高校財務(wù)信息化建設(shè)問題研究及對策
——以L大學(xué)為例

（聊城大學(xué)財務(wù)處山東聊城 252000）

一、L大學(xué)財務(wù)信息化建設(shè)的必要性

目前L大學(xué)財務(wù)信息化程度還處在初級階段，財務(wù)信息化建設(shè)進程比較緩慢，所使用的財務(wù)軟件還存在著很多問題。L大學(xué)急需通過財務(wù)信息化建設(shè)，提高服務(wù)質(zhì)量、提升服務(wù)水平。

首先，業(yè)務(wù)量大與人手緊張存在尖銳矛盾。近年來，L大學(xué)的經(jīng)費總量從3億元增加到了6億元，而會計人員總數(shù)沒有增加，反而因退休、調(diào)離等因素而有所減少。目前，報銷集中時段會出現(xiàn)排隊擁擠現(xiàn)象，急需網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報銷方面的軟件上線，以平抑和疏導(dǎo)報銷高峰。

其次，L大學(xué)簽批流程復(fù)雜，一項經(jīng)費需多名領(lǐng)導(dǎo)簽批，手續(xù)復(fù)雜，教職工因不能一次簽批完畢而心生怨言，還有些教職工對簽批流程不熟悉，對發(fā)生的費用不知道需哪些領(lǐng)導(dǎo)簽批，這急需通過網(wǎng)上簽批軟件將簽批流程固化，經(jīng)辦人輸入項目經(jīng)費和所報經(jīng)費后，通過網(wǎng)絡(luò)自動傳輸給簽批人，簽批后自動傳輸至財務(wù)處審核報銷。

再次，L大學(xué)存在重復(fù)勞動現(xiàn)象。銀行卡信息等重復(fù)錄入，使工作效率低下，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯。

二、L大學(xué)財務(wù)信息化建設(shè)存在的問題及成因分析

（一）存在的問題

自2013年以來，學(xué)校已認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性和急迫性，期間學(xué)校通過招標(biāo)方式確定了Y軟件為中標(biāo)軟件，開始啟動信息化進程，以實現(xiàn)網(wǎng)上簽批、網(wǎng)絡(luò)報銷、原始憑證電子化等構(gòu)想。然而，經(jīng)過兩年的運行，L大學(xué)發(fā)現(xiàn)Y軟件供應(yīng)商開發(fā)的高校財務(wù)信息管理系統(tǒng)雖然比較注重個性化開發(fā)，但也存在著許多不完善的地方。現(xiàn)將Y軟件信息系統(tǒng)前期存在的問題加以梳理，以供其他高校參考。

1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性存在問題。Y軟件運行以來，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不穩(wěn)定，賬表、賬賬之間的數(shù)據(jù)存在不符的情況不斷出現(xiàn)，讓財務(wù)人員不能確認(rèn)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。特別是在每次版本升級后，同樣的錯誤還會出現(xiàn)。按照學(xué)校的賬務(wù)設(shè)置，貨幣資金（現(xiàn)金+銀行存款+零余額用款額度）=項目指標(biāo)總額。而在2016年11月12日，查詢數(shù)據(jù)顯示L大學(xué)的項目指標(biāo)數(shù)大于貨幣資金額90多萬元。這樣會導(dǎo)致有些項目余額已經(jīng)不足，而財務(wù)人員因系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤而多報銷的嚴(yán)重問題。有些應(yīng)收、暫存款已做賬沖銷而往來余額表中沖銷不掉，造成了往來款數(shù)據(jù)不實。在2016年11月12日，查詢數(shù)據(jù)顯示L大學(xué)總賬余額表中其他應(yīng)收款項小于往來款匯總表中其他應(yīng)收款共19 800元。這說明有19 800元已經(jīng)做賬沖銷的應(yīng)收款項，在往來款匯總表中并未核銷。按此數(shù)據(jù)下發(fā)催款通知，肯定給財務(wù)帶來不良影響，會大大影響財務(wù)處的公信力。

2.查詢功能存在眾多問題。查詢速度慢，查詢條件組合受限，無法實現(xiàn)包含多個查詢條件的跨年度查詢，不能實現(xiàn)按照數(shù)據(jù)庫中已有信息進行任意組合查詢。查詢功能相對較弱，在工作過程中，統(tǒng)計信息無法滿足學(xué)校決策機構(gòu)或科研管理部門對多維度財務(wù)信息的需求。

3.項目和指標(biāo)存在重復(fù)設(shè)置問題。系統(tǒng)中既要求設(shè)置項目，還要求重復(fù)設(shè)置指標(biāo)，導(dǎo)致增加項目的操作太復(fù)雜。同樣的數(shù)據(jù)不僅需要在項目信息庫中添加，還需在指標(biāo)信息管理庫中增加，這種重復(fù)設(shè)置影響了系統(tǒng)操作的效率。

4.收費模塊運行不暢。學(xué)生收費信息庫的運行速度緩慢；分學(xué)院分年級的多維學(xué)生欠費統(tǒng)計信息表無法實現(xiàn)；批量導(dǎo)入繳費信息時，無法實現(xiàn)學(xué)號和姓名的一致性校驗；學(xué)分制收費未開發(fā)到位。收費模塊總體存在運行不暢的現(xiàn)象。

5.規(guī)劃中的許多模塊未及時上線。網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上簽批、預(yù)算編報、網(wǎng)銀支付、銀校直聯(lián)等子系統(tǒng)因種種原因還未開發(fā)到位，而這些模塊應(yīng)該配套運行。

上述問題的存在，不但沒有很好地解決L大學(xué)財務(wù)信息化建設(shè)的根本問題，還影響了L大學(xué)的會計信息質(zhì)量與服務(wù)效率。

（二）成因分析

1.前期調(diào)研不足。L大學(xué)決定更換軟件時，沒有做好充分的前期調(diào)研。L大學(xué)對新的財務(wù)軟件供應(yīng)商介紹的軟件功能并未進行實地調(diào)研，偏信了Y公司軟件推銷員的虛夸之詞，存在調(diào)研論證不足的情況。

2.Y財務(wù)軟件公司虛假宣傳。Y公司銷售人員虛假宣傳，將未實現(xiàn)的技術(shù)承諾為已實現(xiàn)。由于L大學(xué)比較注重軟件的前瞻性，對網(wǎng)絡(luò)簽批、網(wǎng)絡(luò)報銷、影像傳輸?shù)容^前沿的技術(shù)問題向多家軟件公司做出了咨詢，Y公司銷售人員過分美化了其產(chǎn)品功能，承諾將L大學(xué)提出的軟件功實現(xiàn)，而其他公司人員如實說無法做到，這樣便使L大學(xué)現(xiàn)場招標(biāo)人員相信了其產(chǎn)品的先進功能。

3.Y財務(wù)軟件對高校業(yè)務(wù)不專業(yè)。Y公司對高校的財務(wù)管理業(yè)務(wù)并不是十分了解，開發(fā)的軟件存在許多不完善的地方；雖為個性化開發(fā)，但對學(xué)校提出的需求沒有及時跟進，解決問題不及時。

4.業(yè)務(wù)分包。Y公司將業(yè)務(wù)分包給本地一軟件公司，該公司對高校很多業(yè)務(wù)不熟悉、技術(shù)達不到，也無法推動Y公司做出改進，這就導(dǎo)致了網(wǎng)上報銷、預(yù)算編報、網(wǎng)銀支付、資金管理、舊數(shù)據(jù)遷移模塊等無法按時上線運行。

5.L大學(xué)缺乏推進方案。L大學(xué)沒有設(shè)立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，對信息化進程沒有總體規(guī)劃、沒有責(zé)任到人、沒有預(yù)定好每個模塊的上線時間點。對軟件公司不信守承諾的問題沒有及時追究其責(zé)任。

三、L大學(xué)財務(wù)信息化優(yōu)化方案

對Y財務(wù)信息系統(tǒng)出現(xiàn)的諸多問題，L大學(xué)應(yīng)及時組織人員對高?，F(xiàn)行使用的財務(wù)軟件進行細(xì)致比較和現(xiàn)場考察。

（一）財務(wù)信息化推行方案

1.成立財務(wù)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。L大學(xué)的財務(wù)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由分管財務(wù)副校長任組長，財會部門及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人任副組長，組員由業(yè)務(wù)骨干組成，制定信息化建設(shè)目標(biāo)、工作制度，以加快信息化建設(shè)步伐。

2.選擇適合的財務(wù)軟件。L大學(xué)應(yīng)針對目前信息化存在的問題，用SWOT分析法對Y軟件的優(yōu)勢、劣勢等方面做出客觀公正的分析，分清哪些是可以容忍的問題、哪些是必須限期解決的問題，對于必須要解決的問題如果在規(guī)定的期限內(nèi)無法解決，則L大學(xué)應(yīng)考慮更換軟件。L大學(xué)應(yīng)組織有關(guān)人員對各高校使用的財務(wù)軟件進行認(rèn)真細(xì)致的考察調(diào)研，全面了解目前高校財務(wù)軟件的優(yōu)缺點，根據(jù)學(xué)校實際需求，盡快做出正確選擇。在考慮優(yōu)化軟件時，應(yīng)充分考慮學(xué)校需求：新軟件首先必須保證數(shù)據(jù)正確；必須安全高效、必須有完善的日志；實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)簽批、網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬；實現(xiàn)學(xué)分制網(wǎng)絡(luò)收費；實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時分析、報表、決策；實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的無縫連接等。L大學(xué)現(xiàn)在使用的Y軟件存在的問題，TY軟件都可以解決。據(jù)統(tǒng)計，使用TY財務(wù)軟件山東某部屬高校2015年的憑證數(shù)為235 163個，核算人員有22名，人均憑證數(shù)10 689個；而L大學(xué)的2015年的憑證數(shù)為14 524個，核算人員有6名，人均憑證數(shù)2 421個。由此可知，山東某部屬高校的核算人員工作效率是L大學(xué)的4.4倍。

3.制定科學(xué)合理的實施計劃。L大學(xué)的優(yōu)化升級計劃推行方案可采取以下順序：完成財務(wù)系統(tǒng)初始化；賬務(wù)處理系統(tǒng)首先上線試運行；預(yù)約報賬、無現(xiàn)金支付系統(tǒng)試運行；結(jié)合L大學(xué)財務(wù)特點，對主要系統(tǒng)進行改進（如預(yù)約報銷確認(rèn)單，系統(tǒng)界面如何讓教師更直觀使用）；薪金系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)等全方位推行。

4.重新構(gòu)建業(yè)務(wù)規(guī)范和業(yè)務(wù)流程。以財務(wù)信息化建設(shè)為契機，認(rèn)真梳理各項業(yè)務(wù)工作，選取信息化建設(shè)關(guān)鍵點，制定各種業(yè)務(wù)處理特別是財務(wù)處理流程的規(guī)范。需要建立的業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括：會計核算規(guī)范，預(yù)算編制、控制、分析規(guī)范、業(yè)務(wù)報銷規(guī)范，固定資產(chǎn)管理規(guī)范，財務(wù)報表與財務(wù)分析規(guī)范，資金與資產(chǎn)管理規(guī)范等。

5.在校內(nèi)進行實施試點。信息化實施，應(yīng)當(dāng)遵循先試點再推廣的原則，選擇信息化基礎(chǔ)較好、業(yè)務(wù)具有代表性的學(xué)院進行先行試點。邊試點，邊總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為全面實施信息化做好基礎(chǔ)工作。

6.在全校范圍內(nèi)進行信息化宣傳。在試點的同時，要通過網(wǎng)絡(luò)、校報等在全校范圍內(nèi)進行信息化宣傳，選擇合適時間、地點，對全校人員進行培訓(xùn)，全面推行網(wǎng)絡(luò)報銷信息化。

（二）財務(wù)信息化平臺優(yōu)化構(gòu)建

在財務(wù)軟件信息化順利推行的前提下，打通校內(nèi)相關(guān)部門信息通道，通過系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)實現(xiàn)無縫銜接。

1.全面預(yù)算管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)能夠嚴(yán)格預(yù)算編報、審批和執(zhí)行程序，并通過賬務(wù)處理系統(tǒng)、報表分析系統(tǒng)實時生成各類預(yù)算執(zhí)行分析表。該系統(tǒng)涵蓋預(yù)算編報系統(tǒng)、指標(biāo)管理系統(tǒng)、資金支付計劃管理系統(tǒng)。

2.報銷管理系統(tǒng)。報銷管理系統(tǒng)提供報銷服務(wù)和項目指標(biāo)預(yù)算扣減服務(wù)，包含遠(yuǎn)程預(yù)約系統(tǒng)、排隊叫號系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)三個子系統(tǒng)。遠(yuǎn)程預(yù)約系統(tǒng)解決的是報銷現(xiàn)場排長隊、等候時間長的問題，發(fā)起人在填寫報銷事項后，發(fā)送單據(jù)至?xí)嫼怂銌T進行初審，初審?fù)ㄟ^的單據(jù)可進行排隊約號。排隊叫號系統(tǒng)用來規(guī)范管理現(xiàn)場排隊等候的報銷人員，針對初審?fù)ㄟ^的單據(jù)進行排號，給予報銷人一個預(yù)約時間及預(yù)約辦理報銷業(yè)務(wù)的窗口信息提示。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是報賬人將所要報銷的單據(jù)、內(nèi)容通過網(wǎng)上報銷平臺，按照系統(tǒng)內(nèi)置的會計科目、摘要信息等進行填寫、提交后，經(jīng)會計核算人員初審合格后，按照預(yù)約系統(tǒng)提示的報賬時間將紙質(zhì)單據(jù)交至財務(wù)報賬大廳，會計核算人員根據(jù)報銷人的紙質(zhì)單據(jù)與報銷人錄入報銷系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行核對無誤后辦理報銷業(yè)務(wù)的管理程序。網(wǎng)上預(yù)約不等侯報銷系統(tǒng)與全面預(yù)算系統(tǒng)、科研項目管理系統(tǒng)、財務(wù)處理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)對接，保證經(jīng)費指標(biāo)增減、會計審核記賬、資金支付準(zhǔn)確性、及時性和安全性，提高工作效率。

3.賬務(wù)處理系統(tǒng)。該系統(tǒng)通過財務(wù)輔助賬務(wù)的設(shè)置、登記、控制、核算、查詢等操作，能夠滿足L大學(xué)對財務(wù)管理的精細(xì)化、多維化的需求。該系統(tǒng)具有強大的數(shù)據(jù)校驗功能，可同時實現(xiàn)“多維”動態(tài)賬務(wù)查詢，可以根據(jù)查詢需要設(shè)置不同的查詢條件組合，實現(xiàn)多維賬務(wù)查詢功能。

4.銀?；ヂ?lián)支付系統(tǒng)。該系統(tǒng)在賬務(wù)處理系統(tǒng)中發(fā)出付款指令后，通過在學(xué)校設(shè)置的前置機完成學(xué)校銀行賬戶與其他單位賬戶或個人銀行賬戶間的資金劃轉(zhuǎn)。這種先進的資金結(jié)算方式，使高校真正開啟無現(xiàn)金報賬模式，使財務(wù)服務(wù)更加高效、資金劃轉(zhuǎn)更加安全、師生員工更加便捷。

5.薪資管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)外設(shè)一個“其他收入管理”模塊，在實現(xiàn)對職工常規(guī)工資薪金管理的同時，也實現(xiàn)對職工其他零星收入的規(guī)范管理。該系統(tǒng)與人事部門管理系統(tǒng)對接，相關(guān)信息直接從其系統(tǒng)中獲取，兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)共享，維護方便，財務(wù)部門可根據(jù)人事部門的職工信息、薪資項目的增減調(diào)整，生成當(dāng)月應(yīng)發(fā)放薪資數(shù)據(jù)；其他收入、費用可由各單位自行錄入申報，經(jīng)財務(wù)處進行復(fù)核后，系統(tǒng)自動與人事部門獲取的數(shù)據(jù)進行合并計算薪資。該系統(tǒng)同時解決了工資發(fā)放中普遍存在個人所得稅管理、工資外收入管理、多次發(fā)放管理等問題。財務(wù)處對每月的工資數(shù)據(jù)進行編輯和計算并提交到銀行發(fā)放后，系統(tǒng)會自動生成記賬憑證，省去人工錄入憑證。

6.學(xué)費收繳管理系統(tǒng)。學(xué)費收繳管理系統(tǒng)對學(xué)生按規(guī)定應(yīng)交納的有關(guān)學(xué)分學(xué)費、住宿費、各項代收費等費用進行收繳并進行全程管理的應(yīng)用系統(tǒng)。該系統(tǒng)與教務(wù)處學(xué)生選課系統(tǒng)對接，可直接采集學(xué)生選課信息并轉(zhuǎn)換成學(xué)分學(xué)費，計入該生應(yīng)交學(xué)費總額；與學(xué)生處宿舍管理系統(tǒng)對接，可直接采集學(xué)生宿舍變動調(diào)整信息，根據(jù)嵌入系統(tǒng)中各宿舍樓的收費標(biāo)準(zhǔn)，可自動生成學(xué)生需補交（退）的食宿費差額。通過與上述兩個系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了信息的實時共享，最終匯總計算出每位學(xué)生當(dāng)學(xué)年應(yīng)交納的有關(guān)費用總額。

該系統(tǒng)外接網(wǎng)絡(luò)交費系統(tǒng)以及銀校直聯(lián)收費系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)交費系統(tǒng)是學(xué)生自行登錄按照規(guī)定的交費項目、交費金額進行自助交費的管理系統(tǒng)，可由學(xué)校在前置機終端發(fā)起“批扣”指令，相關(guān)費用便從學(xué)生銀行卡上自動劃扣到學(xué)校指定賬戶，大大減少數(shù)據(jù)傳遞程序和風(fēng)險。

（三）實現(xiàn)財務(wù)信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)軟件的對接

1.資產(chǎn)管理系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)的對接。資產(chǎn)管理系統(tǒng)與賬務(wù)管理軟件的對接方式均采用“中間數(shù)據(jù)庫”方式，先確定好中間庫表結(jié)構(gòu)，然后進行數(shù)據(jù)的對接。在資產(chǎn)軟件中設(shè)備登記、價值變動、資產(chǎn)處置等相關(guān)操作，國資部門審核提交后，從資產(chǎn)系統(tǒng)中打印出資產(chǎn)驗收單，同時寫入中間庫的“資產(chǎn)入賬信息表”。財務(wù)處在制單系統(tǒng)中輸入驗收單的單據(jù)號，可自動生成憑證，并向中間庫寫入“資產(chǎn)對賬單”。

2.科研管理平臺與財務(wù)軟件的對接。科研部門在科研項目立項之后，將合同信息、課題預(yù)算、經(jīng)費控制等信息在科研平臺進行輸入，財務(wù)部門不必手動錄入項目資料。財務(wù)處實時將項目執(zhí)行情況及指標(biāo)余額情況返回科研管理平臺，科研項目負(fù)責(zé)人可以實時了解每一筆支出及預(yù)算的執(zhí)行情況，避免出現(xiàn)經(jīng)費執(zhí)行與預(yù)算不相符的情況。

3.人事處人員信息管理系統(tǒng)與財務(wù)處工資管理軟件對接。財務(wù)處工資管理軟件與人事處人員信息管理系統(tǒng)的對接，實行數(shù)據(jù)的實時推送、教師的工資變動及信息變更實現(xiàn)信息共享。

4.教務(wù)處學(xué)生管理系統(tǒng)、學(xué)生處宿舍管理系統(tǒng)、財務(wù)處收費系統(tǒng)對接。教務(wù)處的學(xué)生信息變動、學(xué)生處的學(xué)生宿舍變動導(dǎo)致學(xué)費、住宿費標(biāo)準(zhǔn)變更以及學(xué)生銀行卡號的變更等相關(guān)信息通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行資源整合，實現(xiàn)資源共享，提高工作效率。

四、結(jié)束語

各高校應(yīng)當(dāng)吸取L大學(xué)信息化建設(shè)的教訓(xùn)，對本校的各項業(yè)務(wù)進行全面調(diào)研分析，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校需求，制定合適的建設(shè)方案。L大學(xué)可供借鑒的經(jīng)驗與教訓(xùn)有以下幾點：

一是財務(wù)信息化建設(shè)需滿足實際需求。高校應(yīng)在成熟軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分考慮本校具體管理需求，合理選用配置已使用成熟、技術(shù)先進的財務(wù)管理系統(tǒng)，以滿足學(xué)校管理、發(fā)展和未來變革的需要。

二是財務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)重點抓好流程設(shè)計與個性化需求設(shè)計關(guān)鍵點。在財務(wù)信息化建設(shè)過程中，工作流程設(shè)計、個性化需求設(shè)計是否完善，最終將決定一款財務(wù)信息系統(tǒng)能否滿足高校自身及信息使用者需要的關(guān)鍵。

三是財務(wù)信息化建設(shè)需分階段逐步實施和完善。高校財務(wù)信息化建設(shè)，由于涉及的前期準(zhǔn)備工作量大，應(yīng)在整體規(guī)劃的前提下，進行統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計，盡可能整合現(xiàn)有信息系統(tǒng)，分階段、分步驟進行建設(shè)，穩(wěn)步推進，避免重復(fù)投資造成浪費。

四是需實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化。財務(wù)信息化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)與各業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)信息共享，能夠直接從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)自動生成所需要的信息，減少人工重復(fù)操作，提高工作效率。

五是將內(nèi)部控制流程嵌入財務(wù)信息化系統(tǒng)。將內(nèi)部控制的理念、規(guī)則、方法固化到財務(wù)信息化系統(tǒng)中，實現(xiàn)對違反控制規(guī)則情況的自動防范和監(jiān)控，提高內(nèi)部控制水平，有效防范財務(wù)風(fēng)險。

展望未來，高校的財務(wù)信息化的發(fā)展應(yīng)完成從手工到自動、由固定到移動、由本地到云端的轉(zhuǎn)換，財務(wù)信息管理平臺將以云架構(gòu)的思維構(gòu)建一個更智能、更快捷、更高效的財務(wù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺。