制訂房地產(chǎn)項目檔案管理規(guī)范性文件探析

馮萍萍，王旭初，樓冬仙

浙江浙能房地產(chǎn)有限公司

浙江省能源集團(tuán)有限公司

杭州市特種設(shè)備檢測研究院

房地產(chǎn)項目檔案屬于基本建設(shè)類檔案，但有別于一般的基建工程檔案，除了房地產(chǎn)項目開發(fā)、建設(shè)與使用維護(hù)，還有很重要的備案與銷售環(huán)節(jié)形成的檔案，在維護(hù)業(yè)主合法權(quán)益與社會安定方面發(fā)揮著重要作用。房地產(chǎn)行業(yè)雖然發(fā)展已有30年，但到目前為止，依然缺乏具有實操性的房地產(chǎn)項目檔案管理方面的規(guī)范，給檔案收集與整理工作帶來極大的困惑，存在收集不全、整理不規(guī)范、各類表式不合規(guī)等諸多問題，給后期檔案利用造成許多麻煩，業(yè)主與房地產(chǎn)企業(yè)的合法權(quán)益均得不到保障。檔案人員應(yīng)當(dāng)在總結(jié)基建檔案管理的原則與方法的基礎(chǔ)上，結(jié)合房地產(chǎn)項目的實際，制訂出適合房地產(chǎn)項目檔案管理的可操作性規(guī)范文件，實現(xiàn)依法治檔。

1 構(gòu)建房地產(chǎn)項目檔案管理機制，是規(guī)范性文件需要明確的第一步

構(gòu)建由建設(shè)單位統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各職能部門、參建單位分級管理的體制機制，是項目檔案管理規(guī)范性文件首先需要明確的機制體制，是做好項目檔案事前控制的第一步（如圖1所示）。

圖1 項目檔案管理架構(gòu)

在規(guī)范性文件制訂中，重點研究房地產(chǎn)項目檔案的歸檔范圍、分類規(guī)則、檔號編制、檔案整理與檔案移交5個方面，以可操作的制度去指導(dǎo)實踐，保障檔案的完整性、各類表式的正確性、整理的規(guī)范性，使項目檔案管理人員有章可循、有法可依。

從確定歸檔范圍到檔案保管利用明確3個階段、10個步驟為主線（如圖2所示），實現(xiàn)項目檔案管理與項目管理同步，做到事前、事中、事后全過程控制。參考標(biāo)準(zhǔn)主要有：《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）等。

圖2 項目檔案管理步驟

2 研究房地產(chǎn)項目檔案的歸檔范圍與分類規(guī)則，保障項目檔案收集完整性，是規(guī)范性文件的核心內(nèi)容

房地產(chǎn)建設(shè)項目檔案包括從房地產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)、銷售等全過程活動中形成的，具有保存價值的圖表、文件、照片與實物等。按專業(yè)可分為：綜合類、工程類、銷售類、財務(wù)類等；按檔案種類可分為：工程檔案、財務(wù)檔案、照片檔案、實物檔案等。明確歸檔范圍、保管期限與分類規(guī)劃，是房地產(chǎn)項目檔案完整性的重要保障，是規(guī)范性文件制訂的核心內(nèi)容。歸檔范圍與保管期限在制訂過程中要遵循成套性、歸檔唯一性原則，反復(fù)與工程技術(shù)人員核實，保障歸檔范圍的完整、分類的正確，見表1。

表1 房地產(chǎn)項目檔案歸檔范圍與分類規(guī)則

在制定房地產(chǎn)項目檔案歸檔范圍的同時，也應(yīng)當(dāng)明確不歸檔范圍，主要有以下幾方面：上級機關(guān)或行政管理部門普發(fā)而不需要項目公司辦理的文件或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、供工作參考的抄件等；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性通知、信函、電話記錄、內(nèi)部互相抄送的電子文件；同級管理部門或單位形成的，不需要貫徹執(zhí)行的文件。

3 制定房地產(chǎn)項目檔案檔號編制規(guī)則，確保項目檔案有序管理，是檔案規(guī)范管理的靈魂

檔號由反映類別和排列順序的代碼組成，是檔案的唯一編號，給檔案賦予了靈魂，對檔案工作具有重要意義，確保項目檔案有序管理。檔案整理工作主要由2部分組成：分類、排列，編號、編目。通過編號、編目，以一定形式固定和反映分類、排列狀況，作為存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計監(jiān)督的作用。房地產(chǎn)項目檔案根據(jù)不同的種類賦予不同的檔號，主要有項目文件類、照片類、獎狀獎牌實物類。

（1）項目文件類檔號按“項目名稱-類別號-類別編號-案卷順序號”的方式編制。以“尚翰御府”為例說明：

圖3 項目文件類檔號編制示例

表2 類別號與類別編號

（2）照片類檔號編制。如SHYF-Z001、SHYF-Z002、SHYF-Z003……其中，SHYF表示項目，Z表示照片，001、002……表示每一組照片順序號。

（3）獎狀獎牌實物類檔號編制。如SHYF-S001、002、003……

4 規(guī)范房地產(chǎn)項目檔案的整理與移交，促進(jìn)項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案規(guī)范性文件制訂的基本要求

項目檔案規(guī)范性文件必須要讓檔案整理有章可循，明確檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化，反映案卷形式、各類表式的標(biāo)準(zhǔn)化及標(biāo)準(zhǔn)化填寫要求。房地產(chǎn)項目檔案的整理與案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等要符合國家規(guī)范《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。

4.1 項目檔案組卷

項目檔案的整理在分類與檔號確定以后，主要是文件材料的組卷、卷內(nèi)排列與檔案編目、裝訂等。組卷要遵循項目文件形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，按問題的重要程度或事件的發(fā)展先后順序排列。而卷內(nèi)文件材料的排列，遵循“文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批文在前，請示（或報告）在后”等規(guī)則，注意歸檔文件不重份。

項目文件采用卷或件2種方式整理：按卷整理，一般裝訂成冊，加蓋連續(xù)頁碼；按件整理的，一般不裝訂，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上角空白處加蓋、填寫檔號章，檔號章內(nèi)容有：檔號、序號（如圖4）。頁碼既可以以件為單位單獨蓋，也可以整卷連續(xù)蓋，若本身已存在頁碼的不需加蓋。

續(xù) 表

圖4 檔號章樣子

4.2 各類表式填寫

項目檔案的表式主要有案卷目錄、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等，各類表式在填寫時重點注意以下幾項：

案卷題名：由立卷人擬寫，立項的項目名稱全稱或簡稱＋文件內(nèi)容簡明概括，原則上控制在100字以內(nèi)；

立卷單位：即為組卷單位；文件材料題名：每份文件標(biāo)題的全稱；

文件編號：為文件文號、圖紙圖號或合同編號等；

責(zé)任者：即文件形成單位；

日期：即文件形成日期，格式為連續(xù)8位阿拉伯?dāng)?shù)字（如果年或年月為連續(xù)4位或6位），如20050210；

卷內(nèi)備考表：排列在卷內(nèi)文件之后，標(biāo)明卷內(nèi)文件的總件數(shù)、總頁數(shù)，卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀的內(nèi)容。

4.3 項目檔案移交

項目檔案整理完畢在移交簽證時，移交雙方要有檔案、工程、財務(wù)等相關(guān)人員參加，并在“項目檔案移交簽證表”上簽字確認(rèn)，接收方出具相關(guān)的“項目檔案移交簽證意見書”，對相關(guān)檔案的接收情況與存在的問題加以說明，并簽字確認(rèn)。另外，在項目檔案移交時，要同時移交檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄與檔案編制說明等。

5 總結(jié)

房地產(chǎn)項目檔案是房地產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)與銷售等全過程活動的真實記錄，是規(guī)范與管理房地產(chǎn)業(yè)的第一手材料，在維護(hù)業(yè)主合法權(quán)益與社會安定方面發(fā)揮著重要作用。制訂具有可操作性的房地產(chǎn)項目檔案管理規(guī)范，讓檔案管理有法可依、有章可循，是解決項目檔案管理問題的關(guān)鍵，以確保項目檔案的齊全、完整與準(zhǔn)確，業(yè)主合法權(quán)益得到保障。