淺談企業(yè)檔案管理的問題與解決方案

文/珠海大橫琴股份有限公司 孫慧娟

企業(yè)檔案是非常重要的信息資源，是一個(gè)企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累與見證，用得好它就是一座金礦。而檔案工作是企業(yè)生存發(fā)展的管理基礎(chǔ)，企業(yè)檔案工作貫穿于整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制，是企業(yè)競爭情報(bào)工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力和源泉。目前企業(yè)檔案管理水平亟待提高，針對企業(yè)檔案管理，本文從以下幾個(gè)關(guān)鍵的方面進(jìn)行探討。

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開放以來我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理對企業(yè)具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業(yè)在激烈市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力。我國企業(yè)檔案管理水平發(fā)展參差不齊，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：國有企業(yè)檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎(chǔ)，在一定程度上參照了國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理方式，一般能得到檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)，而民企大多數(shù)處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。但也不乏成功的民企檔案工作已經(jīng)達(dá)到了企業(yè)檔案管理的領(lǐng)先水平；國企在主動(dòng)性、體制、創(chuàng)新方面還亟待提高。各行業(yè)發(fā)展水平參差不齊，建筑行業(yè)普遍比生產(chǎn)制造業(yè)要好，生產(chǎn)制造企業(yè)檔案意識(shí)薄弱，決策者普遍沒有意識(shí)到檔案的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到檔案利用的好處，就不能驅(qū)動(dòng)做好檔案管理，而建筑企業(yè)由于國家層面在檔案歸檔方面進(jìn)行了法制性規(guī)范，其檔案管理如今具有一定的管理水平。大型企業(yè)比中小型企業(yè)做的好，往往越是大型企業(yè)，檔案管理的水平越能體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平，企業(yè)越大，行為越復(fù)雜，產(chǎn)生的文件越多，檔案管理的重要性就體現(xiàn)的越明顯，而小型企業(yè)往往重視的是市場和生產(chǎn)，檔案工作還未引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視。而小部分成功的民營企業(yè)檔案管理也能達(dá)到領(lǐng)先水平，這與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注不無關(guān)系。

二、企業(yè)檔案管理的問題分析

目前企業(yè)不管是決策者、管理層或是員工，檔案意識(shí)普遍薄弱，這是造成企業(yè)檔案工作水平參差不齊的重要原因。由于決策者或管理層的檔案意識(shí)薄弱，進(jìn)而造成檔案管理制度缺失或者成為擺設(shè)，更別說做到“三納入”“四同步”了。檔案意識(shí)薄弱的企業(yè)沒有設(shè)置專職檔案人員，即使有，檔案人員的水平也不專業(yè)，檔案管理人員待遇低，不受重視，不能讓檔案人員穩(wěn)定下來，任何一個(gè)崗位的流動(dòng)都會(huì)造成或大或小的損失，而檔案崗位是受影響比較大的一種。檔案意識(shí)好一些的企業(yè)，在社會(huì)上招聘一個(gè)好的檔案人員也比較難，因?yàn)樯鐣?huì)普遍缺乏檔案專業(yè)人才，檔案誰都可以管，但是不一定每個(gè)人都能管好。有些企業(yè)，檔案人員工作態(tài)度差，沒有高度的責(zé)任心，感覺工作枯燥，沒有前途可言，甚至在工作中會(huì)破壞或遺失部分檔案。還有一些企業(yè)，檔案信息化沒有跟上企業(yè)信息化，檔案利用率低，造成很多資源的浪費(fèi)，檔案室什么資料都有，但借閱流程設(shè)置比較復(fù)雜，甚至沒有共享檔案的目錄，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門都不愿浪費(fèi)時(shí)間去檔案室借閱，“能不用就不用”的想法出現(xiàn)了，結(jié)果就是資源利用不上，浪費(fèi)了時(shí)間甚至導(dǎo)致錯(cuò)誤的判斷。這些問題普遍存在于大部分企業(yè)當(dāng)中。

三、淺談如何做好企業(yè)檔案管理

（一）制定好適合自身的企業(yè)檔案歸檔范圍。檔案室不是文件的“垃圾回收站”，企業(yè)需要根據(jù)相關(guān)法律、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)制定自己的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，按照“以我為主”的原則對企業(yè)的每一份文件進(jìn)行甄別，看是否需要?dú)w檔及其保管期限，要讓該表格對企業(yè)的檔案管理有實(shí)際的指導(dǎo)意義，制定過程中不確定的可以請檔案館工作人員或有經(jīng)驗(yàn)的專家來指導(dǎo)，事后工作中，還需對每份文件認(rèn)真斟酌、鑒定，在工作中不斷完善，“理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)踐驗(yàn)證理論”在這里運(yùn)用的淋漓盡致。

（二）“三納入”做得好，事半功倍?！叭{入”即把檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入有關(guān)人員崗位職責(zé)和績效考核。以珠海大橫琴股份公司為例，該公司是一家國有企業(yè)，目前公司已經(jīng)建立了相當(dāng)好的督辦機(jī)制。公司成立之初，檔案并沒有集中管理，資料容易隨工作人員的調(diào)動(dòng)或離職丟失，引起了公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，后來在總裁的領(lǐng)導(dǎo)下，成立了專職檔案室，制定了一系列檔案管理制度，其中包括適合公司自身的《檔案歸檔范圍和保管期限表》，不僅將檔案管理納入各種規(guī)章制度，還把檔案歸檔率納入績效考核，與獎(jiǎng)金掛鉤，如今每個(gè)部門都相當(dāng)重視檔案歸檔工作，這大大提高了歸檔效率，方便了檔案的查詢和利用。

（三）加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)，全員增強(qiáng)檔案意識(shí)。不僅檔案工作者要對檔案管理有專業(yè)系統(tǒng)的知識(shí)，更要加強(qiáng)管理層、企業(yè)員工的檔案意識(shí)，不僅要對檔案工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，而且全員都要學(xué)習(xí)，檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)的是檔案管理的工作方法，全員要學(xué)習(xí)的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責(zé)任。只有通過學(xué)習(xí)，才能提高全員的檔案素養(yǎng)，才能創(chuàng)新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機(jī)制是穩(wěn)住檔案建設(shè)的有力措施，是給檔案工作者自發(fā)積極探索學(xué)習(xí)做好檔案管理的一劑良藥。

（四）擇機(jī)信息化，信息共享，打造數(shù)字檔案館，提高檔案利用效率。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)工作效率不斷提高，如果檔案工作還是舊模式的話，就難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展，影響整體工作效率。借助互聯(lián)網(wǎng)的趨勢幫助檔案的管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化的流程，從而保證檔案的完整性、規(guī)范性，提高檔案管理人員的工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是將企業(yè)檔案管理工作推向新高度的必然舉措。企業(yè)建立電子檔案中心，借用信息檢索的幫助，很容易在平臺(tái)上找到想要的信息，會(huì)極大提高檔案的利用率。信息化是對資源適度的開放，合理地讓企業(yè)內(nèi)部員工學(xué)習(xí)了解，但是信息化提供便利的同時(shí)，保密工作要做好，這就要信息管理員了解保密的需求，分級制定系統(tǒng)訪問權(quán)限，根據(jù)公司的實(shí)際情況加強(qiáng)保密管理。

（五）加強(qiáng)創(chuàng)新思維。筆者認(rèn)為，在開發(fā)利用方面進(jìn)行創(chuàng)新是檔案工作創(chuàng)新的巨大動(dòng)力。怎樣讓檔案的價(jià)值達(dá)到最大化，是檔案工作者首先要思考的，一個(gè)企業(yè)的檔案大致分為人、財(cái)、物（產(chǎn)品）三大部分，那么就要從這三個(gè)方面去做縱橫分析，提取出對人力資源、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品開發(fā)有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)。只有當(dāng)檔案的使用價(jià)值凸顯出來的時(shí)候，整個(gè)企業(yè)才會(huì)重視檔案工作，才會(huì)把檔案管理工作推向一個(gè)新的高度。某些企業(yè)決策者不像政府機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)那樣重視檔案工作，其原因：一是不能深刻體會(huì)文件丟失造成的后果，二是不能意識(shí)到檔案的利用價(jià)值，三是沒有被強(qiáng)制要求。這就需要檔案工作者以檔案利用的成功案例，以企業(yè)價(jià)值觀為切入點(diǎn)，向決策者展示檔案對企業(yè)帶來的價(jià)值。最近幾年國家也制定了企業(yè)檔案工作規(guī)范，檔案工作者更應(yīng)該多學(xué)習(xí)，以此為指導(dǎo)，和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)建立互動(dòng)機(jī)制。

（六）做好企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)工作。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案臺(tái)賬，包括庫藏情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、年度入庫情況、檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案銷毀情況等，檔案臺(tái)賬是檔案來龍去脈的一種反映，是了解檔案的重要途徑，是總結(jié)檔案工作的依據(jù)，是提高檔案工作質(zhì)量、提高檔案管理水平的一種有效方法。同時(shí)也要做好對企業(yè)檔案的統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)分析是了解檔案工作成果的重要手段，也是對檔案工作者量化考核的依據(jù)，起著推動(dòng)檔案工作發(fā)展的重要作用?？疾鞕n案工作一般是從檔案歸檔率、利用率兩個(gè)方面，檔案工作者要從這兩個(gè)方面認(rèn)識(shí)自己的不足，改進(jìn)工作方法，以提高檔案的歸檔率和利用率。