大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)思考

文/婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳暉

隨著信息化與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)發(fā)展逐漸進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)逐漸成為我們學(xué)習(xí)與生活的重要手段。高職院校作為我國(guó)主要的教育機(jī)構(gòu)，想要獲得更好的發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)利用信息化技術(shù)來(lái)武裝自己，重視檔案管理在校園文化建設(shè)工作中的重要性，確保海量數(shù)據(jù)能夠得到有效的運(yùn)用。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理相關(guān)內(nèi)容綜述

（一）大數(shù)據(jù)概念。所謂大數(shù)據(jù)，就是指海量的數(shù)據(jù)資料，是IT行業(yè)的流行詞語(yǔ)。隨著互聯(lián)網(wǎng)在人類(lèi)生活中的不斷普及，信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)也越來(lái)越復(fù)雜，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的有效運(yùn)用，就需要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)的科學(xué)規(guī)劃與管理，這便是產(chǎn)生大數(shù)據(jù)的由來(lái)。

（二）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。1.智能化。在新時(shí)代背景下，高職院校的管理工作也發(fā)生了巨大的變化，傳統(tǒng)的管理手段無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際發(fā)展需求，高職院校想要實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的科學(xué)利用，采取高效的采集與檢索方法，提升檔案管理效率。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案以電子形式存在，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞與共享，是一種智能化的管理與服務(wù)方法。2.無(wú)紙化?；ヂ?lián)網(wǎng)為檔案管理提供存儲(chǔ)空間，為構(gòu)建資源節(jié)約型與環(huán)境友好型社會(huì)奠定了良好的基礎(chǔ)，減少了紙質(zhì)檔案管理的繁瑣，同時(shí)也使得信息化與數(shù)字化技術(shù)得到了良好的使用，引領(lǐng)高職教育進(jìn)入無(wú)紙化管理時(shí)代。

（三）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅不易于保存，且占據(jù)了大量的空間，檔案一旦處理不當(dāng)也可能造成一些不必要的污染和后果，種種因素都使得檔案管理長(zhǎng)期得不到相關(guān)重視。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們?yōu)闄n案管理賦予了全新的定義，紙質(zhì)檔案逐漸由電子檔案代替，這為檔案的查詢與查閱等工作帶來(lái)了巨大的便利，同時(shí)也為高職院校未來(lái)的迅速發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的使用周期較長(zhǎng)，且不便于管理，更存在丟失、損壞等問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的共享，極大地滿足了社會(huì)節(jié)奏的需求，同時(shí)也使得信息資源能夠得到充分的利用。

二、當(dāng)前高職檔案管理中存在的問(wèn)題分析

（一）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)帶來(lái)的局限性。在新時(shí)代背景下，高職院校以培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才為主要目標(biāo)，學(xué)校除了要存儲(chǔ)學(xué)生的學(xué)習(xí)資料外，還要記錄學(xué)生的日常行為習(xí)慣以及心理狀況等相關(guān)內(nèi)容，因此高職的學(xué)生檔案的內(nèi)容越來(lái)越繁瑣，信息量也越來(lái)越大，檔案管理的難度也隨之增大。但目前，我國(guó)大部分高職的信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢，檔案的管理也始終停留在紙質(zhì)階段。雖然高職在網(wǎng)上錄取、畢業(yè)等環(huán)節(jié)已經(jīng)進(jìn)入到數(shù)字化管理時(shí)代，但這些工作的開(kāi)展都需要以檔案管理為核心，由此可見(jiàn)，高職檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為我國(guó)教育事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）管理基礎(chǔ)遭遇瓶頸。高職院校對(duì)于經(jīng)費(fèi)的分配不合理，將重心放在校園建設(shè)上，致使信息化設(shè)備常年無(wú)法更換，系統(tǒng)陳舊，收集數(shù)據(jù)需要花費(fèi)大量的時(shí)間，致使管理基礎(chǔ)存在劣根性。高職檔案管理的內(nèi)容存在多樣化與復(fù)雜性特征，單單依靠傳統(tǒng)的方法無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)化管理，致使檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性，無(wú)法對(duì)校園建設(shè)起到借鑒性作用，檔案管理也最終失去了現(xiàn)實(shí)意義。

（三）管理人員素質(zhì)有待提高。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理人員不僅要具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，還要學(xué)會(huì)熟練地操作計(jì)算機(jī)，但目前，檔案工作人員始終將重心放在檔案收集、整理等傳統(tǒng)工作上，不注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的開(kāi)發(fā)與利用，致使自身管理體系逐漸與社會(huì)脫節(jié)。部分檔案管理人員的素質(zhì)水平不高，只依賴(lài)計(jì)算機(jī)繪制表格與存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，一些相關(guān)的數(shù)據(jù)分析軟件都沒(méi)有得到良好的運(yùn)用，致使計(jì)算機(jī)信息冗余問(wèn)題嚴(yán)重，為學(xué)校帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失。高職院校并沒(méi)有為管理人員提供外出學(xué)習(xí)與調(diào)研的機(jī)會(huì)，致使管理人員的服務(wù)水平低，無(wú)法發(fā)揮檔案信息的作用。

（四）制度上存在缺陷。紙質(zhì)檔案管理包括收集、整理、歸檔、保管等一系列內(nèi)容，而電子檔案管理還包括數(shù)據(jù)交換、共享等方面的新內(nèi)容，因此，高職院校想要提升電子檔案管理水平，就應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際情況，制定更加科學(xué)的管理制度。但目前，高職院校對(duì)于檔案管理的重視程度明顯不足，也沒(méi)有將檔案管理信息化建設(shè)工作納入重點(diǎn)項(xiàng)目當(dāng)中，致使檔案優(yōu)化管理始終無(wú)法取得良好的進(jìn)展。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案信息化建設(shè)的策略分析

（一）構(gòu)建檔案管理信息化體系。從目前社會(huì)大環(huán)境角度來(lái)看，我國(guó)檔案仍以紙質(zhì)管理為主，與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)電子檔案管理仍處于起步階段。高職院校作為培養(yǎng)技術(shù)型人才的主要教育機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐，了解社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的使用，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)迎來(lái)新的突破。高職院校應(yīng)當(dāng)樹(shù)立起大數(shù)據(jù)管理理念，設(shè)立獨(dú)立部門(mén)，對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，學(xué)?？稍诰W(wǎng)絡(luò)上建立起信息系統(tǒng)，一方面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)宣傳，另一方面也便于收集學(xué)生信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)的有效利用，提升檔案管理的服務(wù)水平。

（二）制定科學(xué)的檔案管理目標(biāo)。制定目標(biāo)是走向成功的最關(guān)鍵一步，高職院校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的管理狀況，制定科學(xué)的檔案管理目標(biāo)，確保后續(xù)工作的良好開(kāi)展。目前，高職院校在對(duì)學(xué)生進(jìn)行評(píng)估的過(guò)程中都沒(méi)有樹(shù)立起統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，致使檔案管理的內(nèi)容缺乏實(shí)用性?；ヂ?lián)網(wǎng)可以為管理人員提供多樣性的檔案分析方法，對(duì)學(xué)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)對(duì)比，使檔案管理的內(nèi)容能夠真正地反映出學(xué)生心理上的發(fā)展與變化。高職院校應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)管理方法的局限性，與大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)公司建立起合作關(guān)系，充分挖掘網(wǎng)絡(luò)資源，擴(kuò)充檔案管理體系，使檔案管理能夠滿足學(xué)生個(gè)性化發(fā)展需求，進(jìn)一步提升管理效果。

（三）強(qiáng)化檔案制度管理。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的科學(xué)引導(dǎo)，高職院校還需要建立起系統(tǒng)的管理制度，明確每一個(gè)崗位的職責(zé)，并做好年度考核工作，確保檔案管理部門(mén)能夠與其他部門(mén)建立起良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)各部門(mén)間的溝通與交流，確保檔案信息的真實(shí)性與有效性。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的資金與技術(shù)支持，采購(gòu)數(shù)據(jù)光盤(pán)、信息安全硬件以及磁帶機(jī)等信息化設(shè)備，滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案信息的輸入與輸出要求。搞好網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，將檔案管理與校園建設(shè)工作進(jìn)行有效的融合，加大對(duì)檔案管理的重視力度，重視網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，安裝防病毒軟件、系統(tǒng)加密設(shè)置等等，將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)相分離，保障數(shù)據(jù)的安全性，在此基礎(chǔ)上做好計(jì)算機(jī)庫(kù)房的安全監(jiān)控工作，將監(jiān)控記錄內(nèi)容也作為檔案管理中的一部分進(jìn)行妥善管理。

（四）加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育培訓(xùn)。管理人員想要提高自身的管理水平，就應(yīng)當(dāng)制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃，一方面要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，另一方面也要提升自身的計(jì)算機(jī)操作水平。高職院校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)用，鼓勵(lì)檔案管理人員積極地參與到校園建設(shè)活動(dòng)當(dāng)中，并為其提供更多的進(jìn)修與學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使管理人員的經(jīng)驗(yàn)更加豐富，此外，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)不斷提升管理人員的安全意識(shí)，使每一個(gè)崗位的工作人員都能夠按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)操作，使檔案管理工作的安全得到良好的保障。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在高職院校中扮演著十分重要的角色，為了進(jìn)一步提升檔案管理工作的有效性，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的使用，不斷優(yōu)化檔案信息化管理內(nèi)容，建立起學(xué)生檔案信息化管理平臺(tái)，為高職院校的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。