高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接風險成因分析
——基于TOE理論架構下

文/南京體育學院黨辦校辦 王歡

當今社會，信息技術飛速發(fā)展，其應用領域不斷拓寬，高校也掀起了建設數(shù)字化校園的熱潮，辦公自動化（以下簡稱OA）和檔案管理系統(tǒng)作為數(shù)字化校園建設的重要部分，是信息技術應用的一個縮影。OA系統(tǒng)大大提高了辦公效率，并產(chǎn)生了大量電子公文。檔案管理系統(tǒng)則是根據(jù)電子文件的特性開發(fā)出來的一種軟件應用系統(tǒng)。兩者相結合，改變了傳統(tǒng)的歸檔方式，使歸檔變成了跨平臺的數(shù)據(jù)對接過程。然而，由于諸多原因，兩者在對接過程中存在種種問題，因此，探討OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接中的風險十分有必要。通過檢索，筆者發(fā)現(xiàn)關于OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接問題的研究主要集中在技術、對接措施等方面。例如，蘇冠賢的《辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究》和袁琦的《OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的“無縫鏈接”》都是從技術層面入手，對兩者對接的探討。蔡亞瓊的《高校OA系統(tǒng)與文書檔案管理的無縫對接》和周冬梅的《關于高校OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接的幾點思考》則對兩者之間的對接提出了應對措施。本文的研究同樣以OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對接為切入點，引入風險管理等相關理論，重點從源頭入手，探討兩者對接產(chǎn)生各種風險的原因。

一、理論前提

目前，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)通常歸屬不同的軟件開發(fā)公司，因此，兩者對接實則是一個需要三方介入的工作，即OA系統(tǒng)開發(fā)方、檔案管理系統(tǒng)開發(fā)方、用戶方。用戶作為媒介，將兩者聯(lián)系起來。風險的定義很多，通過參考總結，我們可以得出風險的本質(zhì)是不確定性和損失。綜上，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接風險就是指在兩者對接過程中所有的不確定性和損失。

本文研究OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接風險成因，借鑒了TOE（Technology-Organization-Environment）理論框架，該理論是由Tomatzkyr&Fleischer在1990年提出的，其綜合考慮了組織內(nèi)外因素和技術本身特點，將影響組織創(chuàng)新采納的因素歸納為技術、組織、環(huán)境三類。基于此，我們將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接的風險成因分為三大類，即信息技術層面的風險成因、組織保障層面的風險成因以及文化心理層面的風險成因，每類下還包括具體的成因。

二、OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接風險的成因

（一）信息技術層面的風險成因。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接過程實是兩個開發(fā)方之間實現(xiàn)技術鏈接的過程。因此，分析信息技術層面的風險成因要從技術本身以及技術的參與者來入手。

1.信息技術自身的不確定性。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，信息技術是不斷更新?lián)Q代的，任何技術在設計上都不可避免存在先天缺陷，從而導致其在應用過程中出現(xiàn)各種不確定性，也就是各種風險。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)自然都不例外，兩者最初都是根據(jù)用戶需求設計的，然而用戶的需求是會隨著專業(yè)知識、社會實踐等因素不斷變化的，需求的變化自然對信息技術提出了更高的要求，并推動信息技術的更新，如果技術滿足不了需求，自然免不了各種風險。

2.技術之間的非兼容性。技術之間本身也存在差異，不都是兼容的，甚至是互斥的。據(jù)筆者調(diào)研了解，多數(shù)高校的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)在使用之初都是不同的開發(fā)方設計的，也就是說兩個系統(tǒng)是獨立開發(fā)的，在設計上不一定考慮后續(xù)的兼容問題，導致兩個系統(tǒng)的模塊組織框架差異較大，缺乏統(tǒng)一的標準和接口，以至于OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件辦結后不能直接歸檔，給文檔一體化管理帶來了巨大的阻礙。技術之間的不兼容或互斥給對接工作埋下了隱患，也就會帶來風險。

3.用戶對技術認知的局限性。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接，其最終目的是為了滿足用戶的需求。但在實際中，多數(shù)用戶對技術的認知存在局限性，對技術所能達到的效果并未有事先的預測，經(jīng)常會發(fā)生雙方溝通后開發(fā)方設計的接口還是跟自己預想的結果不一致。其原因就是用戶對技術知之甚少，想當然以為開發(fā)方與自己的理解一致。需求不明確導致開發(fā)方誤解用戶的真實意圖，設計出來的接口自然達不到要求。此外，開發(fā)方雖然在技術方面存在較高的專業(yè)水平，但對檔案管理也存在隔行如隔山的局限性，這些障礙都是對接過程中的風險成因。

（二）組織保障層面的風險成因。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接，需要多方面的保障，如管理者的重視、相關制度規(guī)范的支撐、人財物的支持等，缺一不可。因此，分析組織保障層面的風險成因可以從這三方面考慮。

1.管理機制不健全，缺乏頂層規(guī)劃。受傳統(tǒng)檔案管理觀念制約，高校領導者多數(shù)認為OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接是檔案館或檔案室的業(yè)務，經(jīng)常忽視對其管理。實際上，領導者要充分認識到文檔一體化是一項系統(tǒng)工程，要調(diào)動相關部門多方參與，統(tǒng)籌安排，確定相應的組織架構，做好頂層規(guī)劃，并制定詳細的工作流程及內(nèi)容，明確各階段工作分工和責任人，為對接工作做好前提準備。如果領導者不重視，缺乏管理和規(guī)劃，對接工作就不能順利進行。

2.相關制度、標準體系的缺失。規(guī)范的管理制度和統(tǒng)一的業(yè)務標準是實現(xiàn)OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效對接的前提條件。如果沒有制度指導，沒有標準規(guī)范，對接工作將無章可循，雜亂無序。目前，我國對兩個系統(tǒng)對接相關制度的研究可以說處于空白階段。統(tǒng)一的技術標準包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)轉化標準等寥寥無幾，這些都是亟待解決甚至需要不斷更新的需求。我們必須認識制度和標準的重要性，其能夠確保電子文件從OA系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉和安全管理。

3.缺少人、財、物支持。一項工作能順利開展，很大程度上需要外部條件的支持，OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接工作也不例外。設計接口需要經(jīng)費請軟件開發(fā)公司來實現(xiàn)，保障對接工作順利開展需要強大的硬件配套設施為基礎條件。除此之外，還需要有一定的人力投入。但實際情況往往不盡如人意，很多時候因為經(jīng)費不足或搭建過程繁瑣，對接工作根本無人問津，無人重視。人、財、物的缺失，很大程度上阻礙了對接工作的順利進行。

（三）文化心理層面的風險成因。文化心理層面對接工作也有一定的影響，如管理者的重視程度、開發(fā)方的職業(yè)素養(yǎng)以及管理人員自身的文化素質(zhì)，因此，我們可以從這三個方面分析具體的風險成因。

1.管理意識差異。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)在高校一般分屬不同的職能模塊，由不同部門管理，這種管理差異也帶來了管理意識上的差異。不少高校受傳統(tǒng)觀念制約，認為紙質(zhì)檔案才具有保管價值，對電子文件心存懷疑，認為其沒有歸檔的意義，對接工作完全是多此一舉。這種管理意識上的差異，導致對接工作不受領導者重視，檔案管理人員憑自身一己之力也無法改變現(xiàn)狀，這在很大程度上阻礙了文檔一體化工作進程。

2.開發(fā)方相互質(zhì)疑、推諉。OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接需要兩家開發(fā)方的參與，實則是OA系統(tǒng)開發(fā)方和檔案管理系統(tǒng)開發(fā)方兩家公司進行技術鏈接的過程。因此，兩者的溝通和交流十分重要，雙方必須在技術標準上達成一致，才能設計出符合用戶需求的接口。經(jīng)筆者調(diào)研了解，有些高校的OA系統(tǒng)開發(fā)方和檔案管理系統(tǒng)開發(fā)方之間存在相互質(zhì)疑技術水平的現(xiàn)象，都認為對方的系統(tǒng)設計不合理，才導致接口難做，并且互相推脫，都不愿意無條件承擔這項工作，認為不在各自簽訂的合同條款里，沒有義務做。如果做，也需要有條件地支付額外的開發(fā)費用，這也是引發(fā)對接風險的一大原因。

3.復合型人才欠缺。目前，不少高校的檔案管理工作都是從其他崗位調(diào)轉的非專業(yè)人員在做，他們必然缺乏一定的檔案管理知識。懂得檔案管理的人員又不一定懂行政管理和計算機技術，而對接工作是一項系統(tǒng)工程，它需要懂行政管理、檔案管理以及計算機技術的復合型人才。如此一來，對接工作根本找不到合適的人接手。因此，檔案管理人員的整體業(yè)務素質(zhì)也是影響對接工作的重要因素。

三、小結

總之，高校OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對接的風險成因是多方面的。有信息技術層面的，也有制度標準層面的，有人為因素，也有不可抗因素，都不可忽視。我們做對接工作之初，必須先找出可能引發(fā)風險的原因，由原因推斷結果，未雨綢繆，才能對癥下藥，提出切實可行的風險防范及應對策略。