論高校服務(wù)型檔案館的建設(shè)

文/晉中師范高等?？茖W校 楊文文

高校檔案館，一般會保存學生、教職員工檔案、教案及重要的文書等，有著豐富的館藏功能，對學生的深造、求職，教職員工的晉升、選任，以及學校重大事件的記錄與發(fā)掘，都有極其重要的作用。

一、高校檔案館工作中現(xiàn)存的問題

（一）檔案意識欠缺，管理體系不夠完善。大部分高校從領(lǐng)導(dǎo)層面起就不夠重視檔案館建設(shè)，對檔案館作用認識不足，管理精力不夠，往往會習慣性把較多精力、資金都投入到產(chǎn)出高、見效快的科研項目上，著重提高學校的聲譽，而對默默無聞的檔案館建設(shè)則關(guān)注力度不夠，更不可能有完善的管理體系。在具體管理上沒有責任到人，檔案出現(xiàn)問題不知道該找誰。在管理人員收集檔案材料時也不夠重視，對填寫的真實性并未反復(fù)核實，甚至會有檔案缺失的情況。

（二）管理員服務(wù)意識淡薄。因為檔案館管理工作不容易出成績，大部分正當壯年的教職員工不愿意接受檔案管理工作，學校也不愿意把人才資源浪費在沉悶的檔案管理上，因此，很多學校的檔案管理員是社會上來領(lǐng)一份閑職的退休人員，并非檔案專業(yè)，很多素質(zhì)跟不上，不會進行檔案處理數(shù)字化工作，整理檔案時丟三落四，并沒有把檔案管理當作一份嚴謹?shù)墓ぷ鱽韺Υ?，服?wù)意識更加缺乏。

（三）檔案管理方式落后。相對于很多高校多媒體網(wǎng)絡(luò)教室的建立，檔案館卻往往還停留在人工操作狀態(tài)：一方面，學校對檔案館的資金投入不夠，而檔案館數(shù)字化需要大量的資金去購買相應(yīng)設(shè)備及聘請專業(yè)人員建立、維護數(shù)據(jù)庫；另一方面，大量檔案的接收、審核等需要各部門配合，因查詢方式過于落后，只能人工手動查詢，花費時間過長，很難再有多余時間進行數(shù)字化建設(shè)；而且，因為前期的管理手段欠缺，對檔案的保存不當，導(dǎo)致部分檔案殘缺、分類有誤，需要重新修復(fù)，對數(shù)字化管理造成了一定難度。

（四）服務(wù)方式不夠主動。傳統(tǒng)的工作模式是檔案查詢者自行來檔案館查找資料，在查找遇到困難時再去詢問管理人員，但查詢者往往對具體事項不了解，需要管理人員反復(fù)解釋，浪費了大量的時間。如檔案館能提供主動服務(wù)，通過宣傳讓大家都能了解檔案館的功能，讓查詢者了解詳細情況后再查找，則會節(jié)省時間，而且效果更好。

二、關(guān)于建立服務(wù)型檔案館的策略

（一）加強檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓。科學、合理的分工。根據(jù)檔案管理人員不同的組成，各自的特點，進行合理分工。如年紀較大的館員，在檔案館工作時間較長，對館藏較了解，可以做審卷、登記、裝訂等分類整理工作，年紀輕的館員，學習能力較強，對計算機等新事物接受較快，可以將分類、裝訂好的館藏卷進行掃描，或者直接將內(nèi)容輸入電腦中，完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并兼顧查詢服務(wù)。這樣，每名館員都可以利用自己的優(yōu)勢與同事合作，最大化提高工作效率。專業(yè)培訓。學校應(yīng)撥調(diào)部分資金，專門用于館員的專業(yè)學習培訓，檔案方面期刊的訂閱，到友鄰單位參觀，互相取長補短等。同事之間發(fā)現(xiàn)問題也要加強溝通，共同解決問題，通過學習得到的前沿理論也需要和同事分享，在共同學習中提高。

（二）完善檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案的數(shù)字化處理是一項繁重、復(fù)雜、耗時長的巨大工程，可以按年份先后順序，計劃在一定時間內(nèi)逐步完成，在制定計劃時需對具體流程有統(tǒng)一標準，以免在具體整理中手忙腳亂。工作流程需明確，主要有登記、拆卷、修復(fù)、錄入目錄保存、掃描、備份，以及審核無誤后重新裝訂成冊，入庫保存，其中，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)置固定人員，責任到人，以免分工不明。

（三）加強對檔案館的宣傳。1.完善網(wǎng)站建設(shè)。檔案館的官網(wǎng)首頁即詳細表明檔案館的具體功能，如能提供哪些服務(wù)，具體服務(wù)方式，常見問題，查檔具體手續(xù)流程等，簡潔明了，一目了然，為用戶提供了方便，也減少了浪費在無頭緒詢問的時間。2.熱線電話?？梢栽O(shè)立專門的熱線電話，明確查詢服務(wù)時間。工作人員需及時接聽電話，做好記錄，有查詢結(jié)果時需及時反饋給用戶；工作人員需事先熟悉各項業(yè)務(wù)流程，以便準確回答用戶的問題，提供必要的幫助。借助各種平臺。根據(jù)人們常用的平臺方式宣傳、查詢，如可以建立微信平臺，申請自己的二維碼，在平臺上發(fā)布檔案館實時信息，用戶查詢時可以通過平臺直接上傳查詢需要的證件信息等，進一步為用戶提供了便利。