關(guān)于人事檔案管理工作微探

文/洮南市人才交流中心 宋艷麗

人事檔案管理工作一直都是人才市場(chǎng)以及各個(gè)單位工作中的重要內(nèi)容，我國(guó)的人事檔案管理工作具有一套比較完善的管理模式，但是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)性也逐漸增多，涉及的工作內(nèi)容也變得復(fù)雜起來(lái)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代人員流動(dòng)的需求，所以，在新時(shí)代的要求下，各單位的人事檔案工作要逐步地加強(qiáng)，尤其是人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新，肩負(fù)起時(shí)代賦予的使命和要求。

一、人事檔案管理工作中的不足

人事檔案涉及的主要是人員的信息和發(fā)展動(dòng)態(tài)，其重要性是不言而喻的。所以，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候要加強(qiáng)對(duì)其重視程度。筆者結(jié)合自身工作經(jīng)歷進(jìn)行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)目前很多的單位在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中，存在很多的問(wèn)題，例如，管理模式過(guò)于守舊，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)不夠完善等。這樣的問(wèn)題會(huì)造成人事檔案管理工作的滯后，不利于社會(huì)的發(fā)展。

（一）人事檔案管理模式不標(biāo)準(zhǔn)。目前，很多人事檔案管理部門的辦公環(huán)境是非常差的，檔案存放的空間非常狹小，通風(fēng)條件不好，很容易造成檔案的破損和丟失。在進(jìn)行檔案提取的時(shí)候，因?yàn)闄n案存放的空間小，且檔案多，擺放的沒(méi)有章法，進(jìn)而造成檔案提取困難。基礎(chǔ)設(shè)施的不完善非常不利于檔案的管理。很多時(shí)候，雖然檔案管理人員明確了檔案的重要性，但是由于現(xiàn)實(shí)條件的缺陷，不得不降低對(duì)檔案的存放要求，進(jìn)而造成管理的漏洞。

（二）檔案管理信息化水平較低。隨著信息化的發(fā)展，各行各業(yè)的信息化應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展的必然要求，人才市場(chǎng)在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，雖然配備了計(jì)算機(jī)和相關(guān)的管理軟件，但是由于人員認(rèn)識(shí)的缺乏以及管理思想的落后，導(dǎo)致檔案管理的信息化沒(méi)有很好地進(jìn)行應(yīng)用。這樣的檔案管理信息化建設(shè)無(wú)異于紙上談兵，沒(méi)有很好地進(jìn)行落實(shí)。這是非常不利于人事檔案管理工作的。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)較低。據(jù)調(diào)查，人才中心的人事檔案管理人員很多都是兼職，專職的檔案管理人員比較少，且由于檔案管理工作的繁雜和枯燥，很多人申請(qǐng)進(jìn)行調(diào)崗，造成人員調(diào)動(dòng)比較頻繁。這種情況下，導(dǎo)致人事檔案的管理欠缺，檔案的整理和歸檔工作不細(xì)致，管理人員的思想認(rèn)識(shí)不高，沒(méi)有責(zé)任心，檔案存放的雜亂無(wú)序，后期的提取檔案困難等。有的時(shí)候人員調(diào)動(dòng)的時(shí)候，檔案工作的交接不細(xì)致，也容易造成檔案的丟失。

二、檔案管理的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。未來(lái)人事檔案的數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，檔案管理工作也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，這些現(xiàn)實(shí)情況都要求檔案管理工作能夠快速與信息化建設(shè)有效融合，從而加強(qiáng)人事檔案管理工作的有序性和高效性。所以，在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，要保證人才市場(chǎng)檔案管理的系統(tǒng)化，有計(jì)劃地加設(shè)計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件，管理人員按照規(guī)定進(jìn)行檔案信息的更新和錄入，使檔案管理工作實(shí)行雙軌制發(fā)展，既保證紙質(zhì)檔案的完整，又保證電子檔案的及時(shí)完善，從而優(yōu)化了人事檔案管理工作。

（二）完善檔案管理工作的規(guī)章制度。人事檔案管理工作是非常重要的工作內(nèi)容，需要加強(qiáng)管理人員的認(rèn)識(shí)。在實(shí)際管理過(guò)程中，要完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)工作人員的監(jiān)管力度，對(duì)檔案的來(lái)源和去向進(jìn)行完整細(xì)致的登記，并且要及時(shí)地進(jìn)行核查。對(duì)于在工作中出現(xiàn)檔案丟失和毀壞等情況的，要對(duì)相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行責(zé)任追究，從而加強(qiáng)管理人員的工作態(tài)度。建立完善的檔案交接程序，增設(shè)相關(guān)的文件表格，從而保證檔案流轉(zhuǎn)的安全性，同時(shí)還要保證各部門之間的配合，加強(qiáng)人事檔案管理工作的效率。

（三）增強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的素養(yǎng)。人才市場(chǎng)的人事檔案數(shù)量是非常多的，且流動(dòng)性也非常的強(qiáng)，這就會(huì)對(duì)管理工作造成很大的壓力，進(jìn)而也就對(duì)管理人員提出了更高的要求。為此，人才市場(chǎng)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，盡量招聘專職人員進(jìn)行檔案管理工作，定期開(kāi)展檔案管理教育活動(dòng)，增強(qiáng)人員的思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)崗位的責(zé)任意識(shí)。要定期對(duì)管理人員進(jìn)行管理模式的培訓(xùn)，增強(qiáng)人員對(duì)新的管理模式和信息化應(yīng)用的認(rèn)識(shí)。招聘人員時(shí)，要注重人員的個(gè)人素養(yǎng)以及個(gè)人相關(guān)技能的應(yīng)用，對(duì)于所有的管理人員，要?jiǎng)澐趾秘?zé)任區(qū)域，定期地對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行考核和檢查，將工作的具體表現(xiàn)和個(gè)人的福利待遇相聯(lián)系，增強(qiáng)檔案管理人員的積極性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案是人員流動(dòng)的重要載體，也是人才信息的基本內(nèi)容，需要我們給予其充分的認(rèn)識(shí)。雖然目前人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作還有很多的不足，但通過(guò)不斷地完善，不懈的努力，一定會(huì)在以后的發(fā)展中適應(yīng)時(shí)代的要求，符合社會(huì)發(fā)展的需要。