高校人事檔案管理工作的重要性及其措施

文/河北承德醫(yī)學(xué)院 楊陽

所謂人事檔案管理工作，主要包括的內(nèi)容有個(gè)人學(xué)歷情況、個(gè)人家庭背景、個(gè)人社會經(jīng)歷、個(gè)人能力與獎(jiǎng)懲情況以及個(gè)人思想品德等相關(guān)信息，個(gè)人檔案會跟隨并詳細(xì)記錄人的一生。我國當(dāng)前的檔案管理與保管工作仍然處于落后階段，難以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。高校作為聚集科學(xué)技術(shù)、思想內(nèi)涵與人才資源的場所，應(yīng)當(dāng)高度重視人事檔案管理工作，優(yōu)化對人力資源的管理方式，以滿足社會對實(shí)用性人才的需求，推動(dòng)社會長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、高校人事檔案管理工作的重要性

（一）人事檔案記錄著個(gè)人詳細(xì)信息。一直以來，高校人事檔案管理工作與高校的人才使用、人才管理、人才流動(dòng)以及人才選拔等具有不可分割的聯(lián)系。在高校的人事檔案中，詳細(xì)并且真實(shí)地記錄著各位教職人員與學(xué)生的家庭背景、思想道德、學(xué)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容。其中包括技術(shù)職稱、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)歷以及社會關(guān)系等。其起到的主要作用有：其一，為個(gè)人升職提供可靠的資料支持；其二，有效證明教職人員的身份信息；其三，記錄個(gè)人學(xué)習(xí)歷程與工作軌跡；其四，為學(xué)校、社會以及個(gè)人提供相關(guān)需求信息。例如，高校人事檔案部門可以按照個(gè)人的實(shí)際情況為教職人員繳納五險(xiǎn)一金、申報(bào)職稱以及提供房貸手續(xù)信息等，必要時(shí)可以此為依據(jù)出具相關(guān)證明。

（二）人事檔案管理關(guān)系著人事關(guān)系變更。人事檔案管理關(guān)系著人事關(guān)系的變更，能夠?yàn)槿耸玛P(guān)系調(diào)動(dòng)提供有力依據(jù)。如果高校內(nèi)教師出現(xiàn)變遷工作的情況，要將人事檔案帶到要入職的新單位，則人事檔案的有效傳遞是確保流動(dòng)性人才工作等相關(guān)福利待遇關(guān)系的重要證明。在進(jìn)行人事變動(dòng)時(shí)，若想落實(shí)新單位的工作待遇等關(guān)系，應(yīng)著重以人事檔案記錄中的年齡信息、單位信息、時(shí)間信息以及工作年限等信息作為有力依據(jù)。由此觀之，檔案管理工作與流動(dòng)職工的切實(shí)利益密切相關(guān)。如果該職工的人事檔案不完整甚至丟失，則新單位就無法對流動(dòng)人員的工作職責(zé)和待遇進(jìn)行明確規(guī)定，直接影響教職人員的工作發(fā)展。

（三）人事檔案管理有利于預(yù)測人力資源信息。強(qiáng)化對人事檔案的管理，能夠?yàn)閷W(xué)校人力資源管理提供強(qiáng)有力的科學(xué)依據(jù)，并可以全方位探究當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)配置情況，分析當(dāng)前的人力資源培養(yǎng)與引進(jìn)是否與教育改革相適應(yīng)。通過合理分析人事檔案，能夠全面了解當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)，科學(xué)預(yù)測人才的需求，并強(qiáng)化對人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。

二、強(qiáng)化高校人事檔案管理工作的幾點(diǎn)策略

（一）提升人事檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。當(dāng)前，我國正處于人才緊缺的社會發(fā)展階段，隨著接受高等教育人才的增多，出國留學(xué)、考研的人數(shù)也逐漸增多，企事業(yè)單位開始趨于規(guī)范化。高校人事檔案管理部門，應(yīng)將搜集到的相關(guān)內(nèi)容聯(lián)系實(shí)際情況，不能止步于當(dāng)前職稱評選以及學(xué)歷收集的表層。除此之外，還應(yīng)在個(gè)人檔案中及時(shí)補(bǔ)充最新科研進(jìn)展，確保檔案的真實(shí)性與可靠性。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。其一，聘用優(yōu)秀管理人員。當(dāng)前高校人事檔案管理人員老齡化嚴(yán)重，且多數(shù)由教職人員轉(zhuǎn)崗而來，專業(yè)性不強(qiáng)。因此，高校應(yīng)面向社會聘請專業(yè)的檔案管理人才，強(qiáng)化管理隊(duì)伍的建設(shè)。其二，強(qiáng)化管理人員的考核與培訓(xùn)。高校應(yīng)定期對管理人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高管理人員的技能，增強(qiáng)實(shí)踐操作水平。同時(shí)，應(yīng)建立健全考核制度，激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)熱情與上進(jìn)心，強(qiáng)化管理人員的思維能力。

（三）強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)。置身于科技信息化時(shí)代，人事檔案管理工作也應(yīng)該與網(wǎng)絡(luò)信息化完美結(jié)合。例如，檔案管理部門可以將個(gè)人信息同步到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，在網(wǎng)站上形成電子檔案系統(tǒng)，便于對檔案的查閱與整理?；蛘吒咝？梢越⒆约旱木W(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案信息錄入其中，每個(gè)高校中的一員都擁有自身獨(dú)立的賬號密碼，便于了解檔案信息。這樣一來，既可以有效節(jié)省檔案占據(jù)的空間，便于查詢與管理，又便于相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)轉(zhuǎn)或更改信息等。

三、結(jié)語

文明競技，人才彰顯。當(dāng)今社會，我國人才市場競爭越發(fā)激烈。人事檔案關(guān)乎著人才的工作與發(fā)展，各大高校應(yīng)強(qiáng)化對人事檔案工作的有效管理，放眼長遠(yuǎn)，不能限定于傳統(tǒng)的管理方式。高校應(yīng)充分意識到人事檔案管理工作的重要性，進(jìn)一步提升管理人員的綜合素質(zhì)，業(yè)務(wù)能力以及專業(yè)技能等，充分利用好高校的人事管理資源，發(fā)揮檔案管理的重要作用，為人才的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。