食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔研究

張東宏

檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)是食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)重要的工作成果，是食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)實(shí)施的行政許可和行政執(zhí)法的重要依據(jù)之一，同時(shí)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)來(lái)講，也是事關(guān)企業(yè)生存發(fā)展的重要的法律文書(shū)。針對(duì)食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔工作，本人結(jié)合工作實(shí)際，略作粗淺探討。

一、食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔的特征

對(duì)于食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來(lái)講，檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)是庫(kù)存量最多、利用價(jià)值最高的檔案資料。作為一名檔案管理人員，每天要接到大量的食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)。當(dāng)拿到檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)之后，首要的任務(wù)是確定其是否符合歸檔要求。這就要求檔案管理人員牢牢把握檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的三個(gè)特性。

一是合法性。包括兩個(gè)方面：其一是出具檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的機(jī)構(gòu)要具有法定職能。鑒于目前食品藥品檢驗(yàn)任務(wù)大幅度增加，一些政府監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)會(huì)通過(guò)招標(biāo)方式，委托一些具有一定資質(zhì)的第三方社會(huì)機(jī)構(gòu)對(duì)某一類食品藥品進(jìn)行檢驗(yàn)。我們?cè)诓榭礄z驗(yàn)報(bào)告書(shū)時(shí)，要確定出具檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的機(jī)構(gòu)是否具有法定性。包括：是否是依據(jù)《中華人民共和國(guó)藥品管理法》《中華人民共和國(guó)食品安全法》等法律法規(guī)確定的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，或者是通過(guò)國(guó)家食品藥品監(jiān)管部門(mén)論證后確定的機(jī)構(gòu)等。其二是檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的檢驗(yàn)依據(jù)要具有合法性。比如，藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的依據(jù)就應(yīng)該是《中華人民共和國(guó)藥典》或國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局、衛(wèi)生部等國(guó)家部委的法規(guī)文件。而不能是依據(jù)其他一些標(biāo)準(zhǔn)。如企業(yè)或行業(yè)自行確定的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)進(jìn)行檢驗(yàn)。

二是規(guī)范性。國(guó)家對(duì)食品藥品檢驗(yàn)工作制定了明確詳細(xì)的工作規(guī)范。要求不論是監(jiān)督抽驗(yàn)還是委托檢驗(yàn)，都要依據(jù)工作規(guī)范進(jìn)行，保證檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的數(shù)據(jù)和結(jié)論客觀、公正、準(zhǔn)確、可追溯。防止因人為因素出具虛假檢驗(yàn)報(bào)告。體現(xiàn)在檔案資料上，我們就要通過(guò)仔細(xì)檢看檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的原始記錄信息，如簽名或等效標(biāo)識(shí)、檢驗(yàn)依據(jù)、檢驗(yàn)過(guò)程、檢驗(yàn)結(jié)論等要素，判斷檢驗(yàn)工作的是否依法合規(guī)、程序規(guī)范。

三是完整性。要對(duì)照檢驗(yàn)工作規(guī)范和質(zhì)量要求，確定檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)是否完整、準(zhǔn)確。檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)一般要重點(diǎn)檢查如下內(nèi)容，一要查看是否有“食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告專用章”或“檢驗(yàn)報(bào)告專用章”，復(fù)制的檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)也要加蓋“食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告專用章”或“檢驗(yàn)報(bào)告專用章”；二要查看檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)是否有涂改的地方，原則上檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)是不得涂改的；三要查看技術(shù)負(fù)責(zé)人是否簽字并蓋章，或者授權(quán)簽字等，同時(shí)要明確標(biāo)注檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)的簽發(fā)日期。

當(dāng)然，檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理還有一系列制度規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求。需要檔案管理人員認(rèn)真對(duì)照?qǐng)?zhí)行。上述三個(gè)方面的特征，是做好檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔工作的最基本要求。

二、食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔的主要問(wèn)題

我們實(shí)事求是地評(píng)價(jià)，近些年來(lái)食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理工作有了很大進(jìn)步，為保障和支撐食品藥品監(jiān)管提供了重要的基礎(chǔ)條件。但是由于種種原因，目前一些地方，特別是基層單位的食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔工作還存在一些不容忽視的問(wèn)題。一是對(duì)檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)管理工作重視程度不夠高。一些地方和部門(mén)存在重檢驗(yàn)、輕管理，重結(jié)果、輕程序，重實(shí)用、輕歸檔等傾向。二是檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理工作機(jī)制不順暢。特別是在專門(mén)人員設(shè)置、檔案軟硬件配置，以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合上。還有一定的差距。有的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案沒(méi)有統(tǒng)一集中存管，而是分散在不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，存在較大的后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)隱患。三是檔案管理制度不夠健全或不能很好落實(shí)。特別是一些基層單位，缺乏有效的檔案管理制度，還有的是檢驗(yàn)人員兼職檔案管理，檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，存在著較大的隨意性。四是一些檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力有待進(jìn)一步提高。集中表現(xiàn)為兩種傾向，要么是對(duì)檔案管理很專業(yè)但缺乏必要的食品藥品檢驗(yàn)知識(shí)，要么是有食品藥品檢驗(yàn)專業(yè)知識(shí)和技能但不懂的檔案管理。還要極個(gè)別檔案管理人員存在責(zé)任心不強(qiáng)、工作應(yīng)付等現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)改進(jìn)食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告歸檔工作的建議

食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)是記錄檢驗(yàn)工作的重要載體，也是食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)日常管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。要堅(jiān)持檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案的完整與安全、便于社會(huì)各方面的利用等基本原則，依法、科學(xué)、規(guī)范、及時(shí)地做好檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)歸檔工作，不斷創(chuàng)新提升檔案管理水平。

一是不斷提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)新時(shí)代做好食品藥品檢驗(yàn)工作，對(duì)落實(shí)中央關(guān)于“實(shí)施健康中國(guó)戰(zhàn)略”的重要作用，重視加強(qiáng)食品藥品檔案管理工作。只有思想認(rèn)識(shí)提高了，才能把這項(xiàng)工作擺上重要位置，配備必要的人、財(cái)、物力等資源，根本上解決檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理被動(dòng)落后的局面。

二是繼續(xù)建立健全制度。制度是管長(zhǎng)遠(yuǎn)、管根本的。一個(gè)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)，不能把提高檔案管理質(zhì)量依托在個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)、個(gè)別人員身上。要強(qiáng)化“依法歸檔”意識(shí)，建立完善系統(tǒng)有效的檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理工作制度，如材料收集歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度等，靠制度管人管事，靠制度規(guī)范檔案管理。保持這項(xiàng)工作的科學(xué)性、規(guī)范性、長(zhǎng)期性、有效性。

三是加強(qiáng)專門(mén)隊(duì)伍建設(shè)。要選派對(duì)檔案管理工作忠誠(chéng)負(fù)責(zé)、事業(yè)心和上進(jìn)心強(qiáng)、有一定專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的人員專門(mén)從事檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理工作。同時(shí)，要結(jié)合新時(shí)代新要求，有計(jì)劃地對(duì)他們進(jìn)行教育培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。要從政治上、思想上、工作上、生活上多關(guān)心愛(ài)護(hù)他們，解決好他們的后顧之憂，充分調(diào)動(dòng)他們做好工作的積極性。

四是規(guī)范檔案信息化管理。隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)在管理工作中的普及，食品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理手段也在不斷創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理人員要自覺(jué)運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、信息化等現(xiàn)代科技成果，提高檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理水平。特別是檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)查證、檢索、應(yīng)用等方面，可以充分利用信息化手段，以利于提高工作效率和服務(wù)社會(huì)的能力。

五是落實(shí)嚴(yán)格的工作責(zé)任。信任不能替代監(jiān)管。工作不落實(shí)，往往是由于責(zé)任不明確不落實(shí)造成的。要落實(shí)檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，明確專門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，定期研究和解決問(wèn)題。要落實(shí)檔案管理人員責(zé)任，對(duì)其工作實(shí)行崗位目標(biāo)管理，完成得好的大張旗鼓地獎(jiǎng)勵(lì)，完成得不好的嚴(yán)肅批評(píng)問(wèn)責(zé)。要落實(shí)業(yè)務(wù)部門(mén)的責(zé)任，做到檢驗(yàn)工作依法合規(guī)，檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)準(zhǔn)確規(guī)范，歸檔及時(shí)完整等?？傊?，從每一個(gè)環(huán)節(jié)上落實(shí)責(zé)任、加強(qiáng)管理，保證檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)檔案管理的高質(zhì)量。