檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對(duì)策

文/連云港市贛榆區(qū)人民檢察院 劉波

一、前言

隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，信息化程度日益顯著。傳統(tǒng)的人工形式存檔管理模式已經(jīng)不適應(yīng)如今的檔案管理形勢(shì)，各行各業(yè)開始借用互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代優(yōu)勢(shì)開展大數(shù)據(jù)分析，進(jìn)行信息評(píng)估和預(yù)測(cè)。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程有著舉足輕重的作用。

二、檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)概念

（一）檔案管理。檔案就是單位日常工作的相關(guān)工作內(nèi)容的管理和記錄，檢察院檔案管理部門需要進(jìn)行信息存檔和整理分類，可以保證檔案信息的完備性，獲取即時(shí)性，一套完備的單位檔案管理系統(tǒng)，可以使單位人員和日常事務(wù)管理井井有條，為單位重大決策、會(huì)議記錄、人事變動(dòng)工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對(duì)于單位發(fā)展而言至關(guān)重要。

（二）信息化建設(shè)。是順應(yīng)時(shí)代潮流和當(dāng)今信息化管理而興起的一種管理模式，借用大數(shù)據(jù)時(shí)代特色，進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等時(shí)代產(chǎn)物，將信息進(jìn)行匯總，加入相應(yīng)的算法和應(yīng)用程序等，將所需要的信息進(jìn)行篩選，將單位運(yùn)營(yíng)中遇到的問題，合理地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)型問題。檔案管理信息化建設(shè)也是如此，針對(duì)單位人員、行政、財(cái)務(wù)等日常工作內(nèi)容和流程建立檔案信息化管理流程，提高檔案管理效率。

三、檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

（一）不重視檔案管理信息化建設(shè)工作。如今單位中高層管理者的思想觀念較為落后，對(duì)于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣。另一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出，不規(guī)范。人員認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用，不會(huì)使用信息化管理系統(tǒng)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的思想。

（二）操作流程不規(guī)范。單位沒有建立完善的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案信息化管理的具體流程沒有進(jìn)行規(guī)范，出現(xiàn)信息化建設(shè)較為混亂，檔案管理信息化內(nèi)容不完整、不全面，檔案管理信息化起不到實(shí)質(zhì)性的作用，檔案查找和檔案分類沒有明確的管理辦法，檔案歸檔不到位，更不利于信息化建設(shè)工作正常落實(shí)。

（三）技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱。檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜等情況；檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，在保障信息化系統(tǒng)的安全性前提下，根據(jù)檢察院的實(shí)際工作情況進(jìn)行專項(xiàng)研究，研發(fā)切實(shí)有效的信息化管理系統(tǒng)，但是單位目前缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)支持和信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

（四）缺乏專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)。大多數(shù)檔案管理人員是單位中退休人員，由于年齡和精力原因，大多認(rèn)為檔案管理是一個(gè)閑職，沒有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱，缺乏檔案信息化管理基礎(chǔ)。單位內(nèi)檔案管理人員整體素質(zhì)普遍偏低，不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的檔案信息化管理環(huán)境，不利于單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、完善檔案管理信息化的建議

（一）提高管理者的重視程度。首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)檔案管理信息化的必要性，學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行檔案管理工作，行政管理部門要意識(shí)到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，提高檔案管理信息化管理意識(shí)，將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

（二）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。政府和單位出臺(tái)有關(guān)政策，推進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過有關(guān)管理辦法規(guī)定建檔工作的前期準(zhǔn)備、中期錄入和后期分析存儲(chǔ)工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應(yīng)政策要求，一方面學(xué)習(xí)國(guó)外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合單位自身發(fā)展情況，制定具有針對(duì)性和實(shí)用性的信息化管理系統(tǒng)。

（三）提高檔案管理信息化建設(shè)程度。一方面，單位需要加大資金投入力度，完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和設(shè)備建設(shè)。另一方面，提高信息技術(shù)水平，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息系統(tǒng)的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高單位存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的信息保密度。

（四）加強(qiáng)信息化管理人才建設(shè)。提高單位內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度，可以通過針對(duì)學(xué)歷、專業(yè)等指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高檔案管理人員門檻，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；同時(shí)對(duì)于檔案管理人員組織開展培訓(xùn)等方式提升管理技能；設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競(jìng)爭(zhēng)，帶動(dòng)全員的工作積極性。