新時(shí)期如何創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作

文/西京學(xué)院 王海燕

創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代要求，提高工作效率，為學(xué)生建立更準(zhǔn)確更全面的檔案資料，真實(shí)反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)與生活過程，同時(shí)也能為用人單位提供方便快捷的獲取人才信息的途徑。因此，在新時(shí)期，創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)得到重視。

一、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學(xué)生資料過于片面，信息貯備不足。很多高校的檔案管理工作以學(xué)生的基本信息為主，并對(duì)學(xué)生每學(xué)期的獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行簡(jiǎn)單記錄。但隨著時(shí)代的發(fā)展與教育觀念的轉(zhuǎn)變，學(xué)生檔案內(nèi)更應(yīng)該準(zhǔn)確記錄學(xué)生的信用度、品行與作風(fēng)、各時(shí)期學(xué)生心理變化情況以及學(xué)生各項(xiàng)綜合能力強(qiáng)化程度等多方面數(shù)據(jù)。但由于很多高校的檔案管理工作由學(xué)生負(fù)責(zé)管理收集與整理，很難全面展開工作，導(dǎo)致學(xué)生檔案涉及到的資料不夠完善，很難通過檔案數(shù)據(jù)分析學(xué)生的情況。

（二）高校學(xué)生檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。高校人員眾多，除了要進(jìn)行學(xué)生檔案的管理，還要進(jìn)行其他教職工的檔案收集與管理工作。很多管理者同時(shí)負(fù)責(zé)多個(gè)部門的檔案，專門管理學(xué)生檔案的人少之又少。很多管理人員缺乏專業(yè)的學(xué)生檔案管理工作知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，將學(xué)生檔案管理工作等同于其他管理工作，忽視了學(xué)生檔案資料的特殊性質(zhì)。同時(shí)由于缺乏專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)過低，檔案丟失、加蓋公章不規(guī)范等缺失對(duì)學(xué)生產(chǎn)生嚴(yán)重影響的問題時(shí)有發(fā)生。

（三）高校學(xué)生檔案管理技術(shù)不完善。很多高校在工作中能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，將學(xué)生檔案采用信息化、數(shù)字化、電子化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并通過數(shù)據(jù)工具與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)變化進(jìn)行分析與預(yù)測(cè)。但是，很多高校的學(xué)生檔案仍以紙質(zhì)版形式存在，沒有進(jìn)行電子化的信息錄入，未能實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的高效管理。

二、創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作的方式

（一）全面收集學(xué)生資料，體現(xiàn)學(xué)生綜合能力。目前學(xué)生檔案收集到的信息，很難全面反映出學(xué)生的綜合能力與心理素質(zhì)，學(xué)生很難通過檔案發(fā)現(xiàn)自己的變化，用人單位也無法深入了解畢業(yè)生的真實(shí)情況。創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理工作，首先要做的就是全面、多角度收集學(xué)生的信息。要將學(xué)生在校期間的行為習(xí)慣、道德觀念、心理素質(zhì)、實(shí)習(xí)或兼職經(jīng)歷等信息記錄歸檔，及時(shí)針對(duì)學(xué)生的變化情況更新學(xué)生檔案中的數(shù)據(jù)資料，保證學(xué)生檔案能夠準(zhǔn)確反映學(xué)生成長(zhǎng)情況，為老師、學(xué)生和用人單位提供借鑒。

（二）運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，為我們提供了更高效的管理手段。高校學(xué)生檔案管理工作要結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，用現(xiàn)代化的手段創(chuàng)新管理方式，提高管理效率，建立電子檔案管理系統(tǒng)，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)將本人的信息分類提交到數(shù)據(jù)庫(kù)中，將圖片、聲音等新形式融入學(xué)生資料中，并通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)形成學(xué)生發(fā)展變化情況的對(duì)比圖，有利于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，提高高校學(xué)生檔案管理的工作效率，可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)掌握不同專業(yè)、不同年級(jí)甚至是其他學(xué)校學(xué)生的發(fā)展情況，實(shí)現(xiàn)學(xué)生及學(xué)校發(fā)展的可視化。

（三）積極研究并引進(jìn)大數(shù)據(jù)分析工具。運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析工具能夠準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的自動(dòng)歸類與預(yù)測(cè)。高校要積極與大數(shù)據(jù)開發(fā)公司取得聯(lián)系，并與之進(jìn)行合作。通過引進(jìn)先進(jìn)的分析工具，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。同時(shí)，要廣泛吸納人才，能夠完成校內(nèi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析工具的研究。可以通過大數(shù)據(jù)分析，掌握學(xué)生心理變化，及時(shí)對(duì)學(xué)生提供必要的心理咨詢服務(wù)；分析學(xué)生在校期間的實(shí)習(xí)情況，為學(xué)生提供正確的就業(yè)指導(dǎo)等。要在新時(shí)期，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資料分析的作用，利用先進(jìn)的技術(shù)管理學(xué)生檔案，幫助學(xué)生發(fā)展的同時(shí)也提高了工作效率與質(zhì)量。

（四）注重?cái)?shù)據(jù)收集的雙向性。以往的學(xué)生信息收集，多以學(xué)校了解學(xué)生情況為目的，很少考慮用人單位關(guān)注的重點(diǎn)。新時(shí)期，高校檔案管理工作要更加重視用人單位對(duì)學(xué)生檔案的關(guān)注角度，通過收集用人單位的人才需求與反饋，及時(shí)豐富學(xué)生資料的收集內(nèi)容，使學(xué)生檔案既能反映學(xué)生的情況，又能滿足用人單位的需求，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的雙向性，提高學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生發(fā)展的促進(jìn)作用。

三、結(jié)論

學(xué)生檔案是記錄學(xué)生成長(zhǎng)經(jīng)歷的關(guān)鍵。在新時(shí)期，各高校要順應(yīng)社會(huì)環(huán)境的變化，不斷創(chuàng)新檔案管理手段，提高管理工作效率，讓檔案能夠更好地體現(xiàn)學(xué)生的變化，為學(xué)生提供更好的服務(wù)。