提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文/白城市洮北區(qū)社會(huì)救助事業(yè)中心 羅紅麗

事業(yè)單位的檔案管理影響事業(yè)單位的發(fā)展，因?yàn)闄n案的質(zhì)量和工作效率決定檔案工作能否順利進(jìn)行，檔案管理就是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部資料進(jìn)行總結(jié)、整理，并應(yīng)用于后續(xù)的有關(guān)人員對(duì)檔案的考察和使用，在現(xiàn)在信息時(shí)代，檔案管理也應(yīng)該走進(jìn)信息化發(fā)展，所以要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就應(yīng)該符合信息時(shí)代發(fā)展要求，不斷提高檔案管理的工作水平，這是目前針對(duì)檔案管理工作最為有效的途徑和方法，本篇文章以事業(yè)單位的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)為前提，對(duì)提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略進(jìn)行了深入的分析和探討，希望提供一定的借鑒作用。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

首先，在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理工作運(yùn)用信息化的管理技術(shù)，把更多的檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)電子掃描的形式，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，能夠最大限度地節(jié)約檔案數(shù)據(jù)占用的空間，在查找的過(guò)程中能夠節(jié)約時(shí)間，更加方便，使用者能夠快速和精確調(diào)用所需的檔案信息進(jìn)行合理的使用，通過(guò)信息化軟件進(jìn)行檔案管理，在一定程度上降低了失誤的概率，因此事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，建立完善的信息化建設(shè)，對(duì)于提升檔案管理的水平具有促進(jìn)意義。其次，事業(yè)單位在不斷地進(jìn)步和發(fā)展，各種信息、資料、數(shù)據(jù)會(huì)越來(lái)越多，所以需要更為廣泛的存儲(chǔ)空間來(lái)存內(nèi)容，信息化的檔案管理能夠提高工作效率，還能夠節(jié)省了大量的人力和時(shí)間，要想更好地運(yùn)用信息化建設(shè)，保證檔案管理的水平，就要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)的各項(xiàng)知識(shí)，能夠靈活地運(yùn)用信息化技術(shù)，達(dá)到提升信息化檔案管理效率的目標(biāo)，所以說(shuō)，事業(yè)單位重視檔案管理信息化建設(shè)能夠有利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、改善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）建立完善的檔案管理信息化推廣模式。事業(yè)單位提高檔案管理的工作效率，建立完善的檔案管理信息化模式，都是為了保證事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，給相關(guān)人員的檔案使用提供方便，因此，檔案管理人員應(yīng)該丟掉過(guò)去傳統(tǒng)的觀念，加強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，第一，檔案管理人員要積極宣傳信息化管理的這個(gè)平臺(tái)，并且準(zhǔn)確仔細(xì)地把檔案的信息進(jìn)行信息化共享，盡量避免因?yàn)樾畔㈠e(cuò)誤，影響了檔案使用者的使用情況。第二，建立科學(xué)完善的信息化推廣模式，一切以使用者的方便為前提，使檔案的使用者能夠快速地找到想要使用的檔案。

（二）完善檔案管理的服務(wù)設(shè)施。信息化的科技技術(shù)已經(jīng)逐漸被事業(yè)單位的檔案管理所運(yùn)用，事業(yè)單位在進(jìn)行信息化的建設(shè)中，要積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)，引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備，通過(guò)各項(xiàng)設(shè)備對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和搜集以及歸檔工作，事業(yè)單位根據(jù)單位內(nèi)部的需要，使用先進(jìn)的信息設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并且要求檔案管理人員在日常的工作中積極使用信息設(shè)備，重點(diǎn)培養(yǎng)工作人員對(duì)設(shè)備的保養(yǎng)，以保證信息設(shè)備使用的時(shí)間更長(zhǎng)，便于降低成本、節(jié)約資源的目的。

（三）實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的全面信息化，做好安全保障的工作。檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展具有促進(jìn)的作用，檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，根據(jù)事業(yè)單位的自身情況，最大限度地對(duì)檔案管理的設(shè)施進(jìn)行創(chuàng)新和改善，運(yùn)用合理的方式和手段，促進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)行，保證單位內(nèi)部檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，一切以遵守檔案管理信息化的相關(guān)政策為前提，合理劃分檔案的密級(jí)程度，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行電腦加密，全面掌控檔案的各類信息，檔案管理人員一定要做好檔案的電子存檔工作，保證檔案資料的完整和安全。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員的管理方式，還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，對(duì)于先進(jìn)的信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還不是太適應(yīng)，對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用不熟練，對(duì)檔案信息的錄入比較慢，反而影響了檔案管理的工作效率，因此，提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能刻不容緩，這是完成信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。首先，加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，并且進(jìn)行考核，掌握相關(guān)的技能，才能滿足信息化建設(shè)的要求。其次，檔案管理人員自身要有一定的覺(jué)悟，努力去接受和適應(yīng)檔案信息化管理，不斷進(jìn)行自我深造和學(xué)習(xí)，在工作中保持一種積極的態(tài)度，正視問(wèn)題，認(rèn)真處理檔案管理的問(wèn)題，提高檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步帶動(dòng)時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)如今信息化技術(shù)發(fā)展迅速的今天，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的信息化時(shí)代，事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，一定要緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，同時(shí)在進(jìn)行信息化管理的時(shí)候要依據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的基本情況，創(chuàng)新檔案管理的工作方法，有選擇性、有針對(duì)性地對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，提高員工的素質(zhì)，保證信息化管理的有序，同時(shí)為事業(yè)單位的發(fā)展提供有價(jià)值的幫助。