牽住規(guī)范“牛鼻子” 夯實(shí)會(huì)議管理“好路子”

文/四川省中車眉山車輛有限公司 汪雪梅 汪云鵬 李洪

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、解決問(wèn)題的活動(dòng)，是企業(yè)科學(xué)經(jīng)營(yíng)決策、規(guī)范管理、提高工作效率的重要工具。但在會(huì)議管理的過(guò)程中，會(huì)議管理不規(guī)范、會(huì)前準(zhǔn)備不充分，會(huì)議目標(biāo)不明確等問(wèn)題還廣泛存在，造成會(huì)議頻次多、時(shí)間長(zhǎng)、花費(fèi)大、效率低。針對(duì)這些情況，中央八項(xiàng)規(guī)定明確提出“要精簡(jiǎn)會(huì)議活動(dòng)，切實(shí)改進(jìn)會(huì)風(fēng)，不開(kāi)泛泛部署工作和提要求的會(huì)，切實(shí)提高會(huì)議實(shí)效，開(kāi)短會(huì)、講短話，力戒空話、套話?！币虼朔浅１匾槍?duì)新時(shí)期對(duì)會(huì)議的要求，研究如何更好地對(duì)會(huì)議進(jìn)行規(guī)范化管理，有效提高會(huì)議質(zhì)量和效率。

一、會(huì)議管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

不管是在民主生活會(huì)意見(jiàn)征求中，還是在員工思想動(dòng)態(tài)調(diào)研時(shí)，基本都提到了會(huì)議管理的問(wèn)題。從目前來(lái)看，企業(yè)的會(huì)議存在著次數(shù)過(guò)多、時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、規(guī)模過(guò)大、效率低下等情況。從某公司2016年的會(huì)議召開(kāi)情況來(lái)看，僅動(dòng)用公司會(huì)議室召開(kāi)的會(huì)議就達(dá)到了615次。其中，上百人規(guī)模的會(huì)議達(dá)到40余次，30ü50人規(guī)模的會(huì)議達(dá)到81次。過(guò)多的會(huì)議，不僅不能有效解決問(wèn)題，使許多領(lǐng)導(dǎo)干部整天奔波于各類會(huì)議之中，精力被嚴(yán)重分散，還會(huì)大量浪費(fèi)企業(yè)成本，給企業(yè)造成負(fù)面影響。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）會(huì)議形式不當(dāng)。表現(xiàn)有會(huì)議數(shù)量偏多，傳達(dá)貫徹要開(kāi)會(huì)、安排布置要開(kāi)會(huì)、表彰動(dòng)員要開(kāi)會(huì)、溝通協(xié)調(diào)要開(kāi)會(huì)，許多會(huì)議反復(fù)扯皮，沒(méi)有從根本上解決問(wèn)題；會(huì)議時(shí)間偏長(zhǎng)，原本預(yù)計(jì)2個(gè)小時(shí)的會(huì)議，經(jīng)常開(kāi)到3ü4個(gè)小時(shí)，甚至加班加點(diǎn)開(kāi)會(huì)；會(huì)議規(guī)格偏高，不管會(huì)議性質(zhì)、等級(jí)，動(dòng)則安排公司領(lǐng)導(dǎo)、單位第一經(jīng)營(yíng)管理者參會(huì)，會(huì)議組織者“扯大旗好辦事”的想法嚴(yán)重，認(rèn)為必須領(lǐng)導(dǎo)親自參會(huì)才能顯得重視，才能辦好事情。會(huì)議規(guī)模偏大，很多會(huì)議經(jīng)常要求第一經(jīng)營(yíng)管理者參會(huì)、主管領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)、主管人員參會(huì)，與會(huì)人員、工作人員太多，人力成本浪費(fèi)嚴(yán)重。

（二）會(huì)議效率不高。比如說(shuō)，會(huì)議目標(biāo)不明確，有的會(huì)議未經(jīng)過(guò)充分準(zhǔn)備就貿(mào)然召開(kāi)，會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議要達(dá)成的目標(biāo)也不確定，導(dǎo)致會(huì)議具體流程不能有效控制，既浪費(fèi)了時(shí)間，又不能解決問(wèn)題。會(huì)前準(zhǔn)備不充分，有的會(huì)議臨時(shí)召集，參會(huì)者對(duì)于會(huì)議安排、會(huì)議議題等相關(guān)內(nèi)容都不甚清楚,不能做到有準(zhǔn)備地出席會(huì)議，很難根據(jù)會(huì)議內(nèi)容提出合理的建議或意見(jiàn)，嚴(yán)重影響會(huì)議的質(zhì)量和效率。會(huì)后落實(shí)不徹底，會(huì)議安排部署的工作，會(huì)后具體工作開(kāi)展情況如何，落實(shí)效果如何，會(huì)議組織單位不能有效地肩負(fù)起監(jiān)督落實(shí)的責(zé)任，使很多會(huì)議流于形式。

（三）會(huì)議組織不力。具體表現(xiàn)為，會(huì)議管理制度和規(guī)范缺失，沒(méi)有會(huì)議管理單位，也沒(méi)有嚴(yán)格的會(huì)議審批程序，容易造成會(huì)議沖突，會(huì)議費(fèi)用浪費(fèi)；陪會(huì)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，部分參會(huì)人員與會(huì)議不相關(guān)，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容和精神不了解，不能很好地配合會(huì)議的召開(kāi)，影響會(huì)議的質(zhì)量和會(huì)后的信息傳達(dá)。會(huì)議紀(jì)律性不強(qiáng)。參會(huì)人員無(wú)視會(huì)議的嚴(yán)肅性，隨意遲到、早退、接打手機(jī)等，嚴(yán)重影響會(huì)議進(jìn)程和效果。

二、會(huì)議管理應(yīng)遵循的原則

各級(jí)各類會(huì)議應(yīng)當(dāng)本著厲行節(jié)約、反對(duì)浪費(fèi)、規(guī)范簡(jiǎn)樸、務(wù)實(shí)高效的原則，嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量和規(guī)模，規(guī)范會(huì)議費(fèi)用管理。具體應(yīng)遵循以下原則：

（一）高效原則。會(huì)議必須注重實(shí)效，會(huì)議召開(kāi)前必須有充足的準(zhǔn)備，確保會(huì)議主題鮮明、調(diào)研充分、內(nèi)容充實(shí)，有明確、務(wù)實(shí)的預(yù)期效果。會(huì)議主持人要全面掌控會(huì)議進(jìn)度，有效控制會(huì)議時(shí)間。

（二）精簡(jiǎn)原則。在保證實(shí)效基礎(chǔ)上，要根據(jù)實(shí)際需求明確會(huì)議的規(guī)模、數(shù)量、時(shí)間、參會(huì)人員和規(guī)格。要盡量少開(kāi)會(huì)，開(kāi)好會(huì)。

（三）節(jié)約原則。辦會(huì)要厲行節(jié)約，要嚴(yán)格按照有關(guān)黨風(fēng)廉政建設(shè)的各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格會(huì)議費(fèi)用預(yù)算管理，嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。

（四）規(guī)范原則。要有會(huì)議歸口管理單位統(tǒng)一協(xié)調(diào)，強(qiáng)化會(huì)議計(jì)劃，執(zhí)行會(huì)議審批流程，按照會(huì)議性質(zhì)和要求，協(xié)調(diào)公司領(lǐng)導(dǎo)出席、參會(huì)。

三、規(guī)范會(huì)議管理的具體措施

（一）嚴(yán)格會(huì)議審批。在會(huì)議審批中，要堅(jiān)持做到4個(gè)“多用”，即堅(jiān)持多用非會(huì)議形式溝通；堅(jiān)持多用部門間溝通；堅(jiān)持多用聯(lián)合會(huì)議；堅(jiān)持多用小范圍會(huì)議。從源頭上把控住會(huì)議召開(kāi)的數(shù)量和規(guī)模，提高會(huì)議的質(zhì)量和效果。具體來(lái)說(shuō)，就是要建立健全會(huì)議管理制度，明確會(huì)議管理單位，嚴(yán)格會(huì)議審批流程，對(duì)各級(jí)各類會(huì)議實(shí)行分類管理、分級(jí)審批。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容等，將各級(jí)各類會(huì)議主要分為外部會(huì)議、內(nèi)部會(huì)議和其他會(huì)議。外部會(huì)議主要包括參加外單位組織的會(huì)議（包括視頻會(huì)議）和以公司名義承辦的上級(jí)或外部單位組織的會(huì)議，此類會(huì)議根據(jù)文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行；內(nèi)部會(huì)議指所有公司內(nèi)部組織召開(kāi)的會(huì)議。其中根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人員等，可把內(nèi)部會(huì)議細(xì)分為三個(gè)類別。

表1 內(nèi)部會(huì)議分類及審批

（二）規(guī)范會(huì)議組織。明確組織單位，所有會(huì)議原則上由業(yè)務(wù)歸口單位組織，會(huì)議內(nèi)容涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門的，由領(lǐng)導(dǎo)書面批示的第一順位單位或口頭指定的單位牽頭組織；公司黨委會(huì)及例會(huì)、董事會(huì)及總經(jīng)理行政例會(huì)按相關(guān)制度執(zhí)行。加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，會(huì)議管理部門要對(duì)會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人員、會(huì)議召開(kāi)時(shí)間進(jìn)行判別，若有相互重疊、交叉的情況，則會(huì)議管理部門要與會(huì)議組織單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，提倡“連會(huì)、套會(huì)”，減少會(huì)議重疊帶來(lái)的浪費(fèi)。從嚴(yán)控制會(huì)議規(guī)模、規(guī)格，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、級(jí)別，安排參會(huì)人員。可由副職參加的會(huì)議不安排正職參加，可由部門負(fù)責(zé)人召集的會(huì)議不請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出席，可由分管公司領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議一般不邀請(qǐng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)出席。

（三）嚴(yán)肅會(huì)議紀(jì)律。要確保會(huì)場(chǎng)效果，會(huì)議紀(jì)律必須嚴(yán)抓、狠抓。參會(huì)單位必須嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、人員等要求參加會(huì)議，不得無(wú)故缺席。一是會(huì)議簽到，參會(huì)人員到會(huì)后必須簽到，缺席的單位會(huì)后需向會(huì)議主持人說(shuō)明情況。二是嚴(yán)格按要求就座。根據(jù)會(huì)議組織者安排，按席簽就座或靠前排有序就座。三是會(huì)場(chǎng)秩序曝光，在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)不遵守會(huì)議紀(jì)律者，當(dāng)場(chǎng)提出批評(píng)，并在會(huì)后通報(bào)；四是嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。明確要求與會(huì)人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況不得隨意擴(kuò)散，會(huì)議中發(fā)生的分歧嚴(yán)禁對(duì)外泄露。涉密會(huì)議，未經(jīng)許可不得錄音。違反會(huì)議紀(jì)律，造成失泄密等后果的，按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

（四）加強(qiáng)會(huì)后落實(shí)。做好會(huì)議記錄，會(huì)議組織單位要根據(jù)會(huì)議主題，做好會(huì)議記錄，記錄要明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)范圍、會(huì)議主題和主要內(nèi)容。及時(shí)跟蹤督促。會(huì)議組織單位對(duì)會(huì)議安排部署的工作要及時(shí)跟進(jìn)，掌控工作開(kāi)展情況、落實(shí)效果等，并形成工作推進(jìn)報(bào)告，向會(huì)議主持人進(jìn)行匯報(bào)。