單位檔案規(guī)范化管理模式的探究

文/內(nèi)蒙古烏蘭察布市婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 李國芳

檔案材料客觀真實地記錄了單位過去的發(fā)展歷程，是開展各項工作的重要標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)，推進檔案規(guī)范化管理對于本單位的健康發(fā)展具有非常重要的意義。從當(dāng)前的實際情況而言，單位檔案管理工作依舊存在很多漏洞和問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率難以提升，檔案管理水平較低，在很大程度上影響到檔案材料的開發(fā)利用。在今天這樣一個飛速發(fā)展的時代，各單位要確保自身的持續(xù)健康發(fā)展，應(yīng)當(dāng)真正意識到檔案規(guī)范化管理的重要性，通過科學(xué)合理的方法促進檔案利用效率的提升。

一、單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）檔案信息材料收集的規(guī)范化。檔案材料收集屬于單位檔案管理的切入點，在很大程度上影響到檔案管理工作效率，準(zhǔn)備完善的檔案材料能夠確保單位檔案管理活動的有序開展。若檔案信息材料收集不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，則會對后續(xù)工作的開展帶來非常大的影響，如檔案材料的整理、編目、保管等。在對檔案材料進行收集以前，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)和其他各部門積極溝通，清楚檔案材料收集的主要內(nèi)容與具體流程，對實際工作中形成的各種文件材料交由文書部門處理。

（二）檔案材料整理的規(guī)范化。單位檔案材料的整理活動是指把收集到的各類文件材料進行分類組合、重新編制等，讓檔案材料更加條理化。檔案整理是確保檔案開發(fā)利用工作有序開展的重要保障，若檔案整理工作不科學(xué)，就無法客觀反映檔案內(nèi)容，給后期的開發(fā)利用效率帶來影響。檔案整理的規(guī)范化有助于提升檔案管理質(zhì)量，在對檔案材料進行整理的過程中，必須要對檔案材料的完整性進行提前查驗，再通過合理的方式進行整理。

（三）檔案鑒定的規(guī)范化。檔案材料的存放時限一般來說是以其實際價值來判斷，對不存在開發(fā)利用價值以及保存期限已滿的檔案應(yīng)當(dāng)予以銷毀處理。特別是社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，單位檔案材料日益增多，若不能夠第一時間對其進行鑒定、歸檔，則很容易對單位各項工作的開展帶來影響。檔案材料鑒定往往是判斷該檔案資源的開發(fā)利用是否有助于單位發(fā)展，檔案是否存在后續(xù)的利用價值等，這是必須要重視的一個環(huán)節(jié)。

（四）檔案保管的規(guī)范化。檔案保管工作直接決定了其后期利用效率。檔案保管與整個檔案管理工作緊密聯(lián)系，保管較好的檔案材料其使用壽命較長，而如果不科學(xué)保管，則會影響到檔案的后期利用。因此在開展這項工作的過程中，必須主動和其他部門溝通聯(lián)系，重視一切細(xì)節(jié)工作，做好對重要檔案的保護。

二、單位檔案規(guī)范化管理的意義

（一）檔案規(guī)范化管理能夠助推單位的持續(xù)健康發(fā)展。但是管理不單單是對單位內(nèi)部職工相關(guān)信息和工作成果的記錄，同時也是單位各項戰(zhàn)略發(fā)展決策制定的依據(jù)。檔案規(guī)范化管理水平能夠直接決定單位內(nèi)部管理水平。檔案規(guī)范化管理的落實程度直接關(guān)系到單位是否可以作出科學(xué)的決策。所以，進一步促進單位檔案規(guī)范化管理水平的提升，努力開展好檔案資源的管理、開發(fā)、利用工作，樹立現(xiàn)代化的管理理念，不斷深入思考探索新時期下的檔案管理方法，才能夠真正確保檔案材料能夠如實反映出單位的實際發(fā)展情況，助推單位的持續(xù)健康發(fā)展，促進自身競爭力的不斷提升。

（二）檔案規(guī)范化管理能夠為單位內(nèi)部管理活動的科學(xué)開展帶來非常重要的參考依據(jù)。單位檔案材料往往是在其自身發(fā)展過程中所取得的成果經(jīng)驗的綜合，反映了單位自身發(fā)展的整個過程。借助于規(guī)范化的檔案管理，對檔案材料深入挖掘，高效開發(fā)利用，可以為單位內(nèi)部管理工作的科學(xué)開展帶來很大的幫助。另外，單位檔案資源是其自身建設(shè)發(fā)展的客觀記錄，也是內(nèi)部各部門開展各項工作時形成的重要文件，必須要引起充分重視，進一步發(fā)揮出檔案資源的真正價值。

三、單位檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）檔案規(guī)范化管理重視不夠。單位檔案規(guī)范化管理可以說是社會發(fā)展的必然要求，可以促進單位自身發(fā)展，提升各項工作業(yè)務(wù)的開展效率，然而從現(xiàn)階段國內(nèi)單位檔案管理工作的實際情況而言，大部分單位管理者并未真正意識到規(guī)范化管理的重要意義，覺得將更多的人力物力財力放到檔案工作上是浪費時間，不能為單位帶來實際的效益，所以常常忽略了檔案管理工作。雖然一些單位內(nèi)部建立了較為完善的檔案管理制度，然而在實踐中卻并未真正貫徹落實，檔案管理的規(guī)范化程度不足，常常出現(xiàn)問題，影響了檔案工作的高效開展。

（二）檔案管理制度缺乏規(guī)范化。從目前單位檔案管理工作的具體情況而言，一部分單位已經(jīng)制定了相對完善的檔案管理制度，甚至還有很多單位把檔案管理工作擺在單位內(nèi)部管理的重要位置。然而依舊有少數(shù)單位忽略了制度建設(shè)的重要性，忽略了管理制度的規(guī)范化和科學(xué)化，檔案管理工作人員在實際工作中沒有落實相關(guān)制度規(guī)定，管理活動不規(guī)范，內(nèi)部各部門之間并未積極溝通合作，導(dǎo)致檔案管理工作的執(zhí)行力不高，雖然有了制度但依舊是“紙上談兵”。

（三）電子檔案管理工作滯后。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時代下，單位檔案規(guī)范化管理要求進一步推進信息化建設(shè)，過去的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時期的要求，很多紙質(zhì)檔案開始被電子檔案所代替。在這樣的形勢下，一些單位卻尚未建立較為系統(tǒng)化的檔案信息管理系統(tǒng)，對于檔案信息管理所需要的軟硬件設(shè)備投資力度不夠，相關(guān)設(shè)備設(shè)置不健全，電子檔案管理工作相對滯后。

（四）檔案管理模式不規(guī)范?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶動了各行業(yè)各領(lǐng)域工作的創(chuàng)新，和過去的檔案管理模式相比，新時期的檔案管理活動更加依賴于現(xiàn)代技術(shù)。然而在技術(shù)創(chuàng)新的過程中，單位檔案管理活動卻暴露出了很多問題，傳統(tǒng)的管理模式不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，這是單位檔案管理存在的主要問題。一些檔案管理人員在實際工作中依舊選擇過去的工作方法，并未真正應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作效率難以提升，管理模式不規(guī)范直接制約了單位檔案材料的高效開發(fā)利用，導(dǎo)致出現(xiàn)資源浪費的問題。

四、單位檔案規(guī)范化管理的實施對策

（一）提升檔案規(guī)范化管理的重視程度。單位管理人員必須要主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，提高對檔案規(guī)范化管理的重視程度，真正意識到檔案管理工作對于單位自身發(fā)展的價值和作用，進一步加大對檔案規(guī)范化管理的宣傳工作，讓單位內(nèi)部形成一種良好的氛圍。同時要做好督導(dǎo)檢查工作，提升各部門負(fù)責(zé)人尤其是檔案管理人員的責(zé)任感，讓單位所有職工都能夠?qū)n案規(guī)范化管理有全面深入的理解和認(rèn)識，促進單位檔案管理效率的提升。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)進一步提升對檔案管理工作的資金投入，根據(jù)檔案規(guī)范化管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，購置符合條件的檔案柜、計算機、打印機等設(shè)備設(shè)施，設(shè)置閱覽室、陳列室等，為檔案室配備好滅火器、防潮設(shè)備、除濕器等，進一步優(yōu)化單位檔案管理工作條件，促進檔案材料的妥善保管和高效開發(fā)利用，真正處理好檔案管理過程中的普遍性問題。

（二）完善檔案規(guī)范化管理方法與體制。檔案管理工作者需要盡快創(chuàng)新規(guī)范化管理方法，建立更加科學(xué)完善的檔案管理體系，優(yōu)化管理體制，規(guī)定相關(guān)工作人員的職責(zé)與權(quán)利，合理制定檔案管理活動計劃，開展好檔案材料收集、歸檔工作，嚴(yán)格檔案整理工作，熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段。同時還需要不斷健全單位檔案規(guī)范化管理體制，從檔案管理機制規(guī)范化、檔案管理流程規(guī)范化以及檔案部門和其他部門工作交接規(guī)范化著手，構(gòu)建更加系統(tǒng)的管理體制，盡快統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，落實檔案規(guī)范化管理要求，有計劃、有步驟地實施檔案管理活動，真正確保檔案材料的完整性。另外，單位檔案管理工作人員在離崗時需要根據(jù)相關(guān)規(guī)定做好交接工作，明確相關(guān)責(zé)任。

（三）提高單位檔案管理的信息化水平。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各行業(yè)各領(lǐng)域也逐漸開始邁入了自動化辦公的時代，檔案管理亦是如此。要真正確保單位檔案管理工作的持續(xù)推進，提升檔案管理工作效率，應(yīng)當(dāng)主動引入現(xiàn)代信息技術(shù)，為檔案管理工作信息化建設(shè)創(chuàng)造更好的條件，為單位檔案管理部門配置完善的軟硬件設(shè)備，建立檔案信息管理體系。同時，借助于檔案信息管理系統(tǒng)來對單位內(nèi)部各部門檔案材料予以全方位的收集、整理與利用，真正促進單位內(nèi)部檔案資源的有效整合，將各種文字、圖像、影視片資料等檔案都整理起來，進行分類保存。最后，必須要努力加強電子檔案數(shù)據(jù)資源的安全保障工作，在網(wǎng)絡(luò)中存在很多不安全因素，單位的重要檔案如果泄漏，必然會造成十分惡劣的影響，所以需要對檔案信息管理系統(tǒng)進行定期升級更新，做好計算機病毒防范工作，為電子檔案管理提供一個安全的環(huán)境。

（四）建立規(guī)范化的檔案管理制度。在充分發(fā)揮管理制度作用的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)確保檔案管理制度的完善性與有效性。在單位檔案規(guī)范化管理的進程中，應(yīng)當(dāng)盡快建立健全規(guī)范化的管理制度，以完善的制度為基礎(chǔ)引領(lǐng)檔案管理活動的有序規(guī)范開展。一方面，要健全檔案工作制度，完善相關(guān)配套機制，針對過去的不符合新時期檔案管理工作實際的制度要及時進行更新修訂，同時要根據(jù)單位實際發(fā)展情況來制定檔案管理制度，利用制度來約束實踐工作，避免檔案管理過程中可能存在的不規(guī)范現(xiàn)象；另一方面，必須強化檔案監(jiān)督機制的建立，對整個管理流程實施全方位的監(jiān)督，這一點我們在后文中詳細(xì)闡述。

（五）加強檔案管理工作的監(jiān)管力度。目前有些單位對檔案管理工作的監(jiān)督管理不嚴(yán)格，在很大程度上影響到單位各項事業(yè)的有序開展。要進一步促進單位檔案管理工作效率的提升，確保檔案規(guī)范化管理模式的落實，必須要強化監(jiān)管，重視對檔案管理全流程的核查與監(jiān)督，不定期對檔案工作人員開展崗位檢查，如果發(fā)現(xiàn)工作中存在違規(guī)現(xiàn)象的必須第一時間督促其糾正，嚴(yán)格追究相關(guān)責(zé)任人；而針對工作績效較好且規(guī)范化程度相對較高的，應(yīng)當(dāng)予以適當(dāng)?shù)莫剟?，從而更好地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，促進檔案管理效率的提升。另外還應(yīng)當(dāng)成立獨立的監(jiān)管小組，對單位檔案管理活動實施專門的檢查，進一步規(guī)范單位檔案管理工作。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理屬于單位內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的規(guī)范化程度和工作效率的高低在很大程度上關(guān)系到單位自身的發(fā)展。所以單位管理者和檔案管理工作人員必須要真正結(jié)合本單位的發(fā)展實際，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，堅持與時俱進，構(gòu)建更加規(guī)范化的檔案管理機制，同時針對過去檔案管理活動中的突出問題，尋求有針對性的處理對策，不斷促進檔案管理工作規(guī)范化程度的提升，為單位未來的持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展帶來堅實保障。