論體育場館檔案資料管理的方法

文/山西省運城市體育館 李肖

一、檔案管理目前的工作現(xiàn)狀

（一）對檔案資料的管理不夠重視。在如今檔案管理的制度意識和規(guī)范行為觀念還不夠成熟的階段，更多的是體現(xiàn)在體育場館的領(lǐng)導(dǎo)身上，因為它們對檔案管理的意識不夠強，甚至比較缺少依法治檔的觀念，或者這方面的專業(yè)素養(yǎng)不夠，從而導(dǎo)致這一方面的工作無法得到進步和提升。但是體育館的檔案資料，可以體現(xiàn)體育館的發(fā)展歷史路徑，也是體育館進行管理的基礎(chǔ)依據(jù)，因此需要被當作重要的保存價值進行對待。但是較多體育場的檔案管理崗位權(quán)責人是行政工作人員，但是這類人群只負責對檔案資料進行收集和歸檔整理等簡單的工作過程，卻不明白為什么需要對體育館的檔案資料進行收集與作統(tǒng)一性管理以及這樣做的本質(zhì)意義何在等。因此，在檔案管理的這個過程中，會出現(xiàn)檔案材料散落在不同人的手里，和不具備一定的系統(tǒng)性等各類問題，而且這個崗位的人員并沒有經(jīng)過一定的專業(yè)培訓(xùn)，因此，對檔案管理的工作態(tài)度不夠重視，會造成整個局面比較混亂。

（二）檔案管理的結(jié)構(gòu)不夠合理。目前，我國對體育場館的檔案資料這一塊內(nèi)容沒有進行明確規(guī)定，因此，相應(yīng)的管理人員，在對收集的資料進行歸檔時，沒有一定的依據(jù)性和規(guī)范性要求，大多簡單地對自己的工作計劃進行保存和整檔，并不包括其他的內(nèi)容。但是對場館的檔案管理內(nèi)容，從專業(yè)角度來說，遠不僅這些內(nèi)容。它包含的內(nèi)容需要包括各類型的管理活動或與場館有關(guān)系的業(yè)務(wù)活動等，即：行政管理活動和相關(guān)業(yè)務(wù)活動檔案，還可以對這些活動進行多種型式的保存方式，可以是紙質(zhì)建檔保存，可以是電子存檔，或者圖片視頻等方式。只有在明確了檔案的歸檔性質(zhì)后，才能夠進行合理建檔和管理。

二、對檔案資料管理工作進行完善的方法

（一）加強重視程度。隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展與動態(tài)性質(zhì)，檔案管理面臨著更大的機遇與挑戰(zhàn)，一方面是它概括的信息內(nèi)容可以進行公開性與傳播性，另一方面它的檔案數(shù)量也不斷在增多，那么相對應(yīng)的保管和提供信息的工作量就越來越多、復(fù)雜和困難。而管理方式過于落后，會對檔案的管理質(zhì)量直接構(gòu)成影響，而只有加強對檔案管理的相關(guān)人員的意識，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。具體操作如下：

1.首先要認識到檔案管理工作中所具有的基礎(chǔ)地位，還有對檔案進行清晰的整理，可以對相關(guān)資料的現(xiàn)代化處理有促進作用，比如：對檔案資料進行動態(tài)的記錄和保存，可以迅速地進行電子建檔，利用現(xiàn)代技術(shù)進行直接管理。體育場館的管理人員可以對相關(guān)的崗位人員進行培養(yǎng)和教導(dǎo)，只有樹立正確的意識，才能規(guī)范他們的行為。另外，讓工作人員加強檔案工作的推廣力度，讓整個團隊的檔案管理意識都得以提升，可以使檔案管理的運營工作更具有效性。

2.對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要進行提升。管理人員對基層工作人員具有榜樣和帶頭作用，因此，提升管理人員這方面意識的同時，需要促進他們對現(xiàn)代化的管理技能的提高和深入掌握。因為檔案管理的過程是數(shù)字化與信息化的，這已經(jīng)是社會進行信息化發(fā)展階段，對檔案工作的基礎(chǔ)要求，也是檔案工作者一定要運用到的技巧和方式。所以管理人員需要首先對這些技能和意識進行掌握，這樣才能在工作人員面前具有管理優(yōu)勢，可以一邊學(xué)習(xí)一邊操作，特別是一些計算機知識等需要熟練掌握，另外，在信息知識與文化方面，也要進行自我學(xué)習(xí)和培養(yǎng)，雖然需要一個過程，但是管理人員只有具備綜合且全面的專業(yè)學(xué)識和技能，才能使管理工作更加有效。

3.對檔案管理使用的硬件設(shè)施進行加強和質(zhì)量提高。設(shè)置專門的檔案室，而且進行相關(guān)硬件設(shè)施地配置，如：計算機、打印機、檔案置放柜、檔案文件袋等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。那么在檔案整理的過程中，工作人員可以通過現(xiàn)代電子技術(shù)的高效運用，使工作質(zhì)量更加高效。比如：計算機可以進行資料的電子文檔整理與歸類等，使用打印機就可以快速地進行打印和裝訂，讓整個工作過程事半功倍。

（二）對檔案資料的管理制度進行完善。將制度規(guī)范并進行完善是將工作順利完成且達到一定質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，檔案管理也同樣如此。分析可見，如今檔案資料的管理工作存在較多的不足，制度的不完善、標準無法實現(xiàn)統(tǒng)一性是其重要的影響因素。由此看來，把管理制度進行全面地完善是改善工作質(zhì)量的關(guān)鍵部分。

（三）對檔案資料管理的主體進行體現(xiàn)，使工作流程順利進行。檔案資料的主體是對其所屬范圍的明確。體育場館的資料與檔案具有一定的特殊性，與其他政府新聞或雜志娛樂等性質(zhì)不同，它主要是記錄以體育場館為目標對象發(fā)生的一些相關(guān)的活動記錄與記載等。因此，需要明確它的主體性質(zhì)，進行科學(xué)地分類與歸納整理，為了以后方便查閱與利用，也為了科學(xué)地對體育場館的正確記載。

三、結(jié)束語

對體育場館的檔案資料進行有效管理，于場館自身的有效經(jīng)營和長遠發(fā)展有重要的意義，而且對其他需要信息的相關(guān)部門和單位，具有一定的借鑒作用和提高其利用率。