高校檔案管理信息化建設的問題與對策

文/延安職業(yè)技術學院 王海珍

高校的檔案管理主要包括學生檔案管理、教師檔案管理、教學檔案管理、科研檔案管理等，這些檔案都是重要的信息資源，如果丟失或者損壞，都會造成不良的影響。當前高校的檔案管理工作還存在較大的不足，檔案管理的信息化建設滯后，這對于高校的檔案資源管理和調配利用等，都有一定的不利影響，高校加強檔案管理信息化建設工作是時代發(fā)展以及高校發(fā)展的要求。

一、高校檔案管理信息化建設的積極作用

高校對于相關的檔案進行信息化管理，構建信息化管理系統(tǒng)，能夠將檔案信息進行數(shù)字化處理，對于不同檔案分門別類，將檔案管理變得更加清晰，更具有目的性和針對性。通過信息化的檔案管理系統(tǒng)建設，高校能夠有效彌補紙質檔案管理中出現(xiàn)的檔案管理缺陷，實現(xiàn)高效的檔案管理目標，發(fā)揮檔案的管理價值。此外，高校的檔案管理信息化建設也是其整體管理信息化建設的一部分，有利于促進高校整體信息化管理水平的提升。

二、當前高校檔案管理信息化建設中存在的主要問題

目前，很多高校都在積極嘗試信息化建設工作，在管理中更多實現(xiàn)了信息化，但是，就目前高校的檔案管理信息化建設來看，還有嚴重的不足：首先體現(xiàn)在重視度上，院校領導對于檔案的信息化管理重視度不足，進而對員工的工作要求相對不高，投入不足，高校的檔案信息沒有得到進步，導致高校檔案管理信息化建設出現(xiàn)問題，這是導致目前高校的檔案管理信息化建設滯后的主要原因之一。其次，信息化基礎設施建設的不健全，出現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)信息標準不一致、內容不規(guī)范、結構不同，也是阻礙高校實行信息化檔案管理的主要因素。最后，缺乏完善的檔案信息化管理制度和有效的信息化管理人才，管理體系不夠完善，也不利于高校檔案管理的信息化目標實現(xiàn)。

三、高校檔案信息化管理的有效途徑

（一）加強組織領導，提高重視度。為加強高校檔案管理信息化建設工作，高校相關責任人要高度重視，要積極組織召開專題會議研究部署校園檔案管理信息化建設的具體工作，在校內組建檔案信息化管理專項管理隊伍，針對檔案管理的信息化系統(tǒng)建設制定有效的協(xié)調方案計劃，讓相關的檔案管理人員明確其信息化管理的具體方法、主要內容、信息化管理設備操作、信息化管理流程步驟等等，在校園的日常管理工作中，加強對于檔案信息化工作的監(jiān)督和執(zhí)行，提升相關工作人員對于自身檔案管理的重視度，做到在檔案管理中積極有為，不會出現(xiàn)懈怠和管理隨意性現(xiàn)象。

（二）加強設備把關，重視軟硬件完善。高校的檔案管理信息化建設工作要堅持高標準把關。校內相關領導和檔案管理人員要組織對于檔案信息化基礎設施建設的全過程有效監(jiān)督和管理，對于信息化管理設備的引進規(guī)劃、采購、硬軟件等工作進行高標準要求，確保相關環(huán)節(jié)的管理精準到位。在高校檔案管理中實施有效的信息化建設制度，必須對于設備的連貫性、連接性進行把握，重視檔案管理信息化建設工作的硬軟件完善，構建校內完善的信息化檔案管理體系。例如，通過構建全校范圍內的檔案管理信息化系統(tǒng)，采取一卡通的形式，借鑒大數(shù)據(jù)和云計算平臺，對于學校師生的所有教學和學習活動信息進行記錄，建立個人的校園實名制系統(tǒng)，無論是教師和學生都要及時對實名制信息進行完善和更新，保證院校對于他們的檔案信息和變化進行及時的掌握，做到信息的有效利用。

（三）加強管理培訓，完善相關制度。針對高校目前檔案管理信息化人才短缺的現(xiàn)象，高校要積極組織相關人員進行專題教育培訓，結合案例，深入闡述檔案工作在國家治理中的地位和作用，解讀《中華人民共和國檔案法》修訂情況。分析現(xiàn)代檔案管理趨勢下科研檔案信息化管理策略與思路，分析新時期檔案工作面臨的新挑戰(zhàn)、新任務。結合院校檔案管理工作實際，教育相關管理人員做好檔案管理工作，服務保障創(chuàng)新與發(fā)展。此外，還可以針對高校的檔案管理信息化建設建立信息化管理制度、檔案借閱制度和保密制度等，完善建檔人員信息，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案管理，建立檔案信息化管理的長效制度機制。

四、結論

現(xiàn)階段，信息化管理模式得到有效應用和拓展，而目前我國高校檔案管理信息化建設工作還有待加強，對此，高校要高度重視檔案管理信息化建設工作，完善信息化建設的基礎設施，構建信息化管理制度，加強管理人員培訓，為院校的檔案信息化管理提供有效保障。