家庭檔案的創(chuàng)建與利用方法綜述

文/哈爾濱理工大學檔案館 吳彧一

一、建立家庭檔案的重要作用

建立規(guī)范完整的家庭檔案，可以幫助家庭成員提高學習、工作和生活的效率，對個人和社會都具有重要意義。

1.從家庭檔案能夠看到社會發(fā)展的變化。

2.家庭檔案對家庭成員工作和生活起著重要的作用。

3.便于家庭信息的管理。

4.家庭檔案對國家檔案資源有著重要的補充作用。

5.傳承著寶貴的民族文化。

6.了解家庭檔案情況，了解家族歷史。

二、家庭檔案是構建和諧社會的重要基石

1.家庭檔案能夠促進我國精神文明建設的步伐。家庭作為社會最基本的單位，是社會精神文明的體現(xiàn)，它具有促進家庭成員進步的作用。

2.家庭檔案是研究社會發(fā)展的最為翔實的證據(jù)，它記錄了家庭成員在社會中的生活、工作等一系列活動，通過這些檔案的記載，使我們可以看到社會發(fā)展的各個階段和進步歷程。

3.建立家庭檔案能夠幫助人們更好地研究歷史。

三、家庭檔案學分類

（一）個人檔案。家庭檔案可以大致分為兩類：個人履歷和個人證明。1.個人簡歷：簡歷包括每個家庭成員的個人出生、學習經(jīng)濟、工作軌跡的簡歷等記錄，及刊登過的文章、出版書籍和各種個人學術研究成果的記載。2.個人證書類別：包獎個人榮譽證書)、入學證書、畢業(yè)證書、專業(yè)資格證書、專業(yè)技能證書、結婚（離婚）證書，身份證、工作證、駕駛證等，證明個人職業(yè)身份的有如：記者證、教師資格證、醫(yī)生執(zhí)業(yè)資格證、軍官證、注冊會計師證、證券分析師證書和專業(yè)技能等級證書。

（二）家庭資產(chǎn)檔案。家庭資產(chǎn)檔案大致可分為財產(chǎn)憑證和金融交易兩部分。1.家庭資產(chǎn)證明：包括房產(chǎn)證、產(chǎn)權證、購房發(fā)票和合同，各種關于財產(chǎn)的合同、文件、協(xié)議、公證、銀行存折賬戶、合同備案及各類商業(yè)保險的記錄材料，和其他種類的證券。2.家庭理財：包括家庭收支賬記錄、工資單存根、發(fā)票、日常耐用消費品、各種費用原始憑證、銀行存款和存款存根、債務、債務的原始憑證、記錄和憑證應收賬款。3.照片類。包括個人照片、證書照片、旅行照片、家庭聚會照片等不同階段的家庭照片以及其他具有紀念意義的照片等。4.主要的家用購物證明。包括購買各種家用電器、家具的購買憑證和發(fā)票，以及常用的說明書、保修卡等，購買汽車的購買證、發(fā)票、各種費用支付證明以及汽車保險證明等。5.衛(wèi)生保健檔案。包括醫(yī)療卡、醫(yī)療保險記錄、醫(yī)療記錄、歷年的體格檢查表等。購買的各類醫(yī)療保險也可分為此類保險。6.綜合材料類。個人日記、學習筆記、聽課筆記、手稿、書稿、剪報等，以及報告的形式文章和有紀念性的孩子的試卷、成績單、練習冊、作文和其他相關材料。7.分類收集。有糧票、郵票、車票、景點門票、汽車（船）票、錢幣、證券、圖書、字畫等。8.徽章類。包括?；?、紀念章、廠徽、獎章等。9.按儲存時間分類。家庭檔案按其使用的時間可分為永久性、長期或短期三種類型。各種證書、照片、收藏品和徽章通常是長期保存的。房地產(chǎn)證和購貨發(fā)票也應永久保存，以便經(jīng)常使用。10.家庭檔案的保存與歸類。為了能夠更好地保護檔案，避免損壞、方便查找和使用，家庭檔案應妥善保管。如密封袋、文件袋、密封箱等。

四、如何整理家庭檔案

（一）首先應該做好家庭檔案的編制工作。1.寫分類目錄。分類目錄就是家庭檔案的索引表。在永久檔案目錄中的所有的信息，如：數(shù)據(jù)的名稱、日期和內(nèi)容，都應盡可能地清晰記錄下來。同樣的，長期保存和短期保存檔案資料，也應編制分類目錄。2.收集整理，并在集中編目。分類數(shù)據(jù)的目錄最好是每一個類別一個目錄。目錄的內(nèi)容主要是姓名和記錄的文件信息。每個文件的詳細情況都記錄在目錄下面。每個文件的信息包括：文件的名稱、獲取日期、有效日期（永久數(shù)據(jù)除外）等，最好是記錄一個文件的頁面。同時，應該預留有新紀錄的空間。3.整理家庭檔案索引。以前的整理工作被設計為文件索引表，而家庭文件索引可以幫助快速找到文件需要的地方。事實上，家庭文件索引表是一個目錄的記錄。明確家庭檔案的種類、數(shù)量和保管箱數(shù)是簡單明了的。4.將永久文件數(shù)據(jù)保存在一個相對安全的地方。應加強固定資產(chǎn)產(chǎn)權證書、職業(yè)資格證書、學位證書等有價值的文件的妥善保管。盡量避免遺失或找不到的現(xiàn)象。因為一旦丟失，有價值的檔案可能不會被復制，就會給家庭帶來不可估量的損失。5.方便查找使用頻率較高檔案資料。對于車輛駕駛執(zhí)照、電器保修證書等信息相對使用頻率較高的檔案，存儲和查找一定要方便快捷。

（二）家庭個人檔案的歸檔方法。一般的做法是家庭成員檔案被安排在一起，并根據(jù)每位家庭成員的歸檔方法分類。材料整理歸類、編目和編號。一個箱一個編號的保存，各種檔案內(nèi)容按年代順序存放，以便將來能不斷補充。家長應該帶頭管理自己的檔案，為孩子們建立專門的個人檔案，訓練孩子管理自己的檔案，使孩子從小養(yǎng)成良好的檔案管理習慣。

（三）照片類歸檔方法。在一般家庭中，照片資料的數(shù)量很多，其中許多已經(jīng)建立起了保存檔案。這種照片需要長時間保存，為了減少對照片的傷害，照片可以按時間順序保管。也可以按內(nèi)容分類，每幅圖片的內(nèi)容和獲取時間應寫在相冊的封面或背面。數(shù)碼照片應沖出紙質(zhì)照片，并在存儲載體上進行備份。

（四）家用電器檔案的歸檔方法。對于家電設備的檔案可以統(tǒng)一存檔，其相關資料如：設備說明書、保修卡、購買發(fā)票等材料存放在統(tǒng)一的位置，并根據(jù)設備的名稱、購買時間制定目錄，在目錄上寫著相應的內(nèi)容。由于車輛檔案使用次數(shù)較多，可以單獨保存方便查找使用。

（五）醫(yī)療檔案歸檔方法。醫(yī)療檔案記錄著家庭成員的身體狀況，應以家庭成員個人為中心、以時間為順序分別進行分類、編目進行保管。每個家庭成員的醫(yī)療檔案應單獨建檔，方便使用。

（六）綜合材料歸檔方法。不在上述范圍內(nèi)的檔案資料，一般歸類為綜合檔案。這些檔案可以根據(jù)實際情況靈活處理。

（七）家庭檔案的保管措施。家庭檔案的保管方式應根據(jù)自身情況妥善保管。一般情況下應存放在一個方便保存及查找的地方，以避免與其他物品混用，并需要注意防潮、防蟲，以及電子檔案的備份，盡量避免數(shù)據(jù)丟失。

（八）家庭檔案的開發(fā)利用。建立家庭檔案的目的是利用家庭檔案，并挖掘家庭檔案的使用價值，充分挖掘和利用家庭檔案的價值，才是建立家庭檔案真正意義所在。1.具有驗證效果。常言道：“空口無憑，立字為證”。家庭檔案是每個家庭生活、工作和學習的真實材料依據(jù)。其中一些是至關重要的材料憑證。例如：聘用材料、調(diào)動，技能專業(yè)資質(zhì)證書、證明等。2.具有教育作用。家庭檔案記錄了家族的發(fā)展過程，它記錄著每位家族成員的榮譽和經(jīng)歷，以及了解家庭祖先的歷史。了解家庭檔案內(nèi)容可以知道家人經(jīng)歷的人生艱辛，感受家人事業(yè)成功的喜悅，激發(fā)人們的奮斗精神，繼承優(yōu)秀家庭的作風，傳承時代的精神財富，它是創(chuàng)造家庭文化氛圍，啟迪家庭成員心靈的重要材料。3.具有繼承功能。家庭檔案真正記錄了家庭中老年人的社會事務的實踐經(jīng)歷，既是老年人生活經(jīng)歷集中體現(xiàn)，又是老年人歷史的觀察窗口。例如，各種獲得榮譽的證書檔案，通過家庭檔案的載體，可以把家庭的精神財富留給子孫后代，通過繼承老一代人的精神財富，對整個國人的素質(zhì)能夠起到全面的提升作用。

五、結束語

家庭檔案的作用和功能已逐漸為人們所認識。它的使用價值已經(jīng)被人們所了解和接受，家庭檔案的建立極大促進了家庭的發(fā)展和社會的和諧進步。