提高檔案管理科學(xué)化水平路徑之我見

文/桐鄉(xiāng)市鳳棲市政工程有限公司 楊瑋 潘明睿

一、提高檔案管理工作存在的問題分析

（一）檔案管理工作沒有獲得足夠的重視。雖然國家一直在強調(diào)檔案管理工作的理論意義和現(xiàn)實意義，但是落實到地方和單位之后依然存在管理力度不足、態(tài)度敷衍等多方面的問題。總的來說，檔案管理在組織中并沒有得到應(yīng)有的重視。市場經(jīng)濟條件下很多組織都認(rèn)為獲得經(jīng)濟利益對其來說是至關(guān)重要的，檔案管理工作不能直接帶來經(jīng)濟利益，在組織運營和管理中自然而然地就逐漸被邊緣化了。具體來說，很多組織都不能及時地保存檔案資料，也很難抽出時間和精力來進(jìn)行檔案的整理和維護(hù)工作。一些檔案管理機構(gòu)工作方法陳舊，不能與時俱進(jìn)地分析客戶的真正需求，在客觀上阻礙了檔案事業(yè)的生存和發(fā)展。上述因素對檔案資料的保管、檔案資源的建設(shè)和利用都產(chǎn)生了消極的影響。

（二）檔案管理工作制度有待進(jìn)一步完善。在對我國現(xiàn)行的檔案管理工作制度進(jìn)行分析時發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理工作制度建設(shè)還存在不少突出問題，制度建設(shè)發(fā)展進(jìn)程十分緩慢，有關(guān)檔案管理工作方法、技術(shù)和手段并沒有及時得到更新，在工作中依然采用傳統(tǒng)的工作模式和工作方法。進(jìn)入新世紀(jì)以來，我們逐漸步入網(wǎng)絡(luò)時代和知識經(jīng)濟時代，資源共享已經(jīng)成為一種不可逆的發(fā)展趨勢，而檔案管理工作卻停滯不前，不能很好地和網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展相融合，即便是檔案管理工作中引入了計算機系統(tǒng)對檔案進(jìn)行保存管理和檢索，檔案管理工作也只停留在傳統(tǒng)的層面，并沒有很好地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享，發(fā)揮出檔案信息資源應(yīng)有的作用，從而影響了檔案資源的利用價值。檔案就是用于供人們查詢的信息資源，如果這些信息資源不能夠被很好地利用，檔案管理工作也就失去了其存在的意義。

（三）檔案管理工作者的素質(zhì)有待提升。檔案管理工作是信息更新速度非?？斓男袠I(yè)，對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能都提出了較高的要求。檔案管理質(zhì)量和水平的高低在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，他們是檔案管理事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提，也是檔案管理科學(xué)化的中堅力量。從目前檔案管理隊伍的情況來看，素質(zhì)提升依然是亟待解決的一個問題，很多企業(yè)和單位并未配備專業(yè)的檔案管理員，而是隨意由不具備專業(yè)技能的工作人員兼職，更談不上系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)與技能提升，這在很大程度上限制了檔案工作的健康發(fā)展。

（四）檔案管理的信息化建設(shè)力度不夠。檔案管理信息化建設(shè)，一方面需要相關(guān)部門提供強有力的財政支持，擴大融資渠道，通過強化與信息技術(shù)公司的合作做好資金的優(yōu)化使用，既要保證資金的合理利用，又能夠?qū)崿F(xiàn)信息化技術(shù)的引入、使用和更新。另一方面則要不斷加強檔案管理本土化信息技術(shù)創(chuàng)新研發(fā)工作，以此為基礎(chǔ)在有效分析檔案管理信息化建設(shè)需求和建設(shè)目標(biāo)的基礎(chǔ)上，強化技術(shù)研發(fā)工作，提高檔案管理信息化應(yīng)用的水平。目前這方面的工作幾乎只是停留在概念上，一些檔案信息化工作起步比較早的省份也在探尋與摸索中逐步調(diào)整與完善工作方法，檔案信息化的發(fā)展任重而道遠(yuǎn)。

二、提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）提升對檔案管理工作意義的認(rèn)識。各個組織和單位首先應(yīng)當(dāng)意識到檔案管理的重要性，這就要求檔案管理工作者能夠從戰(zhàn)略高度看待檔案管理工作，從長遠(yuǎn)的角度分析其能夠給組織帶來的利益。各組織和單位應(yīng)該重新梳理檔案館藏資料，用發(fā)展的眼光看問題，著重強調(diào)資料更新工作的開展，減少客戶獲取資料所需的時間、精力和其他相應(yīng)成本。與此同時，檔案管理工作的方式也要發(fā)生轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的封閉式和半封閉式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型，積極構(gòu)建利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)建設(shè)一體化、智能化的檔案管理形態(tài)。

（二）完善檔案管理制度。對檔案科學(xué)化水平的提高，需要一定的管理制度作為保障。要將檔案的科學(xué)化管理上升到法律層面，出臺一系列法律、法規(guī)以確保檔案管理法治化的有效推進(jìn)。另外，檔案管理人員要在實際的工作中進(jìn)行大膽的實踐，探索出適合檔案管理的科學(xué)化手段，檔案管理部門要重點抓好兩方面的工作：一是制定一系列的獎勵和懲罰措施，使檔案管理員能夠端正工作態(tài)度，提高工作熱情。二是依法強化檔案執(zhí)法監(jiān)督力度，重視檔案部門關(guān)于改進(jìn)工作的意見和建議，為檔案管理制度的完善提供支持，創(chuàng)造條件。

（三）構(gòu)建多元化的交流平臺。認(rèn)識對實踐具有指導(dǎo)作用，在促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平提高的過程中，要從根本上促進(jìn)檔案管理人員理念和思想的轉(zhuǎn)化。具體而言，一方面要積極促使檔案管理人員加強對現(xiàn)代化檔案管理理念和思想的學(xué)習(xí)、交流，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過系統(tǒng)化的培訓(xùn)工作，提供多形式的交流平臺，促進(jìn)管理人員理念和思想的更新。另一方面則要做好宣傳和帶頭工作，為一線的檔案管理人員起到有效的指引作用，積極地促進(jìn)不同層次檔案管理人員思想與技術(shù)的交流，以此從全局出發(fā)，建立起現(xiàn)代化檔案管理的理念和思想認(rèn)識。

（四）完善檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)要發(fā)展就必須實現(xiàn)硬件體系的投資。第一，要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)包括信息化設(shè)備的物質(zhì)投入，這些硬件設(shè)施目前很多單位都已配備齊全，但是要注意適時更新，確保管理工作的全面發(fā)展。第二，要加強檔案信息資源的建設(shè)。檔案信息資源是檔案管理工作的重點，相關(guān)的檔案信息必須形成資源庫，主要內(nèi)容包括：對需要存儲的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔、對原始的沒有電子檔案化的資料要設(shè)計歸檔條目，進(jìn)行有計劃地處理，便于形成資源庫。各檔案部門要建立完善電子文件歸檔、移交和保存的標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則，推進(jìn)電子文件歸檔、接收常態(tài)化。同時加強檔案信息資源共享的平臺建設(shè)，充分利用“云計算”等一體化、智能化檔案管理形態(tài)，打造和服務(wù)與智慧城市統(tǒng)一的“智慧檔案”，全面提升檔案工作的現(xiàn)代化水平。

（五）加大對檔案的利用程度。檔案的最終價值體現(xiàn)在應(yīng)用環(huán)節(jié)，很多檔案資料只有在應(yīng)用的過程中才能體現(xiàn)出其意義和本質(zhì)，所以提升檔案的利用程度是非常必要的，只有把死檔案變成活信息之后，檔案才能夠最大限度地發(fā)揮出其價值，相應(yīng)的經(jīng)濟價值和社會價值也才能展現(xiàn)出來。檔案管理工作的最終目的是從海量的檔案信息中搜尋出對社會發(fā)展有價值或者對研究主題有意義的信息，這樣才能推動社會不斷向前發(fā)展。所以依法提升檔案資料的開放程度、重視檔案資料和現(xiàn)實的結(jié)合是必然而且是必須的，潛在價值得到充分展現(xiàn)之后，對組織和社會的效益也會自然而然地展示出來。

三、結(jié)語

提高檔案管理的科學(xué)化水平有利于對當(dāng)今的檔案管理工作進(jìn)行有效的規(guī)范和管理，適應(yīng)未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。而提高檔案管理科學(xué)化的有效途徑就是增加在管理學(xué)工作中的科技投入力度和科學(xué)管理方法，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其在檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程中自覺發(fā)揮應(yīng)有的作用，為我國的檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。