淺談檔案管理在輸血事業(yè)中的應(yīng)用

文/深圳市寶安區(qū)中心血站 王艷萍

我國在1998年開始實施《中華人民共和國獻血法》，規(guī)定了無償獻血的制度，很多血站的工作量越來越大，工作的復(fù)雜度也在增加，這都對輸血事業(yè)造成了很大的挑戰(zhàn)。為了保障血液安全，促進血站的規(guī)范化管理，有必要改進原有的檔案管理方式，保障各種采供血的檔案資料安全保存，準(zhǔn)確記錄血站日常工作的內(nèi)容。

一、紙質(zhì)檔案的管理

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案保存形式，能夠比其他檔案記錄形式更具有法律效力。血站在采血和供血過程中，會產(chǎn)生很多的記錄資料，這些記錄資料包括獻血者的基本情況登記，還有獻血者所獻出血液的檢測報告單等表格數(shù)據(jù)，在紙質(zhì)檔案管理中由專人填寫并且簽名，這些業(yè)務(wù)資料都十分重要，不能丟失。要加強對血站工作人員對紙質(zhì)檔案管理的重視力度，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就要充分強調(diào)對于檔案管理的考核，使得所有人都能夠合理保存檔案。但是目前我國還沒有出臺對于血站檔案管理的規(guī)定文件，所以很多管理標(biāo)準(zhǔn)也不是很明確。

由于制度的不健全，很多血站在處理檔案時會出現(xiàn)一些問題，出現(xiàn)檔案文件缺失，或者記錄存在錯誤。在一些由于輸血引發(fā)的訴訟中，由于檔案管理工作出現(xiàn)了問題，就會導(dǎo)致血站無法有效舉證，進而直接敗訴。因此單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分強調(diào)檔案管理的重要性，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，確保每個環(huán)節(jié)都安全有序進行。在輸血事業(yè)中應(yīng)該制定關(guān)于檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確各個需要進行歸檔的項目。血站由于采供血工作的特殊性，就必須做好檔案管理工作，不能出現(xiàn)任何失誤。并且每個血站要因地制宜，確定好適合自己情況的業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度。將采供血檔案的收集、整理、分類和立卷歸檔都納入血站管理范圍之中，并且還要對每個檔案的整理時間作出規(guī)定，避免每個檔案從形成到歸檔的時間過長。血站要做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督工作，加強對工作人員的培訓(xùn)力度，確保每一個具體的操作都達到規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、電子檔案的管理

（一）電子檔案的應(yīng)用。現(xiàn)在國內(nèi)很多血站的系統(tǒng)都是唐山現(xiàn)代管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)已經(jīng)在應(yīng)用中越來越成熟。為了更真實安全地保護檔案數(shù)據(jù)安全，應(yīng)當(dāng)在管理觀念上做出改變。首先，在檔案數(shù)據(jù)采集階段，就必須做到真實可靠，不允許絲毫誤差，在條件允許的狀況下，多次采集，選取最優(yōu)數(shù)據(jù)進行保存。其次，在檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)及時了解每個采血項目的進度，以及下一階段的工作安排，及時做好記錄工作。并且在應(yīng)用時還要充分注意數(shù)據(jù)安全，要加強對于意外情況的預(yù)防。有時候計算機可能會出問題，要避免這種情況帶來數(shù)據(jù)的流失，首先就應(yīng)該按照軟件開發(fā)商對計算機的硬件做好配置，選用質(zhì)量比較好的電腦。其次就是要安排工作人員每天對日常數(shù)據(jù)進行備份，在多臺計算機上進行儲存，還可以考慮購入大容量的移動硬盤進行歸檔工作，并做好意外故障應(yīng)急預(yù)案。

（二）提高檔案管理人員管理水平。為了方便檔案管理人員與血站負責(zé)人進行溝通，要對管理人員進行培訓(xùn)。所有人員應(yīng)當(dāng)要按照《檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖》進行歸檔和查詢，這樣會大大提高效率，不至于在歸檔時隨意儲存，在讀取檔案時，盲目在數(shù)據(jù)庫中進行尋找，這樣工作量和時間都花費比較大，效率也會比較低下。要形成網(wǎng)絡(luò)化管理，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在我國各個血站的辦公室都已經(jīng)配備計算機進行檔案管理工作，因此，管理人員要懂得如何操作計算機，提升打字速度，對于檔案管理這些專業(yè)軟件要會熟練操作，會操作各個功能。因為時代是發(fā)展的，計算機技術(shù)和電子存儲技術(shù)也在發(fā)展，應(yīng)當(dāng)建立長期有效的培訓(xùn)制度，所有人員都要參加培訓(xùn)，并且要通過單位專業(yè)技能考核才能上崗工作。國家要從法律上給予制度保障，保障數(shù)據(jù)安全，根據(jù)各地實際情況制定采供血項目歸檔工作制度，對所涉及到的電子文件采集、存儲、讀取、交換數(shù)據(jù)等過程具體規(guī)定，同時對每步操作時間上也給與一個范圍，避免歸檔時間拖得太長，不利于其他工作過程進行數(shù)據(jù)調(diào)用。定期對數(shù)據(jù)進行檢查和備份，相關(guān)部門要嚴(yán)厲打擊黑客行為，將犯罪行為扼殺在搖籃之中。

三、結(jié)語

輸血事業(yè)的檔案管理工作十分重要，需要不斷加大對其檔案管理工作的投入，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，新知識，采取高效又安全的存檔方式。國家要制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，對每一個檔案的處理過程做出詳細的規(guī)定。在輸血事業(yè)中，血站要制定嚴(yán)格的行業(yè)規(guī)范行為準(zhǔn)則，因地制宜確定適合自身的檔案處理方式，以檔案管理來保障血液質(zhì)量并確保采供血過程的安全規(guī)范。