信息一體化提升大型國(guó)企檔案管理效率

文/西安重工裝備制造集團(tuán)有限公司 趙丹

檔案管理對(duì)于企業(yè)的運(yùn)行十分重要，從本質(zhì)上講，它是一種對(duì)材料進(jìn)行有效整理的一種方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資料的科學(xué)規(guī)劃，節(jié)省搜索與查閱時(shí)間。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人類對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際需求，國(guó)企應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換思想，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息一體化管理。

一、信息一體化對(duì)大型國(guó)企檔案管理的影響

（一）提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案為紙質(zhì)材料，所有檔案都被回收并保存在指定的檔案庫(kù)內(nèi)，紙質(zhì)材料容易損壞，且翻閱與查找都很麻煩。國(guó)企是我國(guó)重要的經(jīng)濟(jì)主體，它在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中占據(jù)著十分重要的地位，而國(guó)企的檔案管理效率也決定了該主體的經(jīng)濟(jì)實(shí)力。為了滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求，大型國(guó)企必須要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建信息一體化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的高效管理。利用信息一體化技術(shù)，可以有效改善傳統(tǒng)計(jì)算機(jī)冗余問(wèn)題，所有的數(shù)據(jù)都會(huì)通過(guò)數(shù)據(jù)端直接進(jìn)入檔案庫(kù)，且運(yùn)行效率更快，功能更加全面。此外，信息一體化對(duì)于信息數(shù)據(jù)的安全有了更大的保障，管理人員在使用前需要在系統(tǒng)中嵌入安全控制模塊，將內(nèi)外網(wǎng)隔離的同時(shí)，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)內(nèi)網(wǎng)的雙重保護(hù)，信息資料在傳遞的過(guò)程中被實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保了系統(tǒng)整體的安全性。

（二）提升文檔電子化率。紙質(zhì)材料的保存不僅要耗費(fèi)大量的空間，處理不當(dāng)還會(huì)造成環(huán)境污染。將文檔電子化，可以節(jié)省大量的空間，查閱起來(lái)也更加的方便。此外，文檔電子化也能夠提升辦公效率，工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行資源傳遞與共享，只需一臺(tái)電腦就可以搞定所有的流程，省略了傳統(tǒng)的查找、借閱、復(fù)印打印等一系列步驟，使公司的管理更加規(guī)范。檔案管理信息一體化可以有效提高管理效率，工作人員利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息傳遞與共享，一方面確保了原件的安全性，另一方面也確保了歷史文件的安全性。實(shí)現(xiàn)了對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的有效利用。

（三）降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要耗費(fèi)大量的紙張，提高了企業(yè)的管理成本，此外，紙質(zhì)文件的傳遞也很復(fù)雜，需要由工作人員親自將文件送達(dá)指定地點(diǎn)，遇到交通堵塞的特殊情況時(shí)，還會(huì)影響到工作效率，為企業(yè)的正常運(yùn)作帶來(lái)影響。利用信息一體化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以有效改善這些問(wèn)題，信息以數(shù)據(jù)的形式被存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，工作人員只需要登錄賬號(hào)就可以進(jìn)入到系統(tǒng)中，對(duì)文件進(jìn)行打包傳輸?shù)?，信息在幾秒?nèi)就會(huì)到達(dá)指定的賬戶信箱，不僅節(jié)省了運(yùn)輸與管理成本，還提升了企業(yè)整體的運(yùn)作效率。此外，信息一體化支持的檔案管理模式更加靈活，企業(yè)可根據(jù)自己的需求，自行設(shè)計(jì)系統(tǒng)模塊，增刪模塊功能等，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的安全管理。管理人員不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，每隔一段時(shí)間就對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行一次優(yōu)化升級(jí)，使檔案的信息服務(wù)功能性更加顯著。與此同時(shí)，信息一體化還可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的文檔分離情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的集中管理，幫助企業(yè)建立起獨(dú)立的信息檔案管理體系。檔案作為一種信息資源，是企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分，它能夠直接反映出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展情況，企業(yè)采取這種信息一體化的管理方法，可以有效提升檔案管理效率，防止數(shù)據(jù)重復(fù)錄入等問(wèn)題的發(fā)生，為企業(yè)日后的經(jīng)營(yíng)與規(guī)劃活動(dòng)提供良好的基礎(chǔ)。

二、新時(shí)期做好檔案信息一體化管理工作的措施

（一）思想上重視創(chuàng)新。大型國(guó)企想要做好檔案管理工作，就要不斷轉(zhuǎn)換思想，加大對(duì)檔案信息化管理的重視力度。對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作能夠提高企業(yè)的資源利用效率，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理提升到戰(zhàn)略化高度，采取專門的管理措施，注重對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的有效利用，從而確保檔案管理工作的有效性，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供良好的環(huán)境。

（二）對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行改進(jìn)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)從規(guī)范化的角度對(duì)檔案進(jìn)行管理，安排專門的管理人員，并科學(xué)調(diào)整管理流程，使檔案管理工作得到更好的保障。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與其他部門建立起良好的合作關(guān)系，引導(dǎo)各部門加大對(duì)檔案的重視力度，使用科學(xué)與安全的方法進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的傳遞與共享。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)定檔案收錄制度，統(tǒng)一檔案記錄的格式等，為日后的管理工作提供更大的便利條件。

（三）推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在信息化時(shí)代背景下，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)信息化檔案管理的重視力度，構(gòu)建完善的網(wǎng)上管理系統(tǒng)，注重對(duì)信息一體化技術(shù)的應(yīng)用，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，合理制定檔案管理方案。企業(yè)管理者也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息一體化的宣傳，使企業(yè)的員工對(duì)新時(shí)代背景下的檔案管理工作有更加深入的了解，并積極的參與到系統(tǒng)維護(hù)與管理工作當(dāng)中。管理者應(yīng)當(dāng)注重對(duì)管理人員的培訓(xùn)，積極落實(shí)培訓(xùn)計(jì)劃，提升相關(guān)管理人員的專業(yè)管理水平，使檔案管理人員能夠保持更好的工作狀態(tài)，更好地承擔(dān)起檔案管理的責(zé)任與義務(wù)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案管理在大型國(guó)有企業(yè)的運(yùn)行過(guò)程中扮演著十分重要的角色，對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)管理方法的科學(xué)運(yùn)用，積極探索當(dāng)前管理制度中存在的不足，并及時(shí)加以改進(jìn)，通過(guò)信息一體化實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理，從而不斷增強(qiáng)企業(yè)的信息控制力與競(jìng)爭(zhēng)力。