大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探究

文/石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院 王福辰

大數(shù)據(jù)背景下，檔案服務(wù)將實(shí)現(xiàn)多樣化、便捷化、高效化的數(shù)據(jù)利用。以信息化為基礎(chǔ)，大數(shù)據(jù)運(yùn)用到檔案工作中，在檔案利用服務(wù)中，實(shí)現(xiàn)檔案工作和大數(shù)據(jù)常態(tài)化發(fā)展，有利于促進(jìn)檔案服務(wù)又好又快地開展。因此，深挖大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵，促進(jìn)檔案服務(wù)工作是信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)。

一、大數(shù)據(jù)給檔案利用服務(wù)工作帶來的機(jī)遇

（一）有利于信息化時(shí)代社會(huì)檔案觀的普及。將大數(shù)據(jù)和檔案工作有效聯(lián)系起來進(jìn)一步深挖檔案工作的價(jià)值。從宏觀來講，檔案的利用者是固定的，但是人們?cè)趯?shí)際的利用過程中只是關(guān)心自己所需要的檔案部分，而其他的有關(guān)零散的檔案信息利用價(jià)值卻被人們所忽視了。這是在檔案服務(wù)利用中的缺失，但是在大數(shù)據(jù)背景下，能夠?qū)n案的利用服務(wù)工作帶來更直接、更有效的方法，新技術(shù)和新方法的使用造成技術(shù)上的革新，通過大數(shù)據(jù)分析，能夠強(qiáng)化檔案分析，挖掘檔案中必要的數(shù)據(jù)信息，避免傳統(tǒng)檔案中尋找信息的結(jié)果。增強(qiáng)公眾對(duì)大數(shù)據(jù)的實(shí)際利用效率，根據(jù)自己的需求精確找到檔案中的信息，在檔案的利用中發(fā)現(xiàn)檔案的價(jià)值。對(duì)于檔案觀在社會(huì)中的推廣具有積極的促進(jìn)作用。

（二）有利于處理多種載體類型的檔案。大數(shù)據(jù)背景下，檔案的服務(wù)和利用相比傳統(tǒng)檔案工作有了革命性的進(jìn)步。依托信息化的電子檔案出現(xiàn)以后，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案數(shù)字化歸檔，不僅將各類檔案統(tǒng)一到信息化的處理中，實(shí)現(xiàn)了檔案保存優(yōu)勢(shì)和利用優(yōu)勢(shì)。規(guī)避了傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)中的弊端。

（三）有利于檔案的管理。通過傳統(tǒng)檔案信息化進(jìn)程，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的及時(shí)性。由于信息時(shí)代數(shù)字化的傳輸速度增長(zhǎng)，想及時(shí)處理來自于服務(wù)中的各種海量數(shù)據(jù)，保證檔案利用的及時(shí)性，在傳統(tǒng)檔案的服務(wù)利用中是絕對(duì)不現(xiàn)實(shí)的，但是有效利用大數(shù)據(jù)傳輸和管理，促進(jìn)檔案管理工作的及時(shí)性；大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效處理檔案利用服務(wù)中的海量數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效分析，確保檔案利用的效率。大數(shù)據(jù)可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)化的特征，準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)兼容，進(jìn)而提高傳統(tǒng)的電子文件管理效率。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案利用服務(wù)發(fā)展的策略

（一）采取先進(jìn)的技術(shù)，不斷提升檔案利用服務(wù)的效率。大數(shù)據(jù)為檔案的利用服務(wù)帶來了形式多樣、精準(zhǔn)明確的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。因此在具體工作中要及時(shí)更新現(xiàn)有技術(shù)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，確保在檔案利用服務(wù)中能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地查閱到客戶所需要的信息。因此，要不斷強(qiáng)化大數(shù)據(jù)先進(jìn)技術(shù)帶來的獲取、分析和挖掘信息的能力，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的整體構(gòu)建；同時(shí)利用大數(shù)據(jù)分析來不斷挖掘有用的信息技術(shù)。數(shù)據(jù)的挖掘是為了有效幫助檔案的使用者能夠從大量的信息資源中精確獲取與自身實(shí)際相匹配的信息。通過大數(shù)據(jù)分析可以對(duì)檔案中的具體信息進(jìn)行有效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，從復(fù)雜的檔案信息中尋找出所需要的信息資源。這個(gè)過程是一個(gè)極其復(fù)雜的過程，需要經(jīng)過精確的統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，在分析檔案信息的時(shí)候縮小數(shù)據(jù)庫(kù)范圍，精確高效地找出數(shù)據(jù)中隱含的信息。

（二）建立有效的機(jī)制，提高檔案服務(wù)運(yùn)作保障。大數(shù)據(jù)在檔案利用中是通過數(shù)據(jù)的聚集、分析來獲取用戶所需要的信息。但是目前各個(gè)企業(yè)、單位間的信息數(shù)據(jù)并不是共享的，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、信息公開，建立和完善有效的信息管理機(jī)制是必不可少的。通過固定的機(jī)制加強(qiáng)檔案信息的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息完整。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)信息的失真一直是大數(shù)據(jù)建設(shè)的短板，這就需要通過相關(guān)規(guī)范來不斷加強(qiáng)檔案管理者的素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理理念，建立健全大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)利用體系。另外，傳統(tǒng)的電子檔案管理檔案膨脹的問題嚴(yán)重影響了檔案提供的有用信息。在傳統(tǒng)的電子文件管理中出現(xiàn)檔案管理膨脹的原因在于儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)資源的分配形式不合理，直接導(dǎo)致了在系統(tǒng)中的分析運(yùn)用不靈活。然而數(shù)據(jù)技術(shù)框架下能夠有效的處理好電子文件管理的靈活性的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠快速處理好資源內(nèi)部膨脹的問題，能夠準(zhǔn)確配置信息化背景下數(shù)字檔案管理的需要，提升檔案服務(wù)利用的效率。

（三）數(shù)字化的檔案管理能夠更好地提供檔案服務(wù)。傳統(tǒng)文件、電子文件、數(shù)字檔案是檔案發(fā)展的階段，其中數(shù)字化的檔案是在大數(shù)據(jù)背景下出現(xiàn)的新型檔案管理模式。其中與傳統(tǒng)文件的最大區(qū)別在于：依賴網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)性強(qiáng)、信息的可變性多樣，但是也具有明顯的優(yōu)勢(shì)，多種數(shù)據(jù)信息高度集成和信息利用的高度密集靈活等，能夠更好地為人們服務(wù)。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，必須保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定，增強(qiáng)數(shù)字檔案開發(fā)的能力，實(shí)現(xiàn)檔案的高度歸集，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立利用服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，只有在豐富的大數(shù)據(jù)庫(kù)中，才能充分展示大數(shù)據(jù)檔案利用的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)要培養(yǎng)專業(yè)的人才，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)利用中的數(shù)據(jù)分析，把大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)充分展示出來。

三、結(jié)語

在信息化高度發(fā)展的時(shí)代，幾乎所有的競(jìng)爭(zhēng)都逐漸轉(zhuǎn)化為資源和數(shù)據(jù)的競(jìng)爭(zhēng)。只有充分掌握先進(jìn)的資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)開發(fā)，才能實(shí)現(xiàn)更大的價(jià)值。大數(shù)據(jù)的使用不斷為檔案管理提供了新的方法，而且能夠推動(dòng)檔案利用服務(wù)的升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)又好又快地發(fā)展。