地方高校檔案隊(duì)伍建設(shè)存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

文/陜西理工大學(xué)檔案館 繆文桂

一、地方高校檔案隊(duì)伍建設(shè)的重要意義

（一）檔案隊(duì)伍建設(shè)是提升地方高校檔案工作效率的客觀要求。檔案工作是地方高校的基礎(chǔ)性、服務(wù)性、支撐性工作,檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力是制約地方高校檔案工作質(zhì)量的重要方面。近年來(lái)，隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，地方高校檔案工作的內(nèi)容、方法和手段都發(fā)生了一系列深刻變化。在這種背景下,地方高校急需造就一批專(zhuān)業(yè)知識(shí)扎實(shí)、業(yè)務(wù)精湛、基本素養(yǎng)好的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍，通過(guò)理念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新，不斷推進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級(jí)，提高檔案工作水平。

（二）檔案隊(duì)伍建設(shè)是提升地方高校管理水平的現(xiàn)實(shí)需要。地方高校檔案管理是學(xué)校日常管理工作的重要內(nèi)容，也是評(píng)價(jià)地方高校辦學(xué)水平的重要標(biāo)志之一。隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，招生、畢業(yè)、就業(yè)、教學(xué)等大量信息量逐年遞增，檔案工作量也隨之加大。如何通過(guò)信息化等現(xiàn)代化檔案手段，對(duì)大量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集匯總，并為學(xué)校各類(lèi)決策提供數(shù)據(jù)支持是地方高校管理面臨的重要問(wèn)題。解決這一問(wèn)題需要一大批優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)檔案人員，為地方高校檔案管理現(xiàn)代化提供必要的人才支撐。因此，加強(qiáng)地方高校檔案隊(duì)伍建設(shè)不僅是提升地方高校檔案管理水平的重要方面，也是推進(jìn)地方高?，F(xiàn)代化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

（三）檔案隊(duì)伍建設(shè)是提升地方高校檔案服務(wù)水平的內(nèi)在要求。檔案工作具有很強(qiáng)的服務(wù)屬性，在服務(wù)學(xué)校管理決策、服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和服務(wù)人民生產(chǎn)生活方面發(fā)揮著重要作用。檔案隊(duì)伍的素質(zhì)和能力是制約地方高校檔案服務(wù)水平的重要方面。只有加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，才能充分發(fā)揮地方高校檔案的資源優(yōu)勢(shì)和專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，更好地滿(mǎn)足學(xué)校、社會(huì)和相關(guān)組織的檔案需求。

二、地方高校檔案人員隊(duì)伍建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）思想觀念落后，對(duì)檔案隊(duì)伍建設(shè)缺乏足夠的重視。目前，大多數(shù)地方高校對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)仍然停留在傳統(tǒng)的檔案收集、保管階段，對(duì)檔案的價(jià)值和檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。一些學(xué)校甚至片面地認(rèn)為檔案工作不需要多少崗位知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能和基本素養(yǎng)，一般人都能勝任。在學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和人才隊(duì)伍建設(shè)戰(zhàn)略中，將發(fā)展重心和人才隊(duì)伍建設(shè)的重點(diǎn)放在教學(xué)科研人員和核心業(yè)務(wù)部門(mén)人員隊(duì)伍建設(shè)上，對(duì)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)不夠重視。特別是近幾年，在地方高校相繼進(jìn)行的本科教學(xué)水平評(píng)估以及“雙一流”建設(shè)評(píng)估中，檔案管理及其人員隊(duì)伍建設(shè)均不是被評(píng)估和考核的主要指標(biāo)，導(dǎo)致檔案人員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步弱化、邊緣化。在學(xué)校管理和服務(wù)保障工作中，由于檔案工作不是核心工作，檔案人員很少受到重視。在很多地方高校，專(zhuān)職的檔案人員配備嚴(yán)重不足，學(xué)校內(nèi)部的二級(jí)單位沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，檔案管理人員往往由辦公室人員、教務(wù)員或其他人員兼任，導(dǎo)致檔案人員隊(duì)伍雜亂，整體素質(zhì)不高。

（二）檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，專(zhuān)業(yè)化程度低。與重點(diǎn)高校相比，地方高校檔案人員隊(duì)伍存在著年齡結(jié)構(gòu)老化、職稱(chēng)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不合理等一系列問(wèn)題。很多地方高校在制定人才引進(jìn)計(jì)劃時(shí)，為確保教學(xué)科研一線(xiàn)的人才需求，將引進(jìn)人才的指標(biāo)主要投向教學(xué)、科研崗位。部分地方高校甚至長(zhǎng)達(dá)多年沒(méi)有專(zhuān)業(yè)檔案管理人員的引進(jìn)指標(biāo)，導(dǎo)致檔案人員隊(duì)伍得不到及時(shí)的人員補(bǔ)充，人員年齡結(jié)構(gòu)、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)進(jìn)一步失衡。現(xiàn)有的專(zhuān)職檔案管理人員大多數(shù)是從學(xué)校其他管理或者教輔崗位調(diào)整的，缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)。學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的兼職檔案管理人員主要工作職責(zé)為文書(shū)、考勤、機(jī)要、辦公室工作和其他業(yè)務(wù)工作，兼職負(fù)責(zé)本單位檔案管理，無(wú)論是檔案管理業(yè)務(wù)水平和工作時(shí)間都是非常有限。與地方高校實(shí)驗(yàn)、工程、圖書(shū)情報(bào)、學(xué)報(bào)、財(cái)務(wù)等非教學(xué)系列專(zhuān)業(yè)技術(shù)崗位相比，檔案管理人員普遍存在著專(zhuān)業(yè)化程度低、學(xué)歷層次不高的問(wèn)題。

（三）檔案隊(duì)伍激勵(lì)機(jī)制不健全，職業(yè)發(fā)展空間小。檔案工作在地方學(xué)校管理中，與其他如教務(wù)、科技、研究生處等直接管理服務(wù)部門(mén)相比，檔案工作長(zhǎng)期充當(dāng)學(xué)校的配角，往往被邊緣化，檔案工作人員對(duì)學(xué)校和工作的認(rèn)同感不強(qiáng)，缺乏工作激情與創(chuàng)造力。從地位來(lái)看，地方院校一般以教學(xué)和科研為中心，學(xué)校在制定各種人才引進(jìn)計(jì)劃、進(jìn)修培訓(xùn)和福利待遇等方面的政策時(shí)，往往都向教學(xué)和科研人員傾斜。檔案工作人員一般被當(dāng)作學(xué)校的教輔人員，績(jī)效工資等待遇方面與一線(xiàn)教師相比有較大差距，加之教輔和管理崗位量化考核難度較大，檔案管理人員其工作績(jī)效、個(gè)人實(shí)際貢獻(xiàn)與收入分配上難以合理掛鉤，崗位價(jià)值得不到充分體現(xiàn)。此外，與教學(xué)和其他重要管理和教輔崗位相比，檔案管理人員職業(yè)生涯發(fā)展主要是職稱(chēng)評(píng)聘一個(gè)通道，個(gè)人進(jìn)步和上升的空間較少，在評(píng)先評(píng)優(yōu)、進(jìn)修培訓(xùn)、對(duì)外交流學(xué)習(xí)等方面的機(jī)會(huì)較少。由于得不到應(yīng)有的重視，一定程度挫傷了檔案工作者的工作積極性和創(chuàng)造性。

（四）檔案隊(duì)伍培訓(xùn)不足，難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要。目前地方高校由于領(lǐng)導(dǎo)和教職工對(duì)檔案工作普遍重視不夠，以及財(cái)力有限，很多地方高校的檔案工作仍然停留在傳統(tǒng)的手工文字文書(shū)檔案材料的簡(jiǎn)單整理歸檔層面，大部分電腦只用來(lái)做簡(jiǎn)單的檔案目錄的錄入打印。沒(méi)有建立本單位檔案管理信息化系統(tǒng)，以及數(shù)字化檔案歸檔、整理查詢(xún)系統(tǒng)，這在很大程度上影響著檔案工作歸檔和對(duì)教職工服務(wù)的水平。當(dāng)然這主要有兩個(gè)方面原因：一方面是由于對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足和財(cái)力限制；另外一方面，部分檔案工作人員自身對(duì)于信息技術(shù)以及相關(guān)先進(jìn)技術(shù)手段的接納性不夠，沒(méi)有能夠與時(shí)俱進(jìn)提升自身的綜合素質(zhì)和能力，難以適應(yīng)信息化背景下檔案工作需要。

信息化條件下檔案工作是一項(xiàng)需要不斷學(xué)習(xí)的專(zhuān)業(yè)性工作，對(duì)于檔案人員流動(dòng)性較大的高校專(zhuān)、兼職檔案人員來(lái)說(shuō)，培訓(xùn)工作更是必須的。由于地方學(xué)校工作以教育教學(xué)為中心，檔案工作未能引起足夠重視，與教學(xué)科研人員相比，檔案人員的進(jìn)修培訓(xùn)沒(méi)有納入教師培訓(xùn)規(guī)劃，致使檔案管理人員在進(jìn)修培養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)等方面機(jī)會(huì)少，質(zhì)量不高。長(zhǎng)此以往導(dǎo)致檔案管理人員業(yè)務(wù)能力技能得不到提高，難以適應(yīng)信息化現(xiàn)代檔案建設(shè)工作需要，仍然保持在按照傳統(tǒng)手工方式對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單立卷管理的水平上，更不用說(shuō)把握現(xiàn)代信息化檔案管理工作的新要求、新問(wèn)題，創(chuàng)造性地開(kāi)展檔案工作，為廣大師生員工提供全方位的檔案服務(wù)工作了。

三、地方高校檔案隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策分析

（一）提高對(duì)檔案隊(duì)伍建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前，地方高校檔案管理已步入網(wǎng)絡(luò)化、信息化的新時(shí)代，建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍已成為推動(dòng)地方高校檔案現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。首先，地方高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該更新觀念，把檔案管理及檔案隊(duì)伍建設(shè)工作提上重要的議事日程，思想上重視，認(rèn)識(shí)上提高，積極行動(dòng)起來(lái)，推動(dòng)檔案隊(duì)伍健康持續(xù)發(fā)展。其次，要加強(qiáng)檔案工作的宣傳，增強(qiáng)教職工的檔案工作意識(shí)，要利用特色館藏開(kāi)展室內(nèi)展覽、網(wǎng)絡(luò)展覽、流動(dòng)展覽，利用館藏編制紀(jì)念冊(cè)或制作紀(jì)念品，開(kāi)展檔案專(zhuān)題知識(shí)講座或知識(shí)競(jìng)賽等普及檔案知識(shí)。通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案查詢(xún)系統(tǒng)，及時(shí)快捷為廣大師生提供便捷的文件、電子檔案等查詢(xún)服務(wù)；同時(shí)，積極拓展高校檔案社會(huì)化服務(wù)，宣傳檔案工作取得的成績(jī)，提高社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)知度和認(rèn)可度，形成社會(huì)檔案意識(shí)。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化培養(yǎng)和建設(shè)。要科學(xué)制定檔案人才建設(shè)規(guī)劃，要把檔案人才隊(duì)伍建設(shè)與教師隊(duì)伍規(guī)劃放在同等重要位置，要科學(xué)核定檔案管理人員編制和崗位數(shù)，地方高校在編制有限的條件下可以通過(guò)專(zhuān)兼結(jié)合方式，科學(xué)核定專(zhuān)職檔案管理人數(shù)，在全校每個(gè)內(nèi)設(shè)部門(mén)配備1名兼職檔案管理人員，并建立專(zhuān)兼職檔案管理人員管理規(guī)章制度。對(duì)專(zhuān)職檔案管理人員，在有編制空缺的情況下，將其納入學(xué)校年度人才招聘計(jì)劃，通過(guò)招聘引進(jìn)優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)檔案管理人才。要積極引導(dǎo)檔案員走專(zhuān)業(yè)技術(shù)之路，檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，許多工作需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的工作積淀和經(jīng)驗(yàn)積累，因此，要做好檔案工作需要建設(shè)一支長(zhǎng)期穩(wěn)定從事檔案管理工作的檔案隊(duì)伍。要從事業(yè)發(fā)展大局出發(fā)，解決檔案涉及檔案干部的切身利益、職業(yè)生涯發(fā)展、經(jīng)濟(jì)待遇等實(shí)際問(wèn)題。想方設(shè)法使他們安心本職工作，走職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化發(fā)展的道路。如開(kāi)通兼職檔案管理人員參與檔案系列專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)定的通道，激勵(lì)他們的工作熱情等。同時(shí)，要探索適合檔案工作的用人提拔晉升機(jī)制，營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，使檔案工作能吸引人才、留住人才、發(fā)揮人才的潛能。

（三）完善激勵(lì)和利益分配機(jī)制，增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的動(dòng)力與活力。要充分調(diào)動(dòng)和激發(fā)兼職檔案人員的工作熱情和動(dòng)力，可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：第一，進(jìn)一步深化學(xué)校人事制度改革，強(qiáng)化政策引導(dǎo)，讓檔案人員與教學(xué)人員在編制和崗位設(shè)置、職稱(chēng)評(píng)審、績(jī)效工資分配等方面享受同等的待遇。為檔案工作人員創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境，為其職業(yè)生涯發(fā)展提供通道和平臺(tái)。第二，完善激勵(lì)和考核評(píng)價(jià)機(jī)制，科學(xué)制定崗位職責(zé)規(guī)范和目標(biāo)工作任務(wù)，建立量化清晰目標(biāo)責(zé)任考核辦法，將薪酬與工作業(yè)績(jī)、貢獻(xiàn)結(jié)合，向優(yōu)秀人才和關(guān)鍵崗位傾斜。第三，在做好日常檔案管理和建設(shè)工作的同時(shí)，積極通過(guò)多種途徑為師生提供檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)服務(wù)，加大檔案工作宣傳力度，讓廣大師生看到檔案工作取得的成績(jī)與其工作生活的關(guān)系，尤其檔案工作中愛(ài)崗敬業(yè)的先進(jìn)人物的事跡，形成廣大師生理解、尊重檔案工作和檔案人員的良好風(fēng)氣。第四，注意加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，地方高校檔案工作人員人數(shù)占主體的是兼職檔案人員，各類(lèi)基礎(chǔ)性檔案信息材料收集整理，主要依靠兼職檔案工作人員?？梢远ㄆ谡匍_(kāi)專(zhuān)兼職檔案人員工作會(huì)議，對(duì)工作突出、任務(wù)按時(shí)完成的兼職檔案員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和肯定，增加其工作動(dòng)力;在平時(shí)的工作中我們要加強(qiáng)與兼職檔案員的溝通，建立年度檔案工作例會(huì)制度，對(duì)年度檔案工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)等。

（四）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。檔案工作中，信息收集和處理數(shù)字化是每個(gè)檔案人員必備的素質(zhì)，信息管理和數(shù)字化處理包括：管理軟件操作、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案數(shù)字化處理等。想建設(shè)一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)熟練的檔案隊(duì)伍，地方院校必須要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作：一是加強(qiáng)檔案工作人員檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，通過(guò)到其他高校調(diào)研，組織專(zhuān)題學(xué)習(xí)、講座、專(zhuān)題研討等方式，增加工作的主動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí)。另外，要系統(tǒng)組織學(xué)習(xí)檔案管理學(xué)知識(shí)，對(duì)于一些新人，通過(guò)專(zhuān)題講座等方式講授檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能，以幫助他們迅速熟悉和做好工作。二是學(xué)校要安排檔案人員定期參加各種專(zhuān)題培訓(xùn)，聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)方面教師，進(jìn)行信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，讓檔案人員掌握檔案信息化的能力和技能。三是檔案工作人員繼續(xù)教育，結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際需要，針對(duì)不同層次的人員確定不同的培養(yǎng)目標(biāo)，以多種形式開(kāi)展繼續(xù)教育，全面提高學(xué)校檔案工作人員的學(xué)歷層次。