提高辦公室檔案管理科學(xué)化水平的路徑探討

文/延吉市衛(wèi)生和計(jì)劃生育局 劉丹 南英

衛(wèi)計(jì)局檔案工作是記錄衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)發(fā)展歷程、維護(hù)歷史真面貌的一項(xiàng)重要工作。近年來(lái)，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作逐漸進(jìn)入了現(xiàn)代化，進(jìn)而對(duì)檔案管理人員提出了更多更高的要求。但在實(shí)際的衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作中，尤其在衛(wèi)生與計(jì)劃生育機(jī)構(gòu)合并過(guò)程中，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作還存在很多問(wèn)題，為改革發(fā)展帶來(lái)了不利影響。因此必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作的重視，提升衛(wèi)生計(jì)生檔案管理科學(xué)化水平。

一、當(dāng)前衛(wèi)生計(jì)生檔案存在的問(wèn)題

（一）檔案科學(xué)化管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。我國(guó)自2013年開(kāi)始實(shí)施衛(wèi)生和計(jì)劃生育部門的機(jī)構(gòu)合并，我局也于2014年10月完成機(jī)構(gòu)合并。新組建的衛(wèi)計(jì)局由于辦公場(chǎng)所的變化、人員的重新調(diào)整、經(jīng)費(fèi)的限制、衛(wèi)生和計(jì)劃生育原有的檔案、卷宗只是簡(jiǎn)單地歸理到一起。管理上和基礎(chǔ)設(shè)施上都有待于進(jìn)一步完善。

（二）檔案科學(xué)化管理的制度不健全。在衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作相關(guān)制度建設(shè)是非常重要的。在實(shí)際的檔案管理工作中，目前缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)化體系，造成了在檔案管理工作中，發(fā)生檔案丟失的情況，對(duì)于檔案的查找造成了一定程度的影響。

（三）檔案管理方式落后。隨著的社會(huì)的不斷發(fā)展，很多單位的檔案管理工作走上了信息化管理道路。但是有些單位在檔案管理上還停留在傳統(tǒng)的管理模式中，尤其在單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠的情況下。沒(méi)有專職檔案管理員，有些兼職的檔案管理員專業(yè)能力有限，再加上不能及時(shí)接受規(guī)范化檔案管理培訓(xùn)，檔案管理的方式方法都不能滿足科學(xué)化管理水平要求，從而導(dǎo)致不能夠很好地適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理工作的需要。

二、實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理科學(xué)化水平提高的路徑

（一）提高對(duì)檔案管理工作的重視。首先衛(wèi)計(jì)局領(lǐng)導(dǎo)干部要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)，從而帶動(dòng)職工增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，形成良好的檔案管理氛圍?？梢詫?duì)檔案管理人員加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員根據(jù)時(shí)代的發(fā)展及時(shí)更新專業(yè)知識(shí)觀念，推動(dòng)衛(wèi)計(jì)局檔案管理工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，

（二）實(shí)行電子化與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合。在現(xiàn)階段，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作中主要以紙質(zhì)檔案管理為主，但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，電子檔案管理作為發(fā)展的必然趨勢(shì)正逐漸被人們所接受，所以對(duì)電子檔案的管理工作提出了更高要求，需要實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案管理的完善，達(dá)到更方便查閱的效果。另外在電子檔案管理中，需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全因素進(jìn)行控制，提升電子檔案的安全性。在實(shí)際工作中，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防治電子檔案出現(xiàn)丟失的情況。

（三）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。在衛(wèi)生計(jì)生檔案檔案管理工作中，檔案管理人員作為管理的主體，其能力素質(zhì)是非常重要的一部分。隨著檔案管理科學(xué)化水平的不斷提升，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，所以必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，需要對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德進(jìn)行培養(yǎng)，作為檔案管理人員如果沒(méi)有責(zé)任心，檔案管理工作就不能很好地開(kāi)展，所以必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德的培養(yǎng)。二是，需要對(duì)檔案管理人員的專業(yè)理論和知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)理論。

（四）提高衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的規(guī)范性。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，所以必須有專業(yè)檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)。需要根據(jù)檔案科學(xué)化管理水平提升情況，不斷地完善檔案管理制度，從而更好提升檔案管理的規(guī)范性。單位應(yīng)當(dāng)建立合理的檔案管理制度，為檔案管理人員提供相關(guān)依據(jù)，從而更好地規(guī)范檔案管理工作。

（五）不斷更新服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)手段。在檔案管理工作中，要不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)效果，擴(kuò)大社會(huì)影響力。認(rèn)真做好衛(wèi)生計(jì)生檔案和資料的征集、接收和開(kāi)發(fā)利用工作，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”、貼近社會(huì)、貼近群眾、貼近現(xiàn)實(shí)。

三、總結(jié)

為有效提高衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的科學(xué)化水平，衛(wèi)生計(jì)生部門應(yīng)注重及時(shí)總結(jié)、提煉好的檔案管理經(jīng)驗(yàn)做法，汲取先進(jìn)管理模式，采取有效措施提高檔案管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，積極引進(jìn)科學(xué)管理理念，嚴(yán)格規(guī)劃?rùn)n案管理程序，只有這樣才能迎合時(shí)代發(fā)展需求，提升衛(wèi)生計(jì)生檔案管理水平，進(jìn)而更好地為人民提供服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定和諧發(fā)展。