數(shù)字校園環(huán)境下高校檔案館功能拓展研究

文/蘇州科技大學(xué) 熊彩虹 王雪梅

高校檔案館是指由高校專設(shè)以征集、組織、典藏檔案并對其開展利用與推廣教育的校內(nèi)機(jī)構(gòu)。原則上，高校檔案館除了是該校檔案的典藏機(jī)構(gòu)，亦是該校檔案管理工作開展的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)和開發(fā)利用的研究部門。高校檔案館絕非是大學(xué)的“盲腸”，處于一種可有可無的境遇。大學(xué)檔案館的設(shè)置可以切實保障大學(xué)記憶的延續(xù)、傳承大學(xué)精神，亦可以通過保存的檔案服務(wù)行政、教學(xué)、科研和學(xué)生；除此之外，大學(xué)檔案館通過妥善保存檔案資源，也筑成了大學(xué)文獻(xiàn)信息資源保障體系中不可或缺的一環(huán)，進(jìn)而保障全校師生的知情權(quán)。

一、高校檔案館功能定位分析

教育部、國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第八條規(guī)定了檔案館的九大職能，本文根據(jù)高校檔案館的典藏及其服務(wù)宗旨，將其功能定位歸結(jié)為如下四個部分：

（一）典藏“大學(xué)記憶”，傳承高校精神。大學(xué)檔案館典藏資源豐富、種類多樣。這些檔案不僅僅是一張張獨立的紙片、照片或者一段影像，而是可以用敘事串起來的一個個故事。如可以從行政檔案中發(fā)掘?qū)W校創(chuàng)辦的宗旨、愿景，也可以從學(xué)術(shù)檔案中還原本校應(yīng)有的學(xué)術(shù)地位。除了典藏“大學(xué)記憶”之外，高校檔案館亦可以很好地通過舉辦展覽、編輯出版品來傳承本校精神。如哈佛大學(xué)檔案館保存著200年來的優(yōu)等生名單和100多年的優(yōu)等生合照照片、獎?wù)?、紀(jì)念品等，有時就陳列出來給師生看，通過校友資料的挖掘來督促、鼓勵后學(xué)。

（二）服務(wù)行政。高校檔案館典藏中很大一部分直接來自于學(xué)校的文書檔案，這些檔案見證了學(xué)校的發(fā)展過程與變遷，也是學(xué)校各項業(yè)務(wù)活動的重要憑證。這些文書歸檔后，具有豐富的原有價值、史料研究價值、行政憑證價值、法律價值、信息價值等。如高校檔案館保存的基建檔案，在學(xué)校遭遇重大變故需要展開設(shè)施重建或者校（院）重新規(guī)劃時，將可以提供豐富的信息借鑒；會計文件則可以為學(xué)校處理財務(wù)類經(jīng)濟(jì)糾紛提供證據(jù)等。高校檔案館保存的檔案因為有明晰的脈絡(luò)，記錄了學(xué)校各大事件的發(fā)生，檔案館亦可以通過對這些檔案館的梳理，每年編纂出學(xué)校年鑒，服務(wù)全校師生、校友和社會各界。這些檔案的妥善保存將會適時惠及學(xué)校行政服務(wù)，達(dá)到“資政資治”，實現(xiàn)檔案保存的社會與經(jīng)濟(jì)效益。

（三）服務(wù)教學(xué)和科研。教師是大學(xué)最為寶貴的財產(chǎn)。而教師的寶貴往往集中體現(xiàn)在其授課教學(xué)、學(xué)術(shù)科研、服務(wù)地方，具體的成果形式為：教案、教材、授課視頻、期刊會議論文、論著、計劃成果匯報書等等。高校檔案館應(yīng)該有序搜集教師在教學(xué)、科研、服務(wù)中的過程檔案和最終成果檔案，并予以妥善保管。這些檔案一方面忠實記錄了教師教學(xué)、科研、服務(wù)的過程，另一方面也可以為本校的后來者提供學(xué)習(xí)、借鑒的樣本。除此之外，高校檔案館應(yīng)該配合學(xué)校研究領(lǐng)域的拓展，有計劃地征集與本校研究領(lǐng)域相關(guān)的檔案史料，以滿足學(xué)校研究工作的開展。

（四）服務(wù)學(xué)生。高校檔案館是專司大學(xué)檔案典藏、利用與研發(fā)的機(jī)構(gòu)，大學(xué)檔案館在檔案的征集、點收、清理、典藏、維護(hù)、利用、推廣教育及研究等方面有著其他部門所無法比擬的優(yōu)勢。通過對教務(wù)處移轉(zhuǎn)的學(xué)籍檔案，可以為校友提供成績單復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件及其相關(guān)學(xué)歷的審核與證明，服務(wù)學(xué)生。

二、拓展高校檔案館功能的必要性

（一）新時代高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。2014年5月4日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，要求建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系，重視做好民生檔案工作，建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，創(chuàng)新服務(wù)形式、強(qiáng)化服務(wù)功能、加大開發(fā)力度和促進(jìn)資源共享?？梢姡瑱n案館公共服務(wù)功能已被提高到“國家戰(zhàn)略”的高度。多年來，盡管國家已將檔案工作及檔案對人民群眾發(fā)揮公共服務(wù)的功能提升到國家層面，但是在實際操作層面卻受到理念、技術(shù)、資金、能力等方面的掣肘，尤其是本文所探討的高校檔案館功能，在公共檔案館所面臨的挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，又受到高校管理體制的限制。高校檔案館功能拓展所受到的限制，就高校層面而言，主要體現(xiàn)在兩個方面：首先是檔案資源上的障礙，館藏資源豐富程度不足，目前許多高校檔案館存在著館藏資源類型單一、重數(shù)量輕質(zhì)量、歸檔范圍狹窄、歸檔率低、檢索工具質(zhì)量不高等問題。其次是檔案人員觀念上的障礙，盡管國家一直在強(qiáng)調(diào)檔案管理的中心工作是檔案利用，但是在部分檔案員的思想中，“保密保險、利用危險”的想法已根深蒂固，還有一部分人缺乏競爭與開拓創(chuàng)新意識，“坐擁庫房、坐守辦公室、坐等查檔”的做法依然存在，不僅限制了檔案信息資源的開發(fā)力度，而且打擊了檔案用戶的利用積極性與主動性。

（二）高校檔案需要呈現(xiàn)多樣化、社會化的趨勢。高校檔案館的館藏主要來自三個方面：一是校內(nèi)各系所、行政職能部門按照檔案保管期限表移交的檔案。二是高校檔案館根據(jù)自身的館藏發(fā)展政策定期收集的檔案。三是接收捐贈或征集的檔案，如與該校發(fā)展歷程相關(guān)的人、事、物等重要檔案或數(shù)據(jù)。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，政務(wù)信息公開的進(jìn)程不斷深化，高校檔案館館藏資源不斷豐富，館藏數(shù)量不斷增加，與此同時，學(xué)校師生與社會大眾對高校檔案資源的需求力度不斷增強(qiáng)，大學(xué)檔案館更應(yīng)該在確保全校師生及社會大眾的知情權(quán)方面予以著力，力圖做好信息公開；架構(gòu)良好的知識管理體系，活化校內(nèi)智力資本。

三、拓展高校檔案館功能的途徑

（一）繼承與發(fā)展創(chuàng)新觀念。在國家供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的時代背景下，公共檔案館社會化服務(wù)方面有了較大的發(fā)展，反觀高校檔案館在這方面的作為與時代的要求還有一定差距。我們應(yīng)樹立信息開放與共享意識，全方位、多層次深入開發(fā)檔案信息資源，從傳統(tǒng)的各個高校檔案館各自為戰(zhàn)，一館一室的小作坊式開發(fā)與服務(wù)，擴(kuò)展為廣泛地吸收社會力量的大聯(lián)合、大開發(fā)、大服務(wù)，促進(jìn)高校檔案信息的廣泛交流。

（二）做好宣傳，拓展文化教育功能。實踐證明，廣泛宣傳是增強(qiáng)師生檔案意識的重要手段，檔案館應(yīng)把宣傳工作作為一項長期任務(wù)來抓，甚至可以將宣傳工作放在與檔案收集、整理、保管同等的位置來對待。新媒體時代“酒香也怕巷子深”，人們很難對一件自己不了解的事情給予關(guān)注或重視，尤其是當(dāng)高校檔案工作在高校整體工作發(fā)展中的作用處在“邊緣”地位時，“可有可無”“不出錯就是功勞”的錯誤理念就會成為阻礙高校檔案工作成就一番作為的絆腳石。首先，建立與圖書館、校史館、博物館的合作。檔案館應(yīng)主動與學(xué)校文博部門通力合作，充分利用公共空間，舉辦檔案展覽，設(shè)立校史展廳，通過挖掘展覽學(xué)校辦學(xué)歷史、實物檔案、校友成就等內(nèi)容，充分發(fā)揮高校檔案資源的大學(xué)記憶與愛校榮校作用。其次，加強(qiáng)與學(xué)校宣傳部門、學(xué)團(tuán)組織的聯(lián)系，充分利用學(xué)校廣播、校報、宣傳欄等媒介向師生廣泛宣傳學(xué)校館藏檔案的相關(guān)內(nèi)容，使檔案信息“飛入尋常百姓家”。定期在學(xué)校宣傳媒體上報道館藏檔案對管理工作、科學(xué)研究、職稱評審等方面發(fā)揮的作用，以典型事例使人們了解檔案的價值和作用。另外，檔案館應(yīng)與學(xué)團(tuán)組織合作，加強(qiáng)學(xué)生人事檔案方面的宣傳，使其充分了解人事檔案的重要性，清晰畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞與寄存流向，杜絕人事管理部門“無頭檔案”的產(chǎn)生，同時解決學(xué)生尋找人事檔案“無頭無力”的問題。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，延伸服務(wù)功能。檔案專業(yè)人員素質(zhì)提升為檔案館功能拓展提供能力支持，信息技術(shù)與通信技術(shù)的迅猛發(fā)展為其提供技術(shù)保障。與省市公共檔案館相比，高校檔案館的專業(yè)檔案人員引進(jìn)已經(jīng)趨于高學(xué)歷、高素質(zhì)化，研究生學(xué)歷、碩士學(xué)位已成為進(jìn)入高校檔案館人才隊伍的基本要求，可見，高校對檔案專職人員的科研水平、信息素養(yǎng)、技術(shù)能力加強(qiáng)重視程度已是大勢所趨。伴隨新鮮血液的注入，高校檔案館已形成中青年梯隊合理、知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化的人員隊伍體系，這就為檔案館功能拓展提供了人才保證。其一，充分利用信息技術(shù)。利用信息科技對檔案館信息資源進(jìn)行發(fā)掘、加工、遠(yuǎn)程傳輸，有利于提高信息利用效率與效益，在滿足檔案受眾信息需求的同時，大大減輕檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，推動高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫與特色數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息社會化傳輸與利用，檔案信息得到充分利用。其二，建設(shè)特色網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是檔案館向檔案用戶傳遞信息的陣地，首先，明確目標(biāo)，有針對性。根據(jù)不同的用戶群體，針對不用的檔案需求，發(fā)布相應(yīng)的信息，并定期進(jìn)行更新。在數(shù)字化校園與智慧校園建設(shè)的背景下，高校檔案館應(yīng)以建設(shè)知識管理型網(wǎng)站為立足點，著力解決學(xué)校師生知識需求，實現(xiàn)檔案館與學(xué)校同步發(fā)展。其次，建立服務(wù)預(yù)約平臺。高校檔案館查詢服務(wù)的主要受眾是學(xué)生的學(xué)籍檔案，主要內(nèi)容是在校生的成績單、畢業(yè)生的學(xué)生檔案去向、老校友的人事檔案補(bǔ)充材料等，搭建網(wǎng)上預(yù)約辦理平臺，將有利于進(jìn)一步方便檔案獲取。如東南大學(xué)檔案館開通了網(wǎng)上預(yù)約服務(wù)，學(xué)生可以通過網(wǎng)絡(luò)預(yù)約，網(wǎng)絡(luò)審核，在約定時間到檔案館取件，畢業(yè)校友可通過郵件預(yù)約的方式進(jìn)行檔案查詢，而且可以委托他人代為取件，此服務(wù)不僅受到廣大學(xué)生的廣泛歡迎，而且保持了檔案館鮮活的生命力。

（四）加大開放力度，拓展社會化功能。利用檔案是公民和組織的合法權(quán)利，向社會提供檔案是檔案館的法定義務(wù)，無論是公共檔案館還是高校檔案館，都應(yīng)遵守檔案法律法規(guī)，依法加大檔案信息開放力度，同時加大檔案服務(wù)力度，把死檔案變成活檔案，使其充滿生命力與活力，擴(kuò)大檔案社會影響，增強(qiáng)社會檔案意識，促進(jìn)檔案資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，服務(wù)文化繁榮，服務(wù)改善民生。依法做好檔案開放利用工作，高校檔案館應(yīng)做好頂層設(shè)計，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，集中技術(shù)力量，組織開展館藏檔案鑒定劃控工作，并與檔案形成單位溝通協(xié)商，共同做好檔案開放工作。