基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的電子檔案管理研究

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司河源供電局 郭慧妮

檔案管理工作絕不是一項(xiàng)簡單的管理工作，檔案和每一個(gè)人的切身利益都有著非常緊密的關(guān)系，其重要性不言而喻。以下是筆者結(jié)合自己多年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，就大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理工作提出自己的幾點(diǎn)看法和建議。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理工作的價(jià)值分析

其實(shí)，在之前非常漫長的一段時(shí)期當(dāng)中，現(xiàn)代人對檔案管理工作的重要性認(rèn)知是不到位的。但是，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展越來越快，數(shù)據(jù)化管理融入了現(xiàn)代人的工作與生活當(dāng)中，人們才開始真正關(guān)注到電子檔案管理的重要性。

關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案管理，其不僅僅是當(dāng)今時(shí)代的必然要求，也是社會(huì)向前發(fā)展的一種必然趨勢。在這樣的大背景下，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員必然需要面臨全新的工作需求，其工作內(nèi)容需要在采集和收錄檔案信息的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步增加更加多元化的任務(wù)，這對于檔案管理工作人員來說會(huì)是一項(xiàng)非常大的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。在實(shí)際工作中，如果檔案管理人員不能夠及時(shí)將檔案準(zhǔn)確記載到大數(shù)據(jù)信息當(dāng)中，必然會(huì)在不同程度上對社會(huì)造成負(fù)面?zhèn)陀绊懀部赡荛g接影響到廣大人民群眾的經(jīng)濟(jì)利益，進(jìn)而對社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步造成一定影響。

我們都知道，在之前傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)工作人員是不會(huì)設(shè)立電子檔案的，這就使得工作人員的工作量與日俱增，每一天都要應(yīng)對各種變化和增添的檔案內(nèi)容。而伴隨著電子檔案的推廣與使用，能夠?qū)⒅T多的信息綜合在一起，方便查詢和使用，這就在很大程度上有效提高了檔案管理工作的實(shí)際效率，解放了大量的勞動(dòng)力，成功緩解了電子檔案積壓而造成的壓力。

二、關(guān)于當(dāng)前電子檔案管理的實(shí)際操作研究

（一）云儲(chǔ)存。云儲(chǔ)存是當(dāng)前最受大眾喜愛和青睞的一種儲(chǔ)存方式，云儲(chǔ)存能夠在最大程度上確保社會(huì)大眾信息的完整性和準(zhǔn)確性。云儲(chǔ)存和一般儲(chǔ)存方式最顯著的區(qū)別就在于其需要以建立完善的數(shù)據(jù)平臺(tái)和相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施作為重要前提，只有這個(gè)數(shù)據(jù)平臺(tái)以及相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施足夠健全和完善，才能夠在最大程度上確保檔案相關(guān)信息都能夠進(jìn)入到系統(tǒng)當(dāng)中。而不同部門便可以根據(jù)自己的不同需求來順利調(diào)取和使用檔案，進(jìn)而制定出最適合用戶的服務(wù)方案。

（二）云服務(wù)工作。云服務(wù)工作和云儲(chǔ)存都是為電子檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)的，但是，二者也都擁有著各自的特點(diǎn)。云服務(wù)工作最大的優(yōu)勢便是通過檔案信息可以對用戶進(jìn)行針對性分析，進(jìn)而全面提高了檔案的有效價(jià)值和使用效率。有了云平臺(tái)這一服務(wù)項(xiàng)目，我國各個(gè)地區(qū)的檔案管理工作人員都可以根據(jù)需要適時(shí)適當(dāng)?shù)卣{(diào)用和查閱相關(guān)資料，并且根據(jù)其所提出的具體要求提供全方位的服務(wù)。此外，各個(gè)地區(qū)的檔案管理單位還可以建立起專屬于自己的門戶網(wǎng)站，讓當(dāng)?shù)鼐用褡悴怀鰬舯憧梢杂行Р樵兊阶约合胍私獾臋n案信息，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料有錯(cuò)誤或者存在滯后現(xiàn)象，也可以在第一時(shí)間內(nèi)通知檔案管理人員進(jìn)行針對性的調(diào)整和修改。

（三）檔案館數(shù)字化建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案館的數(shù)字化建設(shè)成為當(dāng)今社會(huì)大眾關(guān)注度最高的一個(gè)焦點(diǎn)問題。檔案館的數(shù)字化建設(shè)直接關(guān)系到廣大用戶的實(shí)際利益，因此，必須要對其表示出高度的重視。目前在檔案館數(shù)字化建設(shè)實(shí)際工作中，相關(guān)工作人員會(huì)以不同用戶的不同需求作為分類標(biāo)準(zhǔn)，竭盡全力確保使用的方便性和快捷性。除此之外，不同地區(qū)的檔案館也對數(shù)字化建設(shè)提出一些特定的規(guī)章制度和特殊要求，以此來確保廣大用戶的私密信息，全面提升檔案的使用效率。

（四）檔案館之間建立合作關(guān)系。在近些年的發(fā)展過程中，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代人已經(jīng)逐漸習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)來獲得有效信息?，F(xiàn)代人的這一習(xí)慣雖然在一定程度上對檔案館的發(fā)展起到了一定的制約和阻礙作用，但是從另一層面來分析，其更是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)和動(dòng)力。各地檔案館開始逐漸意識到這個(gè)問題，開始尋求和其他地區(qū)的檔案館建立起良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)勢的互補(bǔ)，通過信息共享的方式來全面提升用戶的信賴度，同時(shí)為用戶提供更好的體驗(yàn)服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代在給我國電子檔案管理工作帶來良好發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使得電子檔案管理工作面臨著更多嚴(yán)峻的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)。以上是筆者就大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子檔案管理工作的相關(guān)問題提出的幾點(diǎn)意見，相信伴隨著各項(xiàng)管理措施的優(yōu)化與完善，我國的電子檔案管理工作必然會(huì)步入一個(gè)全新的發(fā)展階段。