往是將企業(yè)數(shù)據(jù)收集、分類、整理，然后束之高閣，并不會對企業(yè)產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益影響，只要保證信息不丟失、不遺漏就是盡職盡責(zé)。這樣的思想普遍存在于檔案管理工作人員的觀念中，事實上，檔案的實際價值在于其利用上，如果“重藏輕用”就會導(dǎo)致所收集的檔案資料失去其應(yīng)有價值，并在管理檔案過程中耗費人力、物力、財力，阻礙了檔案管理科學(xué)化水平發(fā)展勢頭。雖然我國很多地區(qū)檔案管理模式應(yīng)用了計算機系統(tǒng)，但大都是根據(jù)企業(yè)自身特點和歷史沿襲開發(fā)軟件，統(tǒng)一性不強，標(biāo)準(zhǔn)不一，并且管理人員的創(chuàng)新能力不足、信息化應(yīng)用不徹底，導(dǎo)致即使建立好計算機系統(tǒng)的信息檔案，也不會使其處于主流位置，并不能發(fā)揮全部作用，也會造成全球網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)安全、信息遺漏等問題。

二、提升檔案管理科學(xué)水平的相關(guān)建議

（一）完善相關(guān)政策體系，強調(diào)檔案管理的重要性。建立健全的檔案管理體系，在某些特定行業(yè)，檔案管理不僅是管理工作，還是具有政治性質(zhì)的工作類型，提高檔案管理水平對我國的政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有十分重要的影響。為了實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，必須要從國家角度著手制定相應(yīng)的政策體系，結(jié)合我國企業(yè)發(fā)展的實際情況，出臺具有針對性的文件，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，融入先進(jìn)技術(shù)，逐漸優(yōu)化檔案管理模式，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

（二）培養(yǎng)工作人員專業(yè)素養(yǎng)，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念。通過出臺相關(guān)政策，企業(yè)管理人員首先要轉(zhuǎn)變自身的觀念，從促進(jìn)公司發(fā)展的角度，制定相關(guān)的獎懲制度，以激勵員工重視檔案管理的工作，同時制定相關(guān)培養(yǎng)計劃，注重現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)培養(yǎng)。企業(yè)在招聘檔案管理工作人員時不僅要注重其綜合能力，更要強調(diào)其專業(yè)素養(yǎng)，并在實習(xí)期內(nèi)對其進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，強調(diào)大國發(fā)展下的工匠精神，使其樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，并引入先進(jìn)的設(shè)備，強化工作人員的實際操作管理能力。

（三）借助信息化時代契機，開發(fā)高效信息安全管理系統(tǒng)。如今已是信息全球化時代，檔案管理工作也應(yīng)隨之更新進(jìn)步以適應(yīng)時代的發(fā)展，計算機技術(shù)的不斷發(fā)展為人類的學(xué)習(xí)生活帶來非常巨大的改變，目前很多發(fā)達(dá)國家的檔案管理工作非常高效，利用計算機技術(shù)對所有資料進(jìn)行整合分類，并進(jìn)行信息共享服務(wù)，全球用戶都可以進(jìn)行信息檢索，得到自己所需的資料。我國在進(jìn)行檔案管理工作模式建設(shè)時，也應(yīng)該向國外學(xué)習(xí)，使計算機技術(shù)作為檔案管理的主要工具，同時開發(fā)安全保障系統(tǒng)，以防出現(xiàn)信息丟失、篡改等現(xiàn)象造成企業(yè)不必要的損失。

三、總結(jié)

隨著信息化水平不斷提高，對檔案管理的工作質(zhì)量要求越來越高。因此，提高檔案管理水平的科學(xué)化，明確檔案管理的目標(biāo)，樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，形成完善的檔案管理系統(tǒng)，充分利用計算機技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，有效推動我國檔案管理工作的整體水平，促進(jìn)其科學(xué)化發(fā)展，是當(dāng)前我國檔案管理工作最主要的任務(wù)。