核電企業(yè)文檔一體化管理策略探討

文/山東核電有限公司 魏志成

文檔一體化就是結(jié)合文件、檔案管理的需要，對(duì)文件的生成、辦理、歸檔等進(jìn)行全過(guò)程的管理。近些年來(lái)，信息科技水平不斷推進(jìn)，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，文檔工作也逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化管理，從而滿足核電企業(yè)的發(fā)展需要。

一、核電企業(yè)文檔管理的特點(diǎn)

在核電企業(yè)中，相關(guān)信息以文檔管理為紐帶，順利形成核電檔案，文檔管理的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）文件材料分散。在核電企業(yè)建設(shè)中，首先需要對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行論證，對(duì)建設(shè)地址的地質(zhì)災(zāi)害情況進(jìn)行評(píng)估，其對(duì)核電事業(yè)的進(jìn)步、國(guó)家政策等產(chǎn)生重要的影響。對(duì)于核電項(xiàng)目而言，其立項(xiàng)工作有分散性，因此相關(guān)文件分布在零散的人手中，使得核電項(xiàng)目立項(xiàng)之后，相關(guān)文檔材料的歸檔工作等也會(huì)遇到困難。

（二）文檔管理難度大。核電企業(yè)的項(xiàng)目工程需要長(zhǎng)時(shí)間的建設(shè)，并且項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中涉及很多建設(shè)單位，供貨單位數(shù)量多，簽訂的合同也有數(shù)百個(gè)。但是核電企業(yè)的文檔部門管理人員數(shù)量不足，要使核電工程項(xiàng)目建設(shè)中施工、設(shè)備供應(yīng)、安裝、調(diào)試等環(huán)節(jié)的文檔工作全面的處理，其難度是比較大的。當(dāng)前核電企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)一般都是總包管理的方法，將項(xiàng)目進(jìn)行分包，從而使核電企業(yè)的文檔管理壓力得到緩解。

（三）文檔數(shù)量多，技術(shù)保密性強(qiáng)。核電的技術(shù)含量是比較高的，核電項(xiàng)目建設(shè)需要積極創(chuàng)新。核電項(xiàng)目建設(shè)之后，涉及的檔案文件材料數(shù)量巨大，文檔材料中包含的材料信息也是高度保密的。

（四）檔案文件長(zhǎng)期利用。在核電企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)中，項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到竣工完成的過(guò)程中包含大量的材料信息，這些檔案文件材料是核電檔案的基礎(chǔ)性內(nèi)容，能夠?yàn)楹穗娬镜倪\(yùn)行、檢修等工作提供科學(xué)的依據(jù)，并逐步形成新的檔案文件資料。

二、核電企業(yè)文檔一體化管理策略

為使核電企業(yè)文檔實(shí)現(xiàn)一體化管理，需要做好文件產(chǎn)生到保存銷毀全過(guò)程的工作，通過(guò)做好人方面的工作，全面提高核電企業(yè)文檔一體化管理效果。

首先，做好文件產(chǎn)生到保存銷毀全過(guò)程的工作。要建設(shè)良好的文檔管理平臺(tái)，核電項(xiàng)目建設(shè)中涉及很多參建單位，因此要建立辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，文件辦理結(jié)束后將其歸檔到文檔管理系統(tǒng)中。建立文檔管理平臺(tái)時(shí)，需要將檔案管理的要求融入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，使文件的辦理、歸檔管理能夠有效結(jié)合，從而使文件的產(chǎn)生、保存、銷毀全過(guò)程管理有好的條件。與此同時(shí)，文件形成主要涉及文件的有效性、編碼管理。如今信息技術(shù)發(fā)展，辦公逐步實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，通過(guò)電子簽名技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子文件管理。為提高文檔管理的效果，需要有效地控制電子文件的審批，從而使電子文件更加有效。在核電企業(yè)管理中，文件編碼體系是重要的內(nèi)容，文件編碼就是從電子文件形成開始對(duì)文檔進(jìn)行管理。此外，核電企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間是比較長(zhǎng)的，參建單位多，檔案數(shù)量也比較龐大，因此給文檔管理工作帶來(lái)了極大的難度。核電企業(yè)的文檔工作需要轉(zhuǎn)變歸檔方法，要提前做好規(guī)劃和計(jì)劃，收集工作需要前后交叉進(jìn)行。

其次，做好人的方面的工作。核電企業(yè)文檔管理與傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)薄弱不同，其人才隊(duì)伍比較專業(yè)，并且團(tuán)隊(duì)之間能夠有效地配合，其優(yōu)勢(shì)是比較明顯的。

核電企業(yè)的檔案管理部門要有專業(yè)的信息團(tuán)隊(duì)和文檔管理隊(duì)伍，更好地促進(jìn)電子文件進(jìn)步。建立信息化平臺(tái)與管理模板，保證滿足用戶二次開發(fā)需要，其人才隊(duì)伍中主要涉及專業(yè)的信息技術(shù)人員。文檔管理團(tuán)隊(duì)中主要包括多樣化的人才，如情報(bào)、檔案、圖書等人才，同時(shí)強(qiáng)化其英語(yǔ)知識(shí)能力。

由于核電工程項(xiàng)目的建設(shè)單位比較多，建設(shè)周期長(zhǎng)，產(chǎn)生的文檔數(shù)量也比較多，單靠一兩個(gè)人是無(wú)法對(duì)文檔進(jìn)行管理的，所以需要在隊(duì)伍配備上實(shí)行“文控+檔案員”的模式。建設(shè)核電項(xiàng)目前期文件工作比較多，在文檔一體化管理過(guò)程中，文控人員處于主導(dǎo)地位，檔案人員輔助，由文控人員落實(shí)檔案工作的前端管理，檔案人員負(fù)責(zé)文件的歸檔與收集。核電項(xiàng)目建設(shè)后期，文件歸檔工作也達(dá)到最高峰，在一體化管理中，檔案人員處于主導(dǎo)地位，文控人員輔助，二者共同配合使檔案科學(xué)的整理并有效的專項(xiàng)驗(yàn)收。

對(duì)于核電企業(yè)文檔管理而言，其是有特殊性的，“文控+檔案員”的管理方法能夠在執(zhí)行中分割文檔一體化。提高工作人員的素質(zhì)與專業(yè)化水平，強(qiáng)化其檔案專業(yè)以及文檔管理系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用能力，并加強(qiáng)文控人員與檔案人員之間的溝通交流，使其能夠順利實(shí)現(xiàn)角色轉(zhuǎn)換，并強(qiáng)化其技能水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在核電企業(yè)中，文檔工作管理是極為重要的，檔案的管理工作要注重其專項(xiàng)驗(yàn)收與日常的查閱。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提高，文檔一體化管理也注重對(duì)電子文件的管理和前期控制，要做好文件產(chǎn)生到保存銷毀全過(guò)程的管理工作，還需要強(qiáng)化人員水平，通過(guò)這些方面的努力順利實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理效果，更好地為核電企業(yè)發(fā)展服務(wù)。