信息化背景下水利工程檔案管理存在的問題及策略

文/泉州市石壁水庫管理處 張明蘭

我國是世界上最大的發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展正逐漸取得更大的進(jìn)步，隨著我國人民生活水平和質(zhì)量的不斷提升，對用水用電等各種能源需求也越來越多，這就要求相關(guān)部門除了保障能源供應(yīng)穩(wěn)定外，還應(yīng)該重視國計民生的發(fā)展。水利工程建設(shè)是促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素，加強(qiáng)我國水利工程建設(shè)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源的可利用程度，給人們的生活帶來極大的便利，還能促進(jìn)水利工程項目的規(guī)模擴(kuò)大以及國民經(jīng)濟(jì)的不斷增長。檔案管理是水利工程建設(shè)中重要的組成部分，對檔案材料的收集、整理與利用起著決定性的作用，加強(qiáng)檔案管理，制定完善的管理制度，對促進(jìn)水利工程建設(shè)具有重要作用。傳統(tǒng)的檔案管理方法仍然存在很多問題，管理制度不完善、管理意識不到位，使得檔案管理工作效率比較低且準(zhǔn)確率不高，該問題成為急需解決的問題?，F(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展迅猛，已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)的發(fā)展，因此，借助信息化技術(shù)手段能夠大大提高檔案管理效率，同時給檔案管理工作帶來了極大的便利。本文從當(dāng)前我國水利工程檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，提出了存在的問題，并給出了合理科學(xué)的建議供相關(guān)人員參考，具有實際意義和價值。

一、信息環(huán)境下水利工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

水利工程檔案管理是一項重要的工作，近年來，需要管理的檔案數(shù)據(jù)不斷增加，僅靠人工進(jìn)行管理具有效率低、準(zhǔn)確率低的特點，而隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作得到了一定的提升，本文從以下幾個方面分析檔案管理現(xiàn)狀。

（一）檔案管理觀念有待提升。當(dāng)前水利工程檔案管理工作并沒有受到高度重視，通常檔案管理室只有少數(shù)人員進(jìn)行管理，很多使用檔案資料的人隨便進(jìn)行亂涂亂畫，檔案損壞、推遲歸還、丟失現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)，以至于檔案的后續(xù)使用存在困難。

（二）檔案管理缺少保障制度。雖然我國《檔案管理辦法》已經(jīng)有相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但并沒有落到實處，尤其是地方水利工程建設(shè)部門，制度設(shè)計只是一個框架，整體結(jié)構(gòu)不夠完善，導(dǎo)致檔案管理工作無法正常進(jìn)行。

（三）歸檔的水利工程檔案質(zhì)量有待提高。目前，水利工程部門的檔案呈現(xiàn)出質(zhì)量較差、使用時間長、破損情況嚴(yán)重等現(xiàn)象，大多數(shù)檔案只有相應(yīng)的紙質(zhì)版，沒有保存電子版和備份，以至于在查詢等方面存在一定的困難。檔案時間跨度長，數(shù)據(jù)量大，只有目錄級別的管理水平，缺乏成套體制。

二、信息環(huán)境下水利工程檔案管理存在的問題

目前，信息化技術(shù)的發(fā)展有效促進(jìn)了水利工程檔案管理工作的開展，但是仍然沒有得到廣泛推廣與普及，存在一些亟待解決的問題。

（一）利用意識不高。面對信息化、數(shù)字化管理體制，很多部門不能對現(xiàn)有館藏檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性分析與分類，只是進(jìn)行了盲目的數(shù)字化工作，不僅浪費了大量的人力物力資源還給數(shù)字化系統(tǒng)帶來了存儲壓力，浪費基礎(chǔ)設(shè)施，從長遠(yuǎn)的角度來看，信息化工程建設(shè)不能從根本上發(fā)揮重要作用。

（二）資金投入有限。信息化的發(fā)展需要大量的信息基礎(chǔ)設(shè)施的投建，例如需要配置各種技術(shù)設(shè)備，掃描儀、數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化設(shè)備等，才能夠加強(qiáng)信息管理、安全共享、信息存儲等功能，這些都需要大量的資金支持。而水利工程建設(shè)部門沒有充分意識到信息化建設(shè)對檔案管理的重要性，資金投資力度較小，不足以滿足信息設(shè)備的支持，制約了檔案管理工作的開展。

（三）管理軟件不統(tǒng)一。目前市場上推廣的管理軟件不統(tǒng)一，且軟件的更新速度很快，使得從事相關(guān)管理工作的人員在學(xué)習(xí)使用新軟件時遇到各種問題，不利于軟件培訓(xùn)工作的開展。同時，由于舊版本軟件在市場上退出速度快，影響軟件升級工作，不利于軟件的后續(xù)使用。

（四）從業(yè)者技術(shù)水平不高。由于信息化的發(fā)展速度很快，水利工程部門的系統(tǒng)培訓(xùn)工作跟不上時代的步伐，管理人員學(xué)習(xí)能力比較低，個人技能和操作能力比較欠缺，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。

三、加強(qiáng)水利工程檔案管理的有效意見和措施

針對信息化環(huán)境下水利工程檔案管理過程中存在的各種問題，本文給出了科學(xué)合理的解決意見和措施，供從事相關(guān)工作的人員參考：

（一）提高信息化意識。由于信息化檔案管理制度的建設(shè)需要投入大量的資金支持，很多部門不愿意對其進(jìn)行投資，采取漠不關(guān)心的態(tài)度，同時也沒有意識到檔案管理工作的重要性和意義。因此，必須加強(qiáng)相關(guān)管理工作的宣傳，利用現(xiàn)有的媒體社交網(wǎng)絡(luò)平臺，使人們充分認(rèn)識到檔案管理信息化的重要作用，使觀念深入人心，只有在思想上有了共鳴，才能促進(jìn)相關(guān)負(fù)責(zé)人員給予更大的支持，更好地發(fā)展信息化檔案管理建設(shè)。

（二）擴(kuò)大資金投入途徑。目前建設(shè)檔案管理信息化制度的資金主要是靠水利工程項目基金支持的，預(yù)算不足以支撐設(shè)備的配置，應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大資金支持途徑，將政府相關(guān)專業(yè)經(jīng)費項目等列入其中，動員一切可使用的資金資源，通過合作等機(jī)制，加大資金投入，解決資金不足的問題。

（三）統(tǒng)一規(guī)范檔案管理軟件。目前，水利工程部門檔案管理軟件應(yīng)結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H情況進(jìn)行選擇，業(yè)務(wù)上符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等能夠滿足網(wǎng)絡(luò)化操作，同時要保證軟件升級管理的正常進(jìn)行，順利開展電子存檔工作，使該軟件得到不斷推廣與普及。

（四）實施合理的檔案人才政策。人才隊伍是檔案管理工作中的重要因素，需要不斷引進(jìn)人才，加強(qiáng)人才培養(yǎng)培訓(xùn)工作的開展，同時實施相應(yīng)的人才激勵政策以便吸引更多的人才加入到檔案管理建設(shè)工作中來，包括物資和精神的共同獎勵。此外，還要建立人才能力評價體系和競爭機(jī)制，營造服務(wù)檔案管理工作的氛圍。

四、結(jié)束語

隨著我國信息化技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)都開始使用信息手段進(jìn)行輔助，水利工程建設(shè)是關(guān)乎我國國計民生的重要工程項目，其檔案管理工作對促進(jìn)該工程順利進(jìn)行發(fā)揮了重要作用。傳統(tǒng)的檔案管理工作僅依靠人力進(jìn)行統(tǒng)計整理，工作效率不高，且存在很多問題，信息化技術(shù)的應(yīng)用有效促進(jìn)了水利工程檔案管理工作的開展。本文首先分析了當(dāng)前我國水利工程信息管理發(fā)展現(xiàn)狀，以及在信息化技術(shù)下仍然面對的問題和挑戰(zhàn)，并給出了合理的解決措施。