文書檔案的規(guī)范化管理

文/國家食品安全風(fēng)險(xiǎn)評估中心 付文麗

一、文書檔案的定義

所謂文書檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理實(shí)務(wù)活動中產(chǎn)生的，由各種重要的、有保存價(jià)值的文書材料轉(zhuǎn)化而來的檔案。在人們利用文字進(jìn)行記錄、交流和傳遞信息的過程中，文書應(yīng)運(yùn)而生。文書包括公務(wù)文書和個(gè)人文書。通常所說的公文是指文書中的公務(wù)文書部分。

二、公文、文書與文件的定義及其關(guān)系

公文、文件、文書是行政管理工作中常見術(shù)語，他們既有聯(lián)系又有區(qū)別。共同點(diǎn)：都是信息材料、都屬于應(yīng)用文，都是社會組織或個(gè)人在各種社會活動中為了相互聯(lián)系、處理事務(wù)、傳遞信息而形成的。區(qū)別：文件不僅包容了文書和公文的全部內(nèi)容，而且彌補(bǔ)了文書的不足。隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了一些新型的信息記錄方式和新型的載體，文件不僅有以傳統(tǒng)的文字形式記錄在紙張上的書面文件，也包括以聲像等觀點(diǎn)技術(shù)方式記錄在紙質(zhì)載體上的其他文件，即通常所說的聲像文件、光盤文件、機(jī)讀文件等。

文書是所有文件的總稱，包括公務(wù)文書（公務(wù)）和私人文書兩大類。公文是專指國家機(jī)關(guān)和社會組織在公文活動中形成的文件材料。1996年中共中央辦公廳印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的通知規(guī)定，機(jī)關(guān)公文種類包括：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公告、報(bào)告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。2000年國務(wù)院頒布了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定了公文的種類，如命令（令）、決定、公告、通知、通知、通報(bào)、公告、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。公文的特點(diǎn)：1.有法定作者；2.有合法權(quán)利；3.標(biāo)準(zhǔn)格式；4.執(zhí)行法律程序。

三、文書檔案內(nèi)容包括：

（一）黨群工作。黨的工作、組織工作、宣傳工作、紀(jì)律檢查、工會工作、共青團(tuán)工作和協(xié)會的工作。

（二）行政事務(wù)。行政事務(wù)、公安、審計(jì)、人事勞動、教育、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。

（三）經(jīng)營管理類。經(jīng)營決策、計(jì)劃工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、企業(yè)管理等。

（四）生產(chǎn)管理。生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、技術(shù)管理、環(huán)境保護(hù)、計(jì)量、標(biāo)準(zhǔn)化、檔案信息管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、設(shè)備管理、合同等。

四、文書檔案的重要性

從文書工作在機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中所處的地位來看，它是一項(xiàng)不可或缺的重要的日常工作，對于推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作，提高工作效率和質(zhì)量具有重要作用。文書工作的質(zhì)量和速度，不僅可以體現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作面貌和工作作風(fēng)，而且還直接關(guān)系到黨和國家的方針政策的貫徹執(zhí)行，關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，直接影響到能否履行工作職能。文書能夠使國家機(jī)構(gòu)上下通達(dá)、左右聯(lián)系、互相協(xié)調(diào)、運(yùn)轉(zhuǎn)自如、政令通達(dá)。文書質(zhì)量決定了文書檔案的質(zhì)量，文書的地位決定了文書檔案的舉足輕重、無可替代的重要性。文書檔案是辦理完畢的、重要的、具有一定保存價(jià)值的文書材料?！熬哂斜４鎯r(jià)值”，說明有一部分文書可以成為文書檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價(jià)值。這就需要管理者對文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題要掌握精準(zhǔn)。2006年頒布的國家檔案局第八號令本著“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機(jī)關(guān)文書檔案歸檔的范圍。這對檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的規(guī)則，一定要認(rèn)真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書剔除掉，保留確定有憑證和參考價(jià)值的文書，保證文書檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。

五、文書檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不健全。由于檔案管理制度不健全，結(jié)果導(dǎo)致在文件收集整理過程中無章可循、無法可依，致使不該歸檔的文件歸檔了，而該歸檔的重要文件卻沒有歸檔。文件的整理更是隨心所欲，無規(guī)范可言。檔案借閱不通過正規(guī)的借閱手續(xù)，或者檔案借出后不追不還，人為給檔案管理造成混亂。

（二）檔案管理人員的相關(guān)知識欠缺、管理能力不足。檔案管理不是一個(gè)單純的管理工作，而是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定著檔案的質(zhì)量。檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，缺乏管理能力，文化水平低，知識管理水平低，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，這些現(xiàn)象不利于檔案管理的規(guī)范化。檔案管理不善直接導(dǎo)致檔案質(zhì)量不能保證。檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，提高自己的業(yè)務(wù)和管理水平。

（三）管理人員的檔案意識不夠強(qiáng)。檔案管理人員的檔案意識不夠強(qiáng)，對自己的責(zé)任認(rèn)識不清，得過且過，檔案工作處于被動接收狀態(tài)，并且對檔案的質(zhì)量和整理的規(guī)范要求不嚴(yán)。檔案不僅有憑證價(jià)值，更重要的還有參考的價(jià)值，即檔案可以為科學(xué)研究單位和機(jī)構(gòu)持續(xù)、正常運(yùn)行發(fā)揮參考作用。但這些價(jià)值和作用是需要我們?nèi)グl(fā)掘和利用的，否則，檔案再多也只能是沉睡在鐵皮柜中的紙張而已。

（四）對檔案工作的投入力度不夠。必要的資金和必要的硬件條件，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等，以及必要的管理人員是文件管理的基本保證。沒有經(jīng)費(fèi)寸步難行，沒有必要的工具無法開展工作，沒有專職管理人員，工作不能持續(xù)深入地開展，現(xiàn)在普遍存在的問題是經(jīng)費(fèi)和人員不足，這會直接影響檔案管理工作的正常運(yùn)行和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，不利于檔案信息的開發(fā)利用。

（五）全社會及全體工作人員的檔案意識欠缺、宣傳教育工作做得不夠。檔案來源于人類的社會實(shí)踐活動，與每一位工作人員息息相關(guān)，工作人員在各自幾十年的工作生涯中，總會產(chǎn)生這樣那樣的值得保存的文件或?qū)嵨?，如果大家檔案意識淡薄，又不懂得歸檔的相關(guān)知識和規(guī)定要求，結(jié)果導(dǎo)致該歸檔的不歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。所以說，普及和宣傳檔案知識，并教育大家提高檔案意識是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的艱巨的工作。

（六）領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。機(jī)關(guān)單位要有直接負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。明確責(zé)任，強(qiáng)化意識，使檔案工作上有人管，下有人干。

六、如何推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

鑒于上述考慮，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，需要做好以下幾點(diǎn)：

（一）做好公文制發(fā)工作。檔案源于公文，因此，公文的制發(fā)工作對于文書檔案的規(guī)范化工作有著重要的影響。要實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就必須要先做好公文制發(fā)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，公文的質(zhì)量需要得到保證，公文的規(guī)格要符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，排版和裝訂也要符合相關(guān)規(guī)定。要注意對公文進(jìn)行制發(fā)時(shí)符合簽發(fā)手續(xù)、符合審批的權(quán)限。對于公文的標(biāo)題、目的單位、落款等，要確保準(zhǔn)確無誤，還要注明日期。對公文的擬草、繕印、記錄、簽字、報(bào)表、批注等，都要確保清晰可辨。不得使用易褪色的筆墨進(jìn)行書寫，以便進(jìn)行保存。公文書寫的格式要規(guī)范，使用規(guī)范的國家標(biāo)準(zhǔn)文字進(jìn)行書寫。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制，明確責(zé)任歸屬。文書檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡明扼要地填寫發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

（三）提高檔案案卷質(zhì)量。檔案案卷材料的收集決定著檔案的價(jià)值，立卷的方法和案卷裝訂的質(zhì)量是決定檔案工作的主要原因。在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，要做好立卷的方法選擇和案卷裝訂質(zhì)量的保障。這樣有利于檔案的分類以及檢索和檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作的完成。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)和水平。檔案管理人員和檔案的管理工作有著最直接的接觸，檔案管理人員的管理能力和個(gè)人素質(zhì)決定著檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化能否順利實(shí)現(xiàn)。隨著時(shí)代的發(fā)展，管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)的角色也發(fā)生了重要改變，從最初的文獻(xiàn)保存者成為現(xiàn)在的檔案遺產(chǎn)的塑造者，從保管者變?yōu)楦深A(yù)者，這些角色的改變要求我們擁有更高素質(zhì)的管理人才，所以必須要提高檔案管理人員的素質(zhì)，既要積極引進(jìn)管理人才，也要不斷培養(yǎng)現(xiàn)有人才。

七、結(jié)論

文書檔案管理水平是衡量一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理的好壞直接關(guān)系檔案資料的價(jià)值和完整性。提高文書管理工作的水平和地位，加強(qiáng)文書工作和檔案管理工作的銜接，增強(qiáng)部門合作，完善工作程序和管理機(jī)制，樹立文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化意識，做好檔案資料的收集、整理工作，積極開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，提高檔案資料的利用率，保證集體的健康、長足發(fā)展。