公共資源交易項目檔案的管理與發(fā)展

文/肇慶市公共資源交易中心 李佩英

現(xiàn)階段，全國范圍內(nèi)均在積極開展公共資源交易平臺整合工作，其重點就是“統(tǒng)一服務(wù)平臺、統(tǒng)一制度規(guī)則、統(tǒng)一信息共享、統(tǒng)一專家資源”，在公共資源交易平臺中逐漸加入一些分散項目，包括工程建設(shè)項目招投標(biāo)、土地使用權(quán)與礦業(yè)權(quán)出讓、國有產(chǎn)權(quán)交易、政府采購等，最終讓“平臺之外無交易”的目標(biāo)順利實現(xiàn)。而不斷整合的公共資源交易平臺，也以較高的標(biāo)準(zhǔn)來要求公共資源交易項目檔案管理工作，所以對公共資源交易項目檔案的管理與發(fā)展展開探討具有重要意義。

一、公共資源交易項目檔案管理分析

（一）完善檔案工作制度，明確檔案收集范圍。“沒有規(guī)矩不成方圓”，公共資源交易項目檔案管理必須有工作制度來約束和指導(dǎo)，才能保障項目檔案管理工作順利開展。項目檔案工作制度應(yīng)明確歸檔范圍、時間與質(zhì)量要求，確定檔案保管期限，規(guī)范檔案資料整理編號辦法，制定鑒定規(guī)則、統(tǒng)計方法和借閱制度，并明確各部門職責(zé)。按照“誰代理，誰立卷，誰移交”的原則，確定立檔資料的收集范圍，包括初步設(shè)計概算審批材料、交易事項核準(zhǔn)審定材料、委托中介或自行招標(biāo)核準(zhǔn)材料、項目評審材料、資產(chǎn)評估及拍賣材料、交易過程形成的各種材料、合同文本、投訴舉報與案件查處材料、標(biāo)后監(jiān)查材料、不良行為記錄及公示材料等必不可少的資料一定要收集歸檔。

（二）抓住重點，注重實效，提高利用價值。在檔案工作中不分主次，眉毛胡子一把抓，就不能突出重點，提高利用價值。根據(jù)歷年招投標(biāo)檔案調(diào)閱利用發(fā)現(xiàn)，許多利用取證材料都需要從完整、有效、可用檔案資料中挖掘出來。如果檔案的真實性、完整性、有效性不充分，檔案資料的實證性就存在疑問。例如開標(biāo)工程資料必須為原件，招標(biāo)代理合同、中標(biāo)人投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書不能以復(fù)印或掃描件代替，項目驗收檔案必須有單位蓋章、負(fù)責(zé)人簽字、日期填寫等。

（三）嚴(yán)明項目歸檔責(zé)任，嚴(yán)肅處理違規(guī)違紀(jì)。公共資源交易項目立檔責(zé)任人負(fù)有收集、整理、立卷、裝訂、移交的責(zé)任，代理招標(biāo)或采購的機(jī)構(gòu)在檔案工作中出現(xiàn)問題，應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，例如扣分或暫停代理業(yè)務(wù)，相關(guān)人員在工作中違規(guī)違紀(jì)，應(yīng)按相關(guān)決定進(jìn)行處理；代理機(jī)構(gòu)表現(xiàn)良好應(yīng)予加分或通報表揚(yáng)，相關(guān)人員表現(xiàn)突出應(yīng)給予精神與物質(zhì)獎勵。

（四）嚴(yán)抓保密工作，確保檔案安全。首先，所有參與檔案工作的專職或兼職人員均應(yīng)簽訂《項目檔案保密協(xié)議》，以增強(qiáng)他們的保密意識。其次，嚴(yán)格執(zhí)行項目檔案調(diào)閱審批制度，原則上項目檔案不得外借，調(diào)閱人員必須填寫登記表，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后才允許調(diào)閱。再次，嚴(yán)格執(zhí)行進(jìn)出庫房登記制度，只有特定工作人員才準(zhǔn)許進(jìn)入庫房，并且獲許進(jìn)入庫房的人員應(yīng)將手機(jī)、相機(jī)、U盤等隨身用品交由指定人員保管，避免私拍和記錄檔案資料。

二、公共資源交易項目檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”項目檔案管理發(fā)展

當(dāng)前，快速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相應(yīng)推動了公共資源交易行業(yè)的發(fā)展，為保證其可持續(xù)發(fā)展的順利實現(xiàn)，立足于公共資源交易平臺整合，對電子化招標(biāo)加強(qiáng)發(fā)展就顯得很有必要，而這樣做主要是因為有效整合的交易平臺與不斷增多的進(jìn)場交易項目，讓實際的發(fā)展需求已無法再從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中得到滿足。而這就需要對“互聯(lián)網(wǎng)+”的項目檔案管理予以大力發(fā)展，具體需做好以下幾方面：一是加強(qiáng)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)，同時以互聯(lián)網(wǎng)平臺為媒介慢慢向電子化管理過渡。二是公共資源交易監(jiān)管部分在向電子化操作過渡時，需對同級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)予以重視。三是鑒于公共資源交易項目和項目檔案數(shù)量繁多，因此在對項目檔案電子化所需設(shè)備進(jìn)行采購時，一定要把部分高配置設(shè)備作為優(yōu)先選擇對象，特別是在有電子光盤時，一定要以檔案及光盤為主，如此方可長時間保存電子檔案。四是項目檔案電子化管理可將招標(biāo)的方式利用起來，選擇具有較好檔案管理資質(zhì)的企業(yè)，進(jìn)而選出專業(yè)人員來管理檔案，從而提高電子化項目檔案管理水平。五是“互聯(lián)網(wǎng)+”項目檔案管理的實現(xiàn)，主要是慢慢將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化項目檔案管理摒棄，進(jìn)一步應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)。傳統(tǒng)的項目檔案管理主要利用存檔機(jī)構(gòu)對項目檔案進(jìn)行存檔，完成方式以人工為主；而“互聯(lián)網(wǎng)+”項目檔案管理模式則利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦理，促進(jìn)項目檔案利用效果的提高，簡化調(diào)檔環(huán)節(jié)，從而降低了經(jīng)濟(jì)成本、工作時間和查找難度。

三、結(jié)語

深入推進(jìn)的公共資源交易市場化改革，使得統(tǒng)一的公共資源交易平臺正在慢慢建立中，由此也將更多的發(fā)展與變革機(jī)會帶給了公共資源交易項目檔案工作，面對日益增多的項目門類與增大的數(shù)量，就必須加強(qiáng)管理項目檔案，促進(jìn)檔案管理的水平，切實將公共資源交易項目檔案的作用發(fā)揮出來。