淺談設(shè)計檔案的信息化管理

文/中石化洛陽工程有限公司 趙建瓊 白艷華

信息化的迅猛發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來了巨大沖擊，檔案唯有實施信息化、電子化管理才能適應(yīng)新時代的發(fā)展要求、更加高效地為企業(yè)提供服務(wù)。筆者所在的設(shè)計院從1956年成立以來，設(shè)計檔案經(jīng)歷了圖紙管理—雙套制管理—信息化管理的轉(zhuǎn)變，檔案的形成、歸檔、保存、利用等方式也均發(fā)生改變，這些改變給企業(yè)人員帶來挑戰(zhàn)的同時也充分地展示了其節(jié)約成本、效率高、利用便捷等巨大優(yōu)勢，因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、提高其信息化管理水平成為企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

一、設(shè)計檔案信息化管理的意義

（一）降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要設(shè)計人員將設(shè)計好的圖紙逐件打印出來，抱著紙質(zhì)圖紙來到檔案館進(jìn)行驗收存檔，檔案管理人員再將驗收好的圖紙搬運到庫房進(jìn)行分類排架，后期向業(yè)主發(fā)圖時還需要去庫房按檔案號查找圖紙再經(jīng)歷曬圖、裝箱、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)，工作流程之復(fù)雜、強(qiáng)度之大可想而知。實施信息化管理后，這些繁雜的工作可以交由計算機(jī)完成。設(shè)計人員進(jìn)行歸檔驗收時只需將電子版拷貝給檔案管理人員，檔案管理人員對這些設(shè)計圖紙進(jìn)行分類、編目、保管、利用等工作時只需點擊幾下鼠標(biāo)，省時省力，提高了工作效率。

（二）保障檔案的完整性與準(zhǔn)確性。實施信息化管理后，檔案管理人員可以在檔案管理系統(tǒng)輸入相同的項目號，查找出整個項目的存檔情況，從而對比分析出此次存檔圖紙的項目名稱、裝置名稱是否準(zhǔn)確，文件號是否重復(fù)等問題。而傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理人員只能通過經(jīng)驗來判斷分析，有時設(shè)計圖紙放入庫房后才發(fā)現(xiàn)文件號重復(fù)的問題，需要再次返工。信息化使得檔案管理人員在驗收環(huán)節(jié)就可以開展相關(guān)工作，有效地保障了設(shè)計檔案的完整性與準(zhǔn)確性。

（三）檔案利用更加便捷。在檔案的利用方面，紙質(zhì)檔案因其載體為具體的物理紙張，因此往往受到時間和空間的限制，所謂的時間限制是指對檔案的查閱、參考等利用檔案的活動往往受到檔案管理部門工作時間的限制。而空間的限制則是指對檔案的借閱利用等活動必須派人員前往檔案管理部門或者通過郵寄等方式進(jìn)行檔案的共享。因此紙質(zhì)載體的檔案帶來時間上的不方便性以及空間上對人力財力的耗損；而檔案信息則不受此限制，時間上，只要借閱人獲得借閱權(quán)限，則可以隨時登錄相關(guān)電子檔案庫進(jìn)行查閱利用；空間上也不必派人員或者通過郵寄等方式才能夠獲得檔案，而是無論身處何地，都可以登錄電子檔案庫進(jìn)行相關(guān)借閱等利用活動。因此檔案信息化為檔案的利用節(jié)省了人力財力等，更為檔案的利用提供了時間和空間上的便捷性。

（四）降低存儲空間，節(jié)省成本。隨著項目的開展，設(shè)計圖紙日益增多，有限的庫房逾顯擁擠，越來越難以滿足現(xiàn)實的需求。而信息化后的設(shè)計檔案只需由設(shè)計人員將設(shè)計圖紙整合后轉(zhuǎn)化為帶簽名的PDF保存在計算機(jī)中即可，通過一個小小的硬盤就可以存儲過去幾百平方米的紙質(zhì)檔案，從而顯著節(jié)省由紙質(zhì)載體占用的辦公空間。而且依照傳統(tǒng)的檔案管理方式，企業(yè)需要每月打印成千上萬的底圖，再對這些底圖進(jìn)行曬圖發(fā)圖，信息化在降低工作強(qiáng)度的同時也為企業(yè)節(jié)省了大量的成本。

二、設(shè)計檔案信息化管理的問題

（一）對檔案信息化改革的必要性認(rèn)識不足。受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理思維模式的影響，許多設(shè)計人員、檔案管理人員以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對新型的信息化管理方式不接納、消極對待。尤其是當(dāng)設(shè)計圖紙出現(xiàn)錯誤時，設(shè)計人員可以在硫酸紙上直接用刀片刮掉，修改起來簡單快捷，而PDF文件要求設(shè)計人員修改信息后重新找相關(guān)人員簽名認(rèn)證，如果有人恰巧出差不在，修改再歸檔的周期就會更長。一些檔案管理人員資歷較老，他們對傳統(tǒng)的檔案管理方法掌握得比較嫻熟，不愿意再費心學(xué)習(xí)新技能。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案無法直接創(chuàng)造效益，信息化的管理還需要花費一定的財力去開發(fā)相應(yīng)的軟件、管理系統(tǒng)等，就更是止步不前。

（二）檔案信息的安全性威脅。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開放性、動態(tài)性、共享性的特點給人們帶來便利的同時也極易導(dǎo)致各種病毒、“黑客”的入侵。設(shè)計檔案開展信息化工作后，接收、歸檔、保存、發(fā)送等環(huán)節(jié)都在計算機(jī)上進(jìn)行，檔案信息管理系統(tǒng)如果不加以防范維護(hù)，便容易受到病毒的感染，一旦感染，就可能出現(xiàn)文件損壞、無法打開、無法閱讀甚至系統(tǒng)癱瘓等問題。如果有些檔案管理人員安全意識不足，在上班期間瀏覽安全系數(shù)較低的網(wǎng)站也容易導(dǎo)致計算機(jī)感染病毒，有些檔案管理人員為了自己的利益會復(fù)制拷貝設(shè)計檔案信息給他人，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息的泄漏。

（三）缺乏復(fù)合型檔案管理人才。設(shè)計檔案信息化的實現(xiàn)從根本上來說還需要人才技能的信息化，否則徒有硬件、先進(jìn)的檔案辦公設(shè)備，而檔案管理人員不具有相應(yīng)的使用、操作、維護(hù)技能，則只能望機(jī)興嘆。當(dāng)前階段，從事檔案管理工作的人員大多資歷較老，盡管他們對檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容較為熟悉，但在引入信息化這一手段后，他們再學(xué)習(xí)消化吸收的能力就略有不足。因此，當(dāng)對設(shè)計檔案進(jìn)行信息化辦公時，既能夠掌握檔案業(yè)務(wù)工作的精髓，同時又能夠充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型檔案，目前管理人才的缺乏顯得十分突出。

三、提高設(shè)計檔案信息化管理水平的措施

（一）提高對設(shè)計檔案信息化改革的認(rèn)知。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式在企業(yè)實行了幾十年，上至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下至設(shè)計人員、檔案管理人員都習(xí)慣了原有的工作模式，對于新型的歸檔驗收方式、保管、利用等方式等都需要適應(yīng)期，尤其是再次簽名帶來的困擾，很多人都抱怨連連，但我們不能因噎廢食，要看到設(shè)計檔案信息化管理所帶來的種種益處，例如降低工作強(qiáng)度、提高工作效率、利用的便捷性、節(jié)省成本等。應(yīng)該做好宣傳工作，使整個企業(yè)人員對于信息化管理有更加全面的認(rèn)識了解，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識，全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推進(jìn)設(shè)計檔案的信息化管理進(jìn)程。

（二）設(shè)計檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建。目前檔案業(yè)務(wù)的工作方式是，檔案管理人員拷貝設(shè)計文件進(jìn)行驗收，然后將電子文件放入專門的信息庫，并在檔案管理系統(tǒng)錄入已驗收完的檔案信息，包括項目號、項目名稱、文件圖紙頁數(shù)、歸檔人等，已存進(jìn)信息庫的設(shè)計檔案再由專人放入平臺供設(shè)計人員查詢利用，整個流程需要三個系統(tǒng)來完成，著實復(fù)雜。而針對此繁瑣步驟，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)造與檔案信息化管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與工作平臺，通過整合庫藏檔案信息，建立基于內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)的圖檔管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)設(shè)計檔案的平臺化利用，即設(shè)計檔案的歸檔驗收、分類整理、查詢利用等環(huán)節(jié)在一個系統(tǒng)即可完成，大大縮短工作時間，提高工作效率。

（三）建立設(shè)計檔案信息化安全保障體系。為了讓企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)時刻處于安全狀態(tài)，保證信息化管理的正常進(jìn)行，一方面，要健全與設(shè)計檔案信息化管理相關(guān)的規(guī)章制度。從設(shè)計檔案的形成、歸檔、分類管理到借閱利用，企業(yè)都應(yīng)予以規(guī)范。檔案信息的形成、更改、下載等工作都應(yīng)有跡可尋，將責(zé)任落實到個人，通過全過程的監(jiān)督與控制，保證檔案信息管理的安全開展。另一方面，通過安裝病毒軟件、建立防火墻、設(shè)置用戶的訪問權(quán)限等方式，進(jìn)一步保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用。同時，使用數(shù)字簽名技術(shù)來確保設(shè)計檔案信息內(nèi)容不被修改或偽造。

（四）培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才。如前所述，設(shè)計檔案信息化過程中，除了設(shè)計檔案信息化管理必備的硬件設(shè)備外，既熟悉專業(yè)的檔案管理工作同時又掌握信息化知識和技能的復(fù)合型檔案管理人才的缺乏成為提高設(shè)計檔案信息化管理水平進(jìn)一步發(fā)展的重要因素。因此改進(jìn)檔案的信息化工作應(yīng)圍繞如何培養(yǎng)復(fù)合型高素質(zhì)檔案信息化人才開展，具體做法如下：1.從育才而言，對既有檔案管理人員開展信息化設(shè)備操作培訓(xùn)。針對現(xiàn)有檔案管理人員資歷較老，無法熟練使用和操作信息化設(shè)備的缺點，應(yīng)通過相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)增強(qiáng)既有檔案管理人員的能力，從而使其適應(yīng)信息化的檔案管理工作。2.要增強(qiáng)檔案信息化管理人員的職業(yè)道德和保密意識培養(yǎng)。如前所述，檔案信息化使得檔案在時間和空間上的利用更為方便，但這對檔案人員的職業(yè)道德和保密意識等提出了更高的要求，因此需要常態(tài)化對相關(guān)人員進(jìn)行職業(yè)道德和保密意識的培養(yǎng)。3.引進(jìn)復(fù)合型人才。在單位引進(jìn)人才時，應(yīng)注意引進(jìn)既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，同時也具有信息化所需要的知識的人才，這樣有利于加快單位的檔案信息化管理進(jìn)程。

四、結(jié)束語

總而言之，設(shè)計檔案信息化對檔案的管理和利用具有十分重要的意義，是當(dāng)前和未來一段時間檔案工作的發(fā)展方向，但在設(shè)計檔案信息化過程中不可避免會遇到各種技術(shù)和管理上的問題，而這也恰恰需要我們檔案管理的從業(yè)人員共同努力去研究解決的關(guān)鍵所在，如此方能推動檔案信息化高質(zhì)量快速發(fā)展。