加強檔案管理人員素質教育的方法探究

文/中國電建集團江西省水電工程局有限公司 熊苗苗

隨著電子檔案的應用和發(fā)展，檔案的收集方式和存儲方式也發(fā)生了轉變，進一步提高了檔案管理的科學性、準確性以及安全性。同時，隨著檔案管理水平的提高，檔案管理人員也要積極主動地提升自身的專業(yè)素質，才能有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，這是檔案管理實現(xiàn)信息化的基礎和關鍵。

一、檔案管理人員現(xiàn)狀分析

相關企業(yè)對于檔案管理的重視程度不足，管理中存在制度上的缺陷，出現(xiàn)問題時無規(guī)可依，導致不能及時糾正出現(xiàn)的錯誤。首先，檔案管理工作者在工作中沒有給予檔案管理工作足夠的重視，形成了應付了事的觀念。其次，檔案管理人員專業(yè)能力不高，對檔案建設理解有偏頗。檔案建設中盲目追求量的多少，往往忽視了對檔案整理及調研的實際需求，以至于檔案失去了其應有的使用價值，沒能達到檔案資源建設的目的。檔案管理工作者必須具備專業(yè)素質、敬業(yè)精神以及負責任的態(tài)度，深入調查實際需求，具備一定的檔案管理專業(yè)知識。尤其是面臨著目前檔案種類增多、信息化不斷發(fā)展的情況。檔案本身是一個大型的數(shù)據(jù)資源庫，而當前檔案的主要作用僅僅是一個儲蓄罐。如何提高適應發(fā)展的需要，高效保質保量做好檔案管理工作有待思考。

二、加強檔案管理人員素質教育的方法

（一）加強專業(yè)知識學習。新時期，檔案管理工作是一個不斷創(chuàng)新和完善的工作，對此作為崗位的負責人，檔案管理人員也要積極汲取和完善自身的專業(yè)知識，不斷提升自身的崗位技能。首先，企業(yè)要積極為檔案管理人員提供系統(tǒng)培訓和學習的機會，幫助檔案管理人員獲取先進的檔案管理思想和理念，完善現(xiàn)有的檔案管理工作方法。其次，檔案管理人員也要樹立自主學習的意識，積極學習自身崗位所涉及的知識，豐富自身的檔案專業(yè)知識，并積極學習相關的政策法規(guī)和先進的檔案保護技術。

（二）完善激勵及鞭策機制?？茖W的激勵以及處罰政策能夠充分調動職工的工作積極性，檔案管理人員當然也不例外。然而，獎懲政策的構建卻是有難度的，大多數(shù)獎懲機制存在缺陷，其系統(tǒng)性、可操作性以及科學性都不盡如人意，很大一部分人社部門甚至沒有相應獎懲政策。應根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定檔案管理工作人員獎懲政策，通過激勵機制提升其責任感，從而達到提升檔案管理工作質量的效果。

（三）建立內外監(jiān)督機制。企業(yè)內部相關人員組成監(jiān)督小組，對檔案管理人員進行考評監(jiān)督，稱之為內部監(jiān)督，監(jiān)督小組定時對保密、管理、業(yè)務、作風、效率等工作內容進行考評；由上級監(jiān)督和群眾監(jiān)督組成的監(jiān)督叫作外部監(jiān)督，檔案管理人員應接受上級不定期的抽查，更要接受群眾的意見或投訴，虛心采納，對不足之處進行及時更改、調整。

（四）提高檔案管理人員對計算機和現(xiàn)代信息設備的應用水平?，F(xiàn)階段，隨著計算機和現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，創(chuàng)新了傳統(tǒng)檔案管理人員的工作方式和工作內容，憑借傳統(tǒng)的檔案管理經驗和方法已經不能勝任現(xiàn)階段的電子檔案管理工作，因此檔案管理人員也要積極提高自身的計算機和現(xiàn)代信息設備的應用水平。檔案管理人員在電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理中，要熟悉和了解現(xiàn)代化的計算機檔案管理系統(tǒng)，掌握一定的計算機技能。同時，21世紀，科學技術的快速發(fā)展進一步實現(xiàn)了無紙化辦公，檔案管理人員就要具備熟練操作現(xiàn)代化設備的能力。

（五）增強檔案管理人員的基本業(yè)務技能。第一，嫻熟的操作技能。操作技能也被稱為動作技能、運動技能，是通過經常學習和連續(xù)強化而形成的合乎邏輯規(guī)則的操作活動方式。檔案人員的操作技能涉及檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定、檔案目錄、標引等。第二，卓越的管理技能。管理技能是指檔案管理工作所涉及的各級管理者運用流程、技術和知識完成檔案管理任務的能力。管理技能包括對檔案室、檔案館、檔案設備和檔案文件、文本資料等實體物質的日常管理，還包括對檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)管理和科學管理。檔案管理人員要認真學習現(xiàn)代管理學基礎理論，熟悉企事業(yè)企業(yè)現(xiàn)代辦公管理的新知識、新方法和新技能，特別是計算機和多媒體采集等高新技術管理手段在檔案管理工作中的具體運用。第三，靈活的信息開發(fā)技能。信息開發(fā)技能主要用于檔案管理和處理電子檔案信息所采用的各種現(xiàn)代高新技術。檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，更是檔案管理人員的必備素質。

三、結論

總之，隨著我國現(xiàn)代化技術水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要創(chuàng)新，對檔案管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。因此檔案管理工作人員要積極站在社會發(fā)展與時代變革的全局角度上，不斷提高自身的崗位技能和業(yè)務素質，還要具備一定的創(chuàng)新意識和法律素養(yǎng)。