加強檔案知識培訓 提升檔案管理水平

文/大同市商用密碼管理中心 趙琴

我國的檔案管理工作歷史悠久，有其相對的傳統(tǒng)性與模式性。如何更好地提高檔案管理水平，成為當下相關學者重點討論的話題。結(jié)合檔案管理單位的實際情況，運用科學、合理的管理手段，切合實際從根源上解決問題，進而為提高我國檔案管理水平奠定了堅實基礎。

一、加強領導，建立基層檔案組織

首先，應該加強上級領導隊伍對檔案管理工作的重視程度，樹立“火車跑得快，全靠車頭帶”的戰(zhàn)略理念與全局意識。通過提高領導隊伍對檔案管理工作的關注度，逐一形成由上至下的工作態(tài)度與思維理念，從源頭上提升對檔案管理工作的重視程度。另外，應該給予基礎檔案部門管理者相應的執(zhí)行權與決策權，從基層檔案工作的監(jiān)督與管理兩方面著手，將基層檔案管理工作做大做實。使檔案在歸檔、整理、查詢、收集與保管等多方面逐漸規(guī)范統(tǒng)一。通過監(jiān)督機制可以遏制工作失誤的產(chǎn)生，并激勵了檔案管理人員的工作動力，使其樹立“立足崗位，發(fā)揮基層”的積極工作理念，對其日后的基層檔案工作建設與發(fā)展起到?jīng)Q定性的影響作用。最后，應該健全相對完善的檔案管理組織。管理組織的結(jié)構(gòu)應該科學合理，對其人員配置應該做到人盡其責，切合實際將檔案管理工作落實到人。形成責任制機制，進而對檔案管理工作的整體水平提高起到較強的推動作用。

二、建立健全檔案制度，實現(xiàn)長效管理

建立相對完善的檔案管理制度，對檔案進行科學規(guī)范的管理，是現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的重要前提與基礎。對于制度的建立，關鍵問題是可否堅決執(zhí)行。因此，同時也加大對制度的執(zhí)行力度。首先，應該嚴格按照《檔案法》中的具體要求，對檔案的使用進行規(guī)范性管理并制定相關的管理制度，如在對檔案的歸檔、查詢、保存、借閱等諸多的規(guī)定與章程進一步進行細化，使其制度更加具體與嚴謹。其次，要根據(jù)各基層檔案單位的實際情況，切合實際制定符合檔案單位需求的檔案管理制度。尤其在檔案的歸檔方面，具體明確其歸檔范圍與歸檔基本要求。最后要加強檔案的分類與借閱工作，在分類方面應該按照相關的檔案管理條例，認真執(zhí)行檔案的統(tǒng)籌與分類，能夠準確了解與把握相關檔案的種類用途與資料內(nèi)涵。在檔案的借閱方面要認真執(zhí)行登記與記錄，保證檔案的準確去向，在檔案歸還時要及時的清改記錄。通過一系列檔案管理制度的建立與完善，更為高效地發(fā)揮了檔案管理工作的實質(zhì)性作用。

三、加強培訓，提高檔案人員業(yè)務水平

（一）參加相關機構(gòu)組織的業(yè)務培訓。針對檔案管理人員的知識培訓，通常是由上級檔案管理部門或國家相關機構(gòu)組織實施的。檔案管理工作的核心是管理人員。因此，加大對管理人員的業(yè)務培訓與知識培訓勢在必行。上級機構(gòu)的培訓模式一般具有一定的權威性，通過邀請檔案學術界的專家教授，由淺入深將檔案知識與業(yè)務技巧灌輸給培訓人員，在提高相關檔案知識業(yè)務的同時，大大激發(fā)了檔案管理人員的求知欲望。

（二）參加內(nèi)部檔案單位的培訓活動。在檔案單位內(nèi)部實施檔案知識管理技能培訓也非常必要。針對各檔案部門的實際情況與工作環(huán)境不同，各檔案基層單位應該結(jié)合自身實際情況，制定具有針對性、對應性的培訓模式與制度。在內(nèi)部單位培訓中可以采取競賽對比的方法來調(diào)動檔案管理人員的積極性，使之踴躍參加培訓的同時，還激發(fā)了工作的上進心。另外，還可以通過組織趣味培訓活動，在輕松的氛圍中進行知識培訓，可以改變檔案管理人員固定呆板的工作思維，使其在放松有趣中對知識進行掌握與了解。

四、加強監(jiān)督，完善考核評比機制，促基層積極性

首先，應該加強完善監(jiān)督機制，高效嚴謹?shù)谋O(jiān)督機制對檔案管理工作的發(fā)展與提高起到關鍵性的現(xiàn)實作用。檔案管理工作是一項枯燥繁雜的系統(tǒng)工作，其工作具體針對檔案的歸檔、借閱與保存。因此，需要有較為嚴格的監(jiān)督機制進行保障。其次，應該完善相對的考核與評比機制，考核評比可以有效調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，通過考核評比可以使上級領導對員工的實際情況有充分的了解。另外，應該建立評比獎勵機制，對業(yè)務突出，管理水平較強的員工適當給予經(jīng)濟獎勵，對業(yè)務一般的員工應加以鼓勵，使其日后可以更為積極地參與學習培訓，進而為提高自身的管理水平打下良好基礎。

五、結(jié)論

綜上所述，雖然我國檔案事業(yè)發(fā)展逐漸成熟，但在相對的檔案管理中還存在諸多問題與不足。因此，只有健全完善的檔案管理機制才可以有效提升管理水平，在提高管理人員綜合素質(zhì)的同時，大力運用好現(xiàn)有資源對員工進行系統(tǒng)的知識培訓與教育，使其能在較短的時間內(nèi)提升自身的管理水平，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展與提高奠定重要基礎保障。