淺析信息化時代衛(wèi)生監(jiān)督辦公室文書檔案的收集和歸檔

文/山西省忻州市衛(wèi)生計生委衛(wèi)生監(jiān)督所 蘇東冬

文書檔案是單位歷史發(fā)展的回音壁，辦公室文書檔案是一個單位的歷史資源和信息資源。它關(guān)系著整個單位各項工作的順利進行。所以有必要利用大數(shù)據(jù)采用先進技術(shù)，對現(xiàn)有的文書檔案進行收集和歸檔。通過大數(shù)據(jù)分析來分享海量豐富的檔案信息，有層次推進檔案工作的改變，從而提升檔案工作效率。

一、衛(wèi)生監(jiān)督辦公室文書檔案收集和歸檔的現(xiàn)狀

（一）檔案意識淡薄。在單位諸多科室中，檔案室屬于二類科室，是屬于基礎(chǔ)管理工作，無法產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟效益，對單位的發(fā)展產(chǎn)生不了過多的影響力。特別是由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏信息化檔案建設(shè)意識，對人員的配置，資金的投入都有所欠缺。有的檔案管理人員并不是出自檔案管理專業(yè)或者相近專業(yè)，不僅專業(yè)知識缺乏，而且檔案管理的意識淡薄。另外對檔案室的資金投入較少?？傉J為買幾組檔案柜能夠放下檔案盒就可以了。這些都會導(dǎo)致文書檔案資料收集不齊全，整理也不夠規(guī)范化，從而影響辦公室甚至是整個單位的工作效率。

（二）信息化檔案管理機制不健全。辦公室檔案管理信息化建設(shè)中，存在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不完善，不統(tǒng)一的問題?，F(xiàn)階段國家缺乏相關(guān)的政策與法規(guī)來引導(dǎo)文書檔案信息管理，導(dǎo)致各部門難以實現(xiàn)文書檔案的共享。雖然衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)大部分地市都建設(shè)了數(shù)字檔案平臺，但由于缺乏數(shù)字檔案管理的意識以及管理機制不健全，所以帶來好多問題。數(shù)字檔案管理同紙質(zhì)檔案比較，在管理思路和方法上都有不同。數(shù)字檔案管理采用電子文件的方式進行檔案的收集和歸檔。需要更為嚴格的技術(shù)手段和管理措施。有些部門并沒有認識到電子文件管理數(shù)字檔案給檔案管理工作帶來的便捷。往往還繼續(xù)沿用以往檔案管理的方法。加上機制不健全，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不嚴和內(nèi)部組織無法滿足檔案管理的要求，這些都成為檔案信息化建設(shè)推進的障礙。

（三）檔案管理人員專業(yè)知識不足。信息化時代，檔案管理要求管理人員要有一定的專業(yè)素質(zhì)。數(shù)字檔案室包括軟件和硬件部分，檔案人員不僅要掌握計算機和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)知識，熟練操作檔案管理系統(tǒng)，還需要配備軟件和硬件的維護人員。目前衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)偏老偏少，對于檔案管理知識基本上還是沿用過去的知識體系，對計算機知識只是一知半解，甚至有的連最起碼的電腦打字都不會，更不用說高端的檔案目錄和檔案全文的掛接問題。特別是在面對海量的辦公室文書檔案的收集歸檔問題時，在紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換的過程中，工作量十分龐大，急需要考驗檔案人員是否有過硬的計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)及責(zé)任心。尤其是在檔案的掃描轉(zhuǎn)換階段，更需要檔案人員謹慎認真嚴格控制，保證檔案目錄和檔案內(nèi)容的正確掛接。當(dāng)下山西省衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)除了部分大的地市，如像太原市、晉中市等數(shù)字檔案室建設(shè)的比較成熟以外，其他地市仍以紙質(zhì)檔案的管理為主。對于數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用管理和維護方面還需要進一步加強。

（四）檔案信息安全隱患問題。文書檔案在收集和歸檔時，要應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)是大數(shù)據(jù)時代檔案信息活動的基礎(chǔ)，也是風(fēng)險源頭和傳播媒介。檔案信息安全的風(fēng)險集群性使傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全難以應(yīng)對驟增的安全風(fēng)險。其次是數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，數(shù)據(jù)安全涉及檔案信息的保密性、真實性、完整性等方面。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下由于檔案數(shù)據(jù)的多源特點。采集的數(shù)據(jù)可能不夠完整。或是人為偽造的不真實數(shù)據(jù)，這會破壞其可信性。第三當(dāng)檔案管理方式發(fā)展到數(shù)據(jù)平臺階段，平臺安全風(fēng)險也會產(chǎn)生，以及后續(xù)的檔案管理還存在服務(wù)安全風(fēng)險。由于服務(wù)方式轉(zhuǎn)變會促使檔案數(shù)據(jù)平臺上產(chǎn)生大量的用戶數(shù)據(jù)。

（五）資金投入問題。數(shù)字檔案室的建設(shè)，在硬件設(shè)備庫館藏資源庫和電子檔案接收、數(shù)據(jù)線上線下傳輸平臺建設(shè)等方面，都需要大量的資金投入，如果沒有充足的投入，后續(xù)的建設(shè)都是空談。就目前情況來看，衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)在數(shù)字檔案室建設(shè)的業(yè)務(wù)經(jīng)費投入上非常有限，通常這些經(jīng)費只能夠維持最基本的檔案室日常的開展。想要在硬件投入方面開展工作有著很大的困難。

二、信息化時代衛(wèi)生監(jiān)督辦公室文書檔案收集與歸檔的新探索

（一）更新工作理念，加強檔案管理工作意義。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案室的重視程度，直接關(guān)系著數(shù)字檔案室的進度。通過宣傳讓其認識到檔案信息數(shù)字化管理的重要意義。加大對數(shù)字檔案室資金設(shè)備人員的投入。同時還需要得到全體干部職工的支持，以多種形式開展《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)的宣傳教育活動。轉(zhuǎn)變思想，所有人員自覺及時地向辦公室移交在執(zhí)法過程中形成的檔案資料，不斷規(guī)范工作流程與制度，提升文書檔案信息化管理水平。

（二）完善信息化檔案室管理的相關(guān)制度。規(guī)范檔案管理流程和行為的重要內(nèi)容就是要用制度建設(shè)來保證數(shù)字的建設(shè)。建立和健全各數(shù)字檔案管理制度，使數(shù)字檔案管理和建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。制定數(shù)字檔案室建設(shè)方案，對檔案室的內(nèi)涵、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、信息安全給出明確規(guī)定，制定檔案信息保密制度，檔案查詢使用說明，檔案利用權(quán)限設(shè)置，利用流程等。同時規(guī)范檔案的網(wǎng)絡(luò)使用，實現(xiàn)全部過程的數(shù)字檔案管理。

（三）提高檔案人員綜合素質(zhì)，強化檔案管理隊伍。信息化時代，要求檔案管理人員除了掌握其管理的基本知識之外，還需要具備計算機知識和網(wǎng)絡(luò)知識，熟練使用數(shù)字檔案系統(tǒng)，熟練運用業(yè)務(wù)技能，提升文書檔案管理工作水平。還要有良好的創(chuàng)造能力和創(chuàng)新的管理方式，滿足檔案數(shù)字管理的工作要求。由于數(shù)字檔案管理不同于傳統(tǒng)的管理方式，在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員主要負責(zé)檔案的存取和保存，而數(shù)字檔案管理，需要了解數(shù)字檔案的形成過程，了解電子文件具有的價值，利用相應(yīng)的技術(shù)，對電子文件信息進行管理，完成信息收集篩選建檔和歸檔等操作技術(shù)。為適應(yīng)信息化時代，要求檔案人員不斷地學(xué)習(xí)，以自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，同時落實激勵機制，激發(fā)工作熱情，加大工作考核力度。檔案人員也要加強主動交流與分享經(jīng)驗?zāi)軌虺浞掷镁W(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代通信等高科技手段，逐步增加檔案部門與檔案人員的信息來源。從整體上提升檔案管理人員的素質(zhì)更加高效地開展工作，不斷提升文書檔案信息化管理水平。

（四）建立健全檔案信息安全保障體系。大數(shù)據(jù)應(yīng)用使檔案信息安全面臨更多的技術(shù)和管理風(fēng)險，在檔案信息資源共享之前面臨的安全問題主要是檔案實體的安全，檔案數(shù)字化后，檔案資源共享就會面臨網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，所以在互連互通的過程中必須從多方面著手。首先法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的建立是風(fēng)險防范的基礎(chǔ)，有助于從頂層厘清各方權(quán)責(zé)利關(guān)系。從制度方面管理制定系統(tǒng)的操作性強的信息安全管理制度，明確安全責(zé)任，完善共享省查制度。其次，數(shù)據(jù)驅(qū)動是風(fēng)險防范的動力，可以由機器根據(jù)數(shù)據(jù)直接決策。檔案部門應(yīng)視數(shù)據(jù)為資產(chǎn)，以數(shù)據(jù)流動帶動人流、物流、技術(shù)流、資金流等各方資源的合理配置和科學(xué)運轉(zhuǎn)。確保檔案信息安全管理的可視可控精準(zhǔn)高效。

（五）加強辦公室文書檔案數(shù)據(jù)的管理和質(zhì)量控制。檔案數(shù)字化需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。數(shù)字檔案室最基本的設(shè)備儀器有：計算機、服務(wù)器、局域網(wǎng)、掃描儀。這些設(shè)備準(zhǔn)備齊全，安裝正常后，就可以進行檔案管理軟件的安裝，軟件安裝完成后，經(jīng)軟件安裝技術(shù)人員培訓(xùn)后即可上崗操作。首先是電子文檔的收集，通過掃描儀和數(shù)碼相機等介質(zhì)物將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔。文檔格式一般為pdf文件或圖片jpg格式。其次電子文檔的整理也就是分類和歸檔，分類時，按照門類設(shè)置增加電子文檔，填制案卷目錄。自動生成檔號上傳原文，然后對文檔進行歸檔保管，根據(jù)文檔內(nèi)容設(shè)置密級等級。在此過程中，做好檔案數(shù)據(jù)的管理和質(zhì)量控制，降低檔案數(shù)據(jù)的差錯率，保證檔案數(shù)據(jù)的有效利用。確保檔案鑒定、掃描目錄錄入、質(zhì)量檢查、目錄與內(nèi)容掛接的安全性。設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻，并做好檔案信息的備份，保證檔案數(shù)據(jù)的安全，也有利于檔案信息的資源共享。

總之在這信息化時代，衛(wèi)生監(jiān)督辦公室文書檔案的收集與歸檔，首先要建設(shè)數(shù)字化檔案室。通過利用電子計算機對電子檔案進行收集、整理、保管、利用。達到信息數(shù)據(jù)資源共享。其次，檔案作為最真實最原始最可靠的信息資源，數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展為其傳播與共享提供了現(xiàn)代化的可靠平臺。對于促進衛(wèi)生監(jiān)督各項事業(yè)的發(fā)展，維護人民群眾的根本利益具有重要意義。