淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
——檔案管理的信息化

文/山西運(yùn)城廣播電視大學(xué) 王娜

檔案在人類的社會(huì)發(fā)展史上存在著重要的查考作用，也是科學(xué)研究中的重要?dú)v史憑證，而在學(xué)校教學(xué)工作中也是一項(xiàng)必不可少的信息資源工作，做好檔案管理工作是非常重要的，而社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的不斷提升，舊的檔案管理模式不能適應(yīng)這種新時(shí)代的發(fā)展要求了，不能適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展模式，所以檔案管理的信息化改進(jìn)是很有必要的。

一、 檔案管理信息化的含義

檔案工作是一個(gè)學(xué)校以及一個(gè)單位的歷史面貌，而信息化的檔案管理是新時(shí)代賦予檔案管理新的挑戰(zhàn)和任務(wù)使命。檔案管理信息化是指為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和合理的配置，將檔案信息資源數(shù)字化和檔案管理過(guò)程網(wǎng)絡(luò)化后進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上的傳輸和系統(tǒng)加工，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

二、檔案管理信息化發(fā)展的必然性

（一）具備硬件基礎(chǔ)。目前我國(guó)很多學(xué)校的檔案管理部門(mén)都配備了掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)和復(fù)印機(jī)等設(shè)備，使用起來(lái)非常方便，并且還有計(jì)算機(jī)配置協(xié)助檔案管理工作，為檔案管理的信息化提供了良好的硬件基礎(chǔ)設(shè)備，并隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展還出現(xiàn)了相應(yīng)的檔案管理軟件，更好地協(xié)助檔案管理工作，一些檔案的收集、保管和利用等都可以通過(guò)軟件完成，很有利于檔案管理的信息化改進(jìn)。

（二）保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著很多的問(wèn)題，現(xiàn)在很多檔案管理正在面臨著檔案的人為損害或者是自然老化的問(wèn)題，這也是很多學(xué)校檔案管理的一個(gè)大難題，而檔案管理的信息化將檔案信息資源數(shù)字化，可以保護(hù)檔案信息的長(zhǎng)存和完整性，保存原件，延長(zhǎng)檔案的保管時(shí)間，即使受到損傷的文件也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)數(shù)字化過(guò)程恢復(fù)損害的信息，因?yàn)槟壳坝?jì)算機(jī)數(shù)字拷貝具有補(bǔ)償原件的功能。這樣一來(lái)就解決了因?yàn)榧垙埨匣?、破裂而造成的檔案信息損害的問(wèn)題，降低了檔案原件損壞的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）改善空間結(jié)構(gòu)。檔案管理的信息化還改善了傳統(tǒng)檔案管理占據(jù)大量空間的現(xiàn)象，因?yàn)闄n案信息資源數(shù)字化，優(yōu)化了館藏，節(jié)省了一些占地空間，就可以進(jìn)一步改變館藏的檔案結(jié)構(gòu)。由于檔案的大量文件，需要消耗很大一部分的空間來(lái)保管它，而檔案管理的信息化就只是需要使用一定容量的檔案儲(chǔ)存載體，將文件信息利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存在磁盤(pán)等中去，比如光盤(pán)儲(chǔ)存系統(tǒng)可以解決檔案信息儲(chǔ)存的問(wèn)題，這樣不僅僅是改善了空間結(jié)構(gòu)，其實(shí)還減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，所以這樣比較具有安全性、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)是目前為止檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

三、 檔案管理信息化的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)管理人員的能力和素質(zhì)。素質(zhì)建設(shè)就是指思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，首先檔案管理人員要具有高度的責(zé)任感、全心全意的服務(wù)意識(shí)和認(rèn)真的工作態(tài)度，要努力在檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績(jī)，以效率求發(fā)展，以貢獻(xiàn)求支持，提高自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)。其次還要加強(qiáng)檔案管理人員的工作能力，加強(qiáng)能力建設(shè)，檔案管理人員不僅僅要熟悉地掌握檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范性操作和電子文件的相應(yīng)特征，還要掌握一些有關(guān)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)信息安全知識(shí)，做好檔案信息資源的安全防護(hù)工作，確保信息資源和管理活動(dòng)的完整性和安全性。這就要求檔案管理人員要強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷地參與檔案管理信息化的有關(guān)培訓(xùn)，及時(shí)了解信息化的專業(yè)知識(shí)，學(xué)?？梢园才藕脱?qǐng)一些有關(guān)的檔案學(xué)專家或者學(xué)者來(lái)進(jìn)行專業(yè)講解和培訓(xùn)，檔案管理人員在日常的工作中還要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，積極探討工作經(jīng)驗(yàn)，有效提高自身工作能力和工作效率。

（二）設(shè)備統(tǒng)一化。目前有很多學(xué)校和很多單位的信息化手段以及設(shè)備都不統(tǒng)一，就造成了檔案管理中一些數(shù)據(jù)不兼容的問(wèn)題，所以就要求應(yīng)該配備專業(yè)化的、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備，將檔案管理過(guò)程能夠利用這些信息化設(shè)備進(jìn)行字符識(shí)別和轉(zhuǎn)化、自動(dòng)編目和檢索、自動(dòng)儲(chǔ)存上載，檔案自動(dòng)標(biāo)引，計(jì)算機(jī)輔助立卷以及文檔一體化等過(guò)程，設(shè)備的管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化能夠?yàn)闄n案管理的信息化提供可靠的保障。

（三）規(guī)范管理體制。將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，就是在多個(gè)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，一些數(shù)據(jù)字段存在依存的關(guān)系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關(guān)系，運(yùn)行程序之間也存在一定的關(guān)系，組成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，將整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)都進(jìn)行安全性和完整性的改進(jìn)，必須要有規(guī)范的管理體制要求，這樣可以為檔案管理提供更方便的信息和方式。不然，不規(guī)范的管理體制和不統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法保障信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。