醫(yī)院檔案管理“五個(gè)一”模式的思考和探討

文/蚌埠醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 翁文娟 胡蘊(yùn)

全國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革正在如火如荼地全面開(kāi)展，整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)也進(jìn)入到一個(gè)嶄新的時(shí)代。在這樣一個(gè)具有豐富內(nèi)涵的大背景下，作為醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要的有機(jī)組成部分，醫(yī)院檔案管理工作的完善和發(fā)展也處于迫在眉睫的關(guān)口。醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于整個(gè)醫(yī)院和醫(yī)學(xué)事業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻，它是一面“鏡子”，可以反映出一個(gè)醫(yī)院乃至整個(gè)醫(yī)療事業(yè)的全貌和水平，同時(shí)對(duì)提高和加深醫(yī)院管理水平、促進(jìn)醫(yī)學(xué)事業(yè)的穩(wěn)定和健康發(fā)展有著不可替代的作用，是醫(yī)院的根本、醫(yī)學(xué)的根基。但是，目前醫(yī)院檔案管理工作的運(yùn)營(yíng)模式隱含著諸多尚未解決的問(wèn)題，總體上存在著“思想不到位、制度不到位、設(shè)施不到位，人員不到位”等現(xiàn)象，處于跟不上信息時(shí)代發(fā)展的“疲勞”狀態(tài)。為了更好地應(yīng)對(duì)和適應(yīng)新時(shí)代、新要求和新挑戰(zhàn)，更加優(yōu)化醫(yī)院檔案資源信息共享，真正發(fā)揮出醫(yī)院檔案管理工作舉足輕重的作用，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的改革勢(shì)在必行。

一、新時(shí)代下醫(yī)院檔案管理模式中存在的“四個(gè)不夠”問(wèn)題

（一）理念構(gòu)架高度不夠。為了提高整體醫(yī)療水平，醫(yī)院在更新醫(yī)療設(shè)備和提高醫(yī)療技術(shù)手段方面舍得花大力氣、下大功夫，同時(shí)認(rèn)為檔案管理工作不能帶來(lái)明顯的經(jīng)濟(jì)利益，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展不能起到立竿見(jiàn)影的促進(jìn)作用，所以往往對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重視不夠，甚至“輕描淡寫(xiě)”“一筆帶過(guò)”。觀念上的不到位，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理過(guò)于形式化、教條化、邊緣化。

（二）制度制定實(shí)施不夠。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。許多醫(yī)院的檔案管理工作缺乏一個(gè)完善的制度體系和有效的執(zhí)行措施，失去了制度的指導(dǎo)性、約束性和規(guī)范性的特點(diǎn)，導(dǎo)致檔案工作運(yùn)轉(zhuǎn)一直處在管理松懈、混亂、效率低下的低迷狀態(tài)，無(wú)法全方位、多層次、寬領(lǐng)域地發(fā)揮好醫(yī)療檔案應(yīng)有的作用和優(yōu)勢(shì)，影響了檔案管理工作的形象，無(wú)形之中拖慢了醫(yī)院發(fā)展的腳步。

（三）人員培訓(xùn)發(fā)展不夠。醫(yī)院檔案管理工作落到實(shí)處最終還是依靠實(shí)際工作中的管理者，他們?cè)谝痪€直面這項(xiàng)復(fù)雜而煩瑣的工作。但醫(yī)院往往把大量的精力放在了引進(jìn)臨床醫(yī)學(xué)人才上面，忽視了對(duì)于檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，同時(shí)由于觀念和體制不到位，對(duì)工作人員的獎(jiǎng)懲和激勵(lì)不夠，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，工作積極性下降，自我價(jià)值感和滿足感不高，缺乏責(zé)任心，在日常工作中就會(huì)出問(wèn)題，減緩了醫(yī)院檔案管理改革和發(fā)展的腳步。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施投入不夠。有些醫(yī)院注重眼前利益，忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施長(zhǎng)期得不到更新?lián)Q代，現(xiàn)代化科技技術(shù)相對(duì)滯后，具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施陳舊、老化，檔案管理軟件落后，紙質(zhì)檔案儲(chǔ)藏環(huán)境達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)、工作人員辦公室條件較差等。沒(méi)有配套和完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，醫(yī)院檔案管理工作就是“空中樓閣”“無(wú)米之炊”，拉低了檔案管理工作整體服務(wù)水平。

二、新時(shí)代醫(yī)院檔案管理的新模式：“五個(gè)一”

（一）一個(gè)科學(xué)的思想?！敖夥潘枷?，觀念先行”。目前世界和中國(guó)都處于一個(gè)廣泛而深遠(yuǎn)的變革時(shí)期，信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，為了順應(yīng)潮流發(fā)展，更好地面對(duì)時(shí)代嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理工作必須有一個(gè)科學(xué)先進(jìn)的思想和理念相配套。只有舉全院之力，上到領(lǐng)導(dǎo)班子，下到普通一線職工，積極轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案不僅僅是對(duì)日常醫(yī)療診治過(guò)程的簡(jiǎn)單記錄，同時(shí)也與整個(gè)醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)步和發(fā)展息息相關(guān)，認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作對(duì)醫(yī)院和醫(yī)學(xué)事業(yè)發(fā)展的重要性和必要性，對(duì)檔案管理工作做到多關(guān)心、多理解、多配合、多投入，才能從根本上提高檔案管理工作水平，切實(shí)發(fā)揮檔案管理的重要作用。具體措施可以采取定期開(kāi)展醫(yī)院檔案管理相關(guān)知識(shí)講座、邀請(qǐng)臨床醫(yī)生深入檔案管理工作現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地參觀等形式，讓醫(yī)院檔案管理工作的重要性深入人心。

（二）一套創(chuàng)新的制度。醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展不僅需要思想觀念到位，更要逐步完善和建立起一套科學(xué)化、合理化、高效率的管理制度。醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人不能只做“表面光”，要切實(shí)參與到制度的修訂和完善中，同時(shí)在此過(guò)程中可以鼓勵(lì)全院職工積極參與，集思廣益，為管理制度的創(chuàng)新獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。當(dāng)前信息化社會(huì)背景下，檔案的存儲(chǔ)方式有了翻天覆地的變化，電子化的檔案逐漸成為主流，所以在檔案管理中如何建立一套結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮訖n案制度成為刻不容緩的問(wèn)題。檔案管理制度建設(shè)除了對(duì)檔案分類、檔案歸檔、有效整合、安全控制、質(zhì)量控制等方面規(guī)范化以外，還要充分發(fā)揮制度的激勵(lì)性和鞭策性的特點(diǎn)，對(duì)檔案管理者制定出合理的獎(jiǎng)懲政策和責(zé)任體系，明晰工作權(quán)責(zé)，有的放矢，改一改按部就班、沒(méi)有朝氣的工作作風(fēng)，提高工作人員的精氣神和工作效率。

（三）一個(gè)過(guò)硬的團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院檔案管理工作的具體實(shí)施離不開(kāi)一個(gè)具有“工匠精神”的富有責(zé)任心的團(tuán)隊(duì)。打造好這只專業(yè)的管理隊(duì)伍，首先需要積極引進(jìn)并且留住高水準(zhǔn)人才，加強(qiáng)人才梯隊(duì)的建設(shè)。人才的引進(jìn)決定著檔案管理工作的開(kāi)展命運(yùn)，具有極其重要的戰(zhàn)略意義。人才引進(jìn)后不能高枕無(wú)憂，要為人才“搭梯鋪路”，提供一個(gè)廣闊的發(fā)展舞臺(tái)，要“以點(diǎn)帶面”，逐步打造出結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量合理、技術(shù)過(guò)硬、素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人才梯隊(duì)。其次，對(duì)檔案管理人員要做好繼續(xù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)計(jì)劃，為其自身業(yè)務(wù)水平的提高提供更多的機(jī)會(huì)和空間，將人才培養(yǎng)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)去抓，使人才培養(yǎng)常態(tài)化，從而使檔案管理人員不斷提升自我，從而提高管理技術(shù)手段。對(duì)積極上進(jìn)又有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T，該升則升，該獎(jiǎng)則獎(jiǎng)。最后，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)操守培養(yǎng)。檔案管理工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性和特殊性 ，所以要不斷提升管理人員“以人為本”的服務(wù)理念，培養(yǎng)無(wú)怨無(wú)悔獻(xiàn)身檔案管理事業(yè)的精神。

（四）一套先進(jìn)的設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和更新是檔案管理工作的基石和必不可少的有機(jī)組成部分。這部分工作做好了，可以為檔案管理工作起到一個(gè)良好的“推手”作用，如果做不好，將會(huì)拖后腿，極大地影響檔案管理工作改革的有序推進(jìn)。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要充分意識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要性和緊迫性，必須有所作為，要有大手筆、大動(dòng)作，在資金和人員上加大投入，尤其是加大技術(shù)的投入，改變以往老舊面貌，更新落后的機(jī)器，淘汰滯后的管理軟件，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境，改善工作人員的辦公條件，為醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展奠定一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（五）一個(gè)共享的平臺(tái)?，F(xiàn)今社會(huì)是一個(gè)資源共享的社會(huì)，而醫(yī)院檔案的資源共享就體現(xiàn)了檔案管理工作的價(jià)值和重要性。但是目前由于缺乏經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并沒(méi)有做到真正意義上的共享，沒(méi)有最大限度地發(fā)揮資源共享應(yīng)有的作用。所以需要積極打造院內(nèi)、院間資源共享平臺(tái)，利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等將松散的醫(yī)療檔案資料收集、歸類，有效整合，錄入網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，逐步構(gòu)建區(qū)域性覆蓋的檔案網(wǎng)絡(luò)，提升醫(yī)院檔案管理工作的服務(wù)效能，重新架構(gòu)醫(yī)院檔案管理體系，從不同角度、不同層面實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案資源的利用和共享。通過(guò)資源共享平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)多學(xué)科的交叉合作，擴(kuò)大醫(yī)護(hù)人員的科研素材空間，緩解人民群眾“看病難”等問(wèn)題，提高急、慢性病的診療速度和水平。同時(shí)應(yīng)不斷加強(qiáng)和完善資源共享平臺(tái)安全維護(hù)和監(jiān)管工作，減少不良因素對(duì)平臺(tái)的威脅和破壞，防止病例報(bào)告、病人信息等外泄，造成不必要的損失。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理可以反映出醫(yī)院整體醫(yī)療水平和醫(yī)療質(zhì)量，對(duì)醫(yī)院起到“把脈”作用，其重要性毋庸置疑。如何應(yīng)對(duì)新時(shí)代、新發(fā)展的要求，是擺在醫(yī)院檔案管理工作面前的頭等大事和第一要?jiǎng)?wù)。要充分認(rèn)識(shí)到目前工作中存在的“四個(gè)不夠”問(wèn)題，同時(shí)要把更多的精力放在如何做好“五個(gè)一”的工作上來(lái)。由于每個(gè)醫(yī)院實(shí)際情況不同，所以不能搞“一刀切”，要實(shí)事求是，因地制宜，在管理和服務(wù)方面積極打造行業(yè)特色，扎實(shí)穩(wěn)重地推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。