PDCA循環(huán)在醫(yī)院文書檔案管理中的運用和體會

文/華中科技大學(xué)同濟醫(yī)學(xué)院附屬同濟醫(yī)院 高倩 曾瑞清

PDCA循環(huán)是美國學(xué)者戴明提出的管理學(xué)理論，又被稱為戴明環(huán)，包括計劃、執(zhí)行、檢查和行動四個環(huán)節(jié)。計劃（Plan）：根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計劃；執(zhí)行（Do）：進行具體運作，實施計劃；檢查（Check）：對管理的結(jié)果進行系統(tǒng)的總結(jié)和評價：行動（Action）：對檢查階段發(fā)現(xiàn)的問題進行改進。四個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，互相制約，互為補充，呈螺旋式上升運轉(zhuǎn)；每一次的循環(huán)過程，舊的內(nèi)容都會被新的所替代，以解決所發(fā)現(xiàn)的問題，促進管理水平的提高。綜合性醫(yī)院的檔案管理，作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其最基本的功能是記載醫(yī)院的發(fā)展歷程，為醫(yī)院制定醫(yī)療改革的決策提供必要參考。隨著當(dāng)前醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院管理正由以往的邊緣化管理逐漸向管理的內(nèi)核靠近，更需要對醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理并促進其更有效地利用，為醫(yī)院管理服務(wù)。為力求檔案管理工作的規(guī)范化和高效應(yīng)用，我們在查閱大量文獻(xiàn)和借鑒同行先進經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，將PDCA循環(huán)運用到綜合性醫(yī)院的檔案管理工作中，經(jīng)過近4年的運行，現(xiàn)將運用經(jīng)驗、成效和體會總結(jié)如下。

一、PDCA循環(huán)在文書檔案管理中的探索應(yīng)用

（一）整體檔案管理工作中的PCDA大循環(huán)。綜合性醫(yī)院的文書檔案管理，非常強調(diào)工作的持續(xù)性、檔案管理的程序化及易于獲取和利用。每個年度或一個約定階段，會有新的文件或資料需要歸檔入庫。因此，既要對原有檔案進行規(guī)范化管理和利用，也要建立規(guī)范化程序?qū)⑿碌馁Y料和文件歸檔。為實現(xiàn)上述目標(biāo)，我們將PDCA循環(huán)應(yīng)用到文書檔案的管理。P：建立完善的檔案分類管理辦法和制度，制定年度工作計劃，明確人員的崗位職責(zé)和分工；根據(jù)檔案管理對電子化的要求，適時調(diào)整歸檔方案和要求，同時根據(jù)發(fā)展要求，增配相應(yīng)專用設(shè)備。D：依據(jù)檔案管理制度和本單位具體要求，開展文件和的資料的收集、歸檔、管理、利用和開發(fā)工作。C：針對檔案管理、利用和開發(fā)中發(fā)現(xiàn)的不足，以及醫(yī)院深化管理中提出的新要求，運用魚骨圖等檢查工具，對現(xiàn)有工作進行梳理，及時進行深入學(xué)習(xí)和討論，引進和完善工作程序和方法。A：將上一個循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題加以總結(jié)，及時改進現(xiàn)有工作，并將經(jīng)過論證的改進措施列入下一循環(huán)的運行計劃中，實現(xiàn)整個檔案管理工作的上升循環(huán)。

（二）具體工作流程中的PDCA小循環(huán)。文書檔案的電子化管理和歸檔過程，包括檔案的收集、整理、建檔、錄入等步驟，另外，對檔案的利用、開發(fā)工作也融合其中，這構(gòu)成PDCA管理的小循環(huán)。P：根據(jù)對上一年度文書檔案歸檔情況的總結(jié)和分析，列出本年度進程規(guī)劃和注意事項；同時針對上一年度文書本身或移交環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，和相關(guān)部門進行溝通，以期在本年度避免。D：執(zhí)行新一年度的檔案收集、整理、建檔、錄入等程序。需要指出的是，每項具體程序中，均再包含計劃—執(zhí)行—檢查—處理的循環(huán)操作模式。如：文檔的錄入環(huán)節(jié)，從文檔錄入的計劃方案、具體錄入過程、錄入后的進一步檢查及檢查后的總結(jié)和處理等，這又是一個PDCA的循環(huán)（檔案的整理、建檔過程等亦如此）?？梢?，大循環(huán)中的一環(huán)又可分解為小循環(huán)來操作，環(huán)環(huán)有序運行。C：對于本年度新歸檔的檔案資料進行復(fù)核檢查，尤其是錄入環(huán)節(jié)。由于信息量較大，難免出現(xiàn)錄入誤差，因此檢查環(huán)節(jié)的落實尤為必要。只有錄入信息完善準(zhǔn)確，才能保證查閱、利用和開發(fā)工作的順利進行。A：對于復(fù)核檢查出的疏漏和錯誤，及時改進，并進一步找出原因，做好總結(jié)，為下一批文書歸檔即新一輪PDCA循環(huán)提供指導(dǎo)和借鑒。

二、PDCA循環(huán)應(yīng)用在文書檔案管理中的成效分析

近4年來，我們將PDCA循環(huán)運行到文書檔案管理中，成效初顯，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案管理的各環(huán)節(jié)節(jié)奏趨于緊密，工作流程更為清晰。PDCA循環(huán)本身是一個逐步推進的管理流程，每個環(huán)節(jié)的指令性非常清晰，這使得操作者在具體操作環(huán)節(jié)中節(jié)奏也趨于緊密。以2016年度的歸檔過程為例，針對2015年度檔案管理中的問題（如相同資料幾個部門重復(fù)移交入檔等），制定2016年度歸檔計劃和注意事項，進一步和相關(guān)部門進行溝通和完善；在執(zhí)行階段，檔案的收集進程和質(zhì)量就有了更好地把控；歸檔過程中的每一步環(huán)節(jié)又均以PDCA的循環(huán)路線為指引，工作流程更為清晰，錯誤率明顯降低；檢查環(huán)節(jié)和執(zhí)行環(huán)節(jié)進一步跟進，大大提高了歸檔工作的質(zhì)量和效率。年度歸檔工作呈現(xiàn)及時性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性穩(wěn)步提高的趨勢。

（二）利于及時發(fā)現(xiàn)問題、找出針對性解決方案。大循環(huán)和小循環(huán)的每一步環(huán)節(jié)均以PDCA的循環(huán)路線為指引，呈現(xiàn)出“大環(huán)套小環(huán)”的模式，有利于及時發(fā)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)中存在的問題，第一時間得到改進和解決。當(dāng)小環(huán)運行流暢后，大環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題也會順利得到解決，有效地避免了問題的積壓和“中梗阻”現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（三）各環(huán)節(jié)的相互關(guān)聯(lián)和反饋，為后續(xù)工作提供明晰的指導(dǎo)和借鑒。經(jīng)過上一個循環(huán)的檢查和執(zhí)行環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)疏漏、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗，對下一個循環(huán)有明晰的、具有針對性的指導(dǎo)和借鑒。例如：在2015年的歸檔過程中，發(fā)現(xiàn)某部門文件中標(biāo)注的附件標(biāo)題和實際歸檔附件不符，在下一步的文檔利用上出現(xiàn)障礙，在和相關(guān)部門溝通解決后，我們及時將此項問題列入到2016年度的歸檔要求中。2016年度以后移交的文件資料，附件準(zhǔn)確清晰，不僅提高了歸檔工作的效率，也為后來的醫(yī)院評審工作提供了全面準(zhǔn)確的資料。

三、PDCA循環(huán)在檔案管理運行中的體會

經(jīng)過4年的工作實踐，在受益于PDCA管理模式的同時，也總結(jié)出了PDCA循環(huán)運用在檔案管理中的如下注意事項：

（一）在運行過程中應(yīng)避免只著眼于簡單的過程性大循環(huán)，而須把握“大環(huán)套小環(huán)”的原則。在查閱文獻(xiàn)的過程中發(fā)現(xiàn)，很多文獻(xiàn)中只將PDCA循環(huán)運用于檔案管理的大過程之中，經(jīng)過筆者深入學(xué)習(xí)和實踐，認(rèn)為PDCA管理循環(huán)必須把握“大環(huán)套小環(huán)”的原則，才能實現(xiàn)管理工作從局部到整體，從片面到全面的宏觀循環(huán)上升趨勢。

（二）對于小循環(huán)中發(fā)現(xiàn)的問題，須及時進行改進和總結(jié)。因為此時的問題較為明確和具體，具有針對性，易于解決；問題解決后及時總結(jié)，才能在下一循環(huán)中有效避免，從而保證大循環(huán)的流暢運行。

（三）應(yīng)將持續(xù)性學(xué)習(xí)和實踐貫穿到PDCA循環(huán)的運行中。在PDCA的管理循環(huán)中，發(fā)現(xiàn)問題、解決問題是必經(jīng)環(huán)節(jié)。對于發(fā)現(xiàn)的問題，有的是具體操作層面的，可以和相關(guān)部門溝通解決；有的則需引進更科學(xué)和先進的管理理念和方法才能得以改進。例如：在電子化歸檔要求下，對于部分涉及保密的文書資料，如何在局域網(wǎng)環(huán)境中既方便索引，又實現(xiàn)相關(guān)內(nèi)容的保密要求等問題，需要檔案管理工作者不斷深入學(xué)習(xí)和鉆研，以及定期接受新技術(shù)的培訓(xùn)，才能使檔案管理工作實現(xiàn)實質(zhì)性的改進和提高。