淺談提高基建檔案管理水平的方法及措施

文/云南省紅河州屏邊縣檔案館 李建華

從本質(zhì)上來(lái)看，基建檔案是對(duì)基建工程項(xiàng)目進(jìn)行全面記錄的重要文件，通過(guò)基建檔案，一方面能夠?yàn)榛üこ痰膶徲?jì)和檢查工作提供便利，另一方面也能夠作為處理工程中的事故問(wèn)題的依據(jù)。隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，為了滿足社會(huì)和人們的需求，建筑工程的復(fù)雜性和系統(tǒng)性越來(lái)越強(qiáng)。如果不能夠有效提升基建工程管理水平，將會(huì)對(duì)基建工程的順利開(kāi)展形成嚴(yán)重的阻礙，影響建筑行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、現(xiàn)階段基建檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

（一）缺乏正確的管理意識(shí)?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分企業(yè)負(fù)責(zé)人和相關(guān)的管理人員沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，對(duì)于基建檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。從現(xiàn)階段的基建檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，盡管從法律法規(guī)的角度上來(lái)看，基建檔案管理已經(jīng)被納入基建工程的管理項(xiàng)目之中，但是在實(shí)際的管理工作中，基建檔案管理工作往往缺乏應(yīng)有的力度，很多檔案管理工作已經(jīng)成為了一個(gè)形式。相關(guān)部門(mén)以及管理人員對(duì)基建檔案管理工作的不重視主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.在建筑企業(yè)的管理過(guò)程中，負(fù)責(zé)檔案管理的部門(mén)往往得不到應(yīng)有的重視，在人員分配和資金的投入方面都明顯不足。2.企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中一味將發(fā)展的重心放在了生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)效益的提升方面，導(dǎo)致基建檔案管理工作不能夠順利開(kāi)展。3.在管理模式和管理理念方面，現(xiàn)階段大部分企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的觀念和模式進(jìn)行管理，導(dǎo)致基建檔案的管理不能夠發(fā)揮出應(yīng)用的作用，進(jìn)一步導(dǎo)致了基建檔案管理工作不受重視，形成惡性循環(huán)。

（二）基建檔案的工作模式以及目標(biāo)與企業(yè)的發(fā)展不相協(xié)調(diào)。1.目前，大部分企業(yè)中的基建檔案管理人員兼職的現(xiàn)象非常普遍，由于我國(guó)的基建檔案管理起步較晚，基建檔案屬于冷門(mén)行業(yè)，缺乏充足的專業(yè)人才。企業(yè)中的基建檔案管理人員一方面要從事基建檔案管理工作，另一方面則是要應(yīng)付其他其他工作。既不具備專業(yè)的管理能力，又不能夠?qū)⒕θ客度氲交n案管理工作中，造成基建檔案管理水平難以提升。2.在實(shí)際的基建檔案管理過(guò)程中，由于基建檔案涉及到多個(gè)部門(mén)和不同的領(lǐng)域，需要管理人員做好各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。但是由于管理人員對(duì)基建工程缺乏充分的了解，導(dǎo)致檔案材料整理不夠高效，阻礙了檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.基建檔案管理人員缺乏先進(jìn)的管理意識(shí)也是一個(gè)非常嚴(yán)重的問(wèn)題，在管理工作中，很多管理人員為了省事，將很多檔案材料積壓在手頭不及時(shí)進(jìn)行處理，導(dǎo)致后期基建檔案管理工作困難重重。

（三）缺乏先進(jìn)的基建檔案管理模式。由于很多企業(yè)在實(shí)際的檔案管理工作中仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，待處理的檔案材料越積越多，造成后期管理工作手忙腳亂，無(wú)法對(duì)檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行有效的保障。

二、基建檔案管理水平提升的有效策略

（一）構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展以及城市化建設(shè)步伐的不斷加快，基建工程將會(huì)獲得更加廣闊的發(fā)展前景。在這一過(guò)程中，如果想要提升基建工程項(xiàng)目的質(zhì)量和水平，推動(dòng)建筑企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，就必須要充分的認(rèn)識(shí)到人才培養(yǎng)的重要性。企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，歸根結(jié)底還是人才之間的競(jìng)爭(zhēng)。一支高素質(zhì)的基建檔案管理人才對(duì)于基建檔案管理水平的提升有著非常重要的意義。在今后的發(fā)展過(guò)程中，必須要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，提升他們的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)管理人員樹(shù)立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真對(duì)待基建檔案的管理工作，避免由于人為的錯(cuò)誤而造成的基建檔案管理的低效。

（二）樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理意識(shí)。在對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中，不僅僅要注重對(duì)管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，還要對(duì)管理人員進(jìn)行思想上的引導(dǎo)，促進(jìn)管理人員形成嚴(yán)格的歸檔意識(shí)，確保管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中能夠?qū)こ添?xiàng)目的各個(gè)部分進(jìn)行及時(shí)的歸檔。

（三）提升基建檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。基建檔案管理工作的本質(zhì)在于服務(wù)?；n案是對(duì)企業(yè)基建工程項(xiàng)目的全面記錄，是企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)。因此，在今后的基建檔案管理工作中，相關(guān)的管理人員必須要充分的認(rèn)識(shí)到基建管理工作的重要性，積極提升服務(wù)質(zhì)量，為基建工程提供全面可靠的檔案基礎(chǔ)。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)服務(wù)方式的擴(kuò)展，提升服務(wù)的多元化，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）做好竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)的檔案管理工作。在工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收階段，檔案管理的關(guān)鍵在于質(zhì)量問(wèn)題。相關(guān)的基建檔案管理人員，在這一環(huán)節(jié)的工作中，必須要將質(zhì)量監(jiān)督的作用充分發(fā)揮出來(lái)，對(duì)工程的質(zhì)量進(jìn)行全面的審查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要進(jìn)行及時(shí)處理。除此之外，管理人員還需要對(duì)工程的相關(guān)材料進(jìn)行整合和歸檔，為今后工程項(xiàng)目的順利開(kāi)展提供參考資料。

（五）構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理制度?；n案管理制度的建立必須要充分結(jié)合工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和需要并結(jié)合各個(gè)部門(mén)工作的特點(diǎn)制定針對(duì)性的管理策略。同時(shí)，還要對(duì)管理人員以及各個(gè)部門(mén)的職能進(jìn)行明確的劃分，確?；n案管理過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)各部門(mén)的高效協(xié)調(diào)配合。正如上文所提到的，如今的基建檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性，不僅僅包含了立項(xiàng)、勘察、測(cè)繪、初步設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)的檔案管理，還包括了施工、竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等階段檔案整理工作。因此，如果想要有效提升基建檔案管理水平，必須要對(duì)基建檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，將各項(xiàng)工作落實(shí)到每一個(gè)管理人員身上，在增強(qiáng)檔案管理工作系統(tǒng)性的同時(shí)，提升檔案管理工作的高效性。

三、結(jié)語(yǔ)

基建工程的檔案管理工作，不但是對(duì)基建工程項(xiàng)目的全程信息整合和歸檔，而且是順利開(kāi)展基建工程項(xiàng)目的重要基礎(chǔ)。不論是工程項(xiàng)目中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，還是工程事故問(wèn)題，都需要以基建檔案為依據(jù)進(jìn)行處理。在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的行業(yè)中，建筑企業(yè)如果想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，就必須要充分的認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，積極引進(jìn)和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式，加強(qiáng)管理人才的培養(yǎng)，以此來(lái)提升企業(yè)的基建檔案管理水平，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。