論港務(wù)企業(yè)行政管理中的辦公室協(xié)調(diào)藝術(shù)

文/廣西民族大學(xué)民族學(xué)與社會學(xué)學(xué)院 王學(xué)智

在港務(wù)企業(yè)日常的行政管理中，其特有的生產(chǎn)規(guī)律及運(yùn)作特點(diǎn)決定了行政辦公室具有“港務(wù)”特色。了解港務(wù)企業(yè)行政管理的內(nèi)涵、特點(diǎn)，明確港務(wù)企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)職能，熟悉港務(wù)企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)方式，可以提高辦公室的工作效率，讓協(xié)調(diào)工作變得更加高效。

一、港務(wù)企業(yè)行政管理的內(nèi)涵及其特點(diǎn)

（一）港務(wù)企業(yè)行政管理的內(nèi)涵。港務(wù)企業(yè)行政管理，主要指以港務(wù)生產(chǎn)為經(jīng)營目標(biāo)的企業(yè)，運(yùn)用企業(yè)權(quán)力對企業(yè)事務(wù)進(jìn)行管理的活動。這種管理活動，主要包括對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)以及后勤保障等方面的管理，涵蓋了企業(yè)運(yùn)行的各個方面。港務(wù)企業(yè)行政管理是以提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和行政效率，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本為目的而進(jìn)行的管理活動。

（二）港務(wù)企業(yè)行政管理的特點(diǎn)。1.意志性。在港務(wù)企業(yè)實(shí)施行政管理的過程中，行政機(jī)關(guān)的使命主要是執(zhí)行企業(yè)權(quán)力機(jī)關(guān)的意志，它主要是通過大量的組織、協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、決策等工作來確保企業(yè)正常的運(yùn)轉(zhuǎn)和良好的發(fā)展，帶有明顯的企業(yè)意志。2.執(zhí)行性。在港務(wù)企業(yè)實(shí)施行政管理的過程中，行政機(jī)關(guān)必須要嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)路線、方針、政策，同時還要執(zhí)行企業(yè)權(quán)力機(jī)關(guān)所賦予的各項(xiàng)任務(wù)，對企業(yè)權(quán)力機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，接受企業(yè)權(quán)力機(jī)關(guān)的監(jiān)督。另外，行政機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)不僅要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，而且還要確保各項(xiàng)任務(wù)有效落實(shí)。3.權(quán)威性。港務(wù)企業(yè)的行政管理工作，主要是以企業(yè)名義進(jìn)行，并以企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度為后盾，因此，所有管理對象有義務(wù)服從企業(yè)行政機(jī)關(guān)及其工作人員的管理行為。除此之外，企業(yè)行政機(jī)關(guān)在執(zhí)行任務(wù)時，要嚴(yán)格按照公司各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行，集中體現(xiàn)了企業(yè)行政管理的權(quán)威性。

二、港務(wù)企業(yè)辦公室及其協(xié)調(diào)職能

（一）港務(wù)企業(yè)辦公室。港務(wù)企業(yè)辦公室主要指保障領(lǐng)導(dǎo)工作和服務(wù)企業(yè)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。它在企業(yè)中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、參謀助手的作用。我國的港務(wù)企業(yè)均配備有為本企業(yè)服務(wù)的辦公室，也有企業(yè)稱為綜合辦、綜合部、秘書科等，它們的性質(zhì)大體相同。

（二）協(xié)調(diào)職能。協(xié)調(diào)工作是辦公室管理工作的基本職能，也是辦公室提高企業(yè)組織能力、凝聚企業(yè)向心力的重要手段。任何企業(yè)在日常管理中都需要對各項(xiàng)事物進(jìn)行協(xié)調(diào)，以此確保企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。主要通過統(tǒng)一思想、統(tǒng)一政策、統(tǒng)一步調(diào)等方式，讓企業(yè)各部門及其工作人員達(dá)到步調(diào)一致、增強(qiáng)合力、改進(jìn)作風(fēng)的目的。

三、港務(wù)企業(yè)辦公室的有效協(xié)調(diào)方式

（一）通過參與調(diào)度會進(jìn)行協(xié)調(diào)。港務(wù)企業(yè)調(diào)度會，主要是港務(wù)企業(yè)針對港口晝夜生產(chǎn)進(jìn)行總結(jié)和計(jì)劃下晝夜生產(chǎn)目標(biāo)，解決生產(chǎn)問題的工作會議。會議參與部門主要包括生產(chǎn)部門、安全部門、貨管部門、行政部門等。會議參與人員主要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其各部門的管理人員。由于調(diào)度會每日例行召開，管理人員到位齊全，高效聚集了企業(yè)的各方力量，因此，辦公室可以利用參與調(diào)度會的機(jī)會，把需要解決的問題在會上進(jìn)行協(xié)調(diào)，這樣可以高效理順關(guān)系、解決問題。

（二）通過參與辦公會進(jìn)行協(xié)調(diào)。港務(wù)企業(yè)辦公會，主要是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及其決策層主持召開的會議，會議內(nèi)容主要是討論企業(yè)的行政方案、方針、決定，以及解決企業(yè)問題。參與會議的人員主要是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層和各部門負(fù)責(zé)人，因此，辦公室可以利用參與辦公會，以及領(lǐng)導(dǎo)決策層和各部門負(fù)責(zé)人均在場的契機(jī)，把需要解決的問題在會上進(jìn)行協(xié)調(diào)，這樣做可以有效利用企業(yè)決策者的最高行政權(quán)力進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，避免了各部門推諉扯皮。

（三）通過召開協(xié)調(diào)會進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)會，主要是指企業(yè)為解決專門問題而召開的多方參與的非常規(guī)性會議。此類會議主要是由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門參與，用于解決單個部門無法解決，需要多方解決的問題。“專項(xiàng)專辦”是協(xié)調(diào)會的最大特點(diǎn)，它的協(xié)調(diào)性使得矛盾的解決更易于推進(jìn)。因此，辦公室在解決較為棘手的問題時，不妨通過召開協(xié)調(diào)會進(jìn)行解決。

（四）通過個別溝通進(jìn)行協(xié)調(diào)。在企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營過程中，我們通常會遇到一些問題，這類問題的協(xié)調(diào)對象比較單一，涉及面不大，因此，我們在協(xié)調(diào)此類問題時，應(yīng)選擇個別溝通的方式進(jìn)行協(xié)調(diào)，如主動找到有關(guān)部門或個人進(jìn)行協(xié)商、談心，陳述情況、理順關(guān)系、化解矛盾，通過溝通取得雙方理解、認(rèn)同來達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。這樣的協(xié)調(diào)方式及時、靈活、方便，而且效果也明顯。最后，辦公室的協(xié)調(diào)工作任重而道遠(yuǎn)，我們只有善于把握企業(yè)的運(yùn)行規(guī)律，才能讓協(xié)調(diào)工作變得事半功倍。