關(guān)于加強(qiáng)社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量的有效策略探析

文/洮南市人力資源和社會(huì)保障局團(tuán)結(jié)街道勞動(dòng)保障事務(wù)所 孫佳堯

社區(qū)檔案管理主要包括的內(nèi)容有：老齡檔案管理、人口和計(jì)劃生育工作管理、衛(wèi)生、文化以及社區(qū)的服務(wù)管理等，可以說(shuō)是涵蓋了社區(qū)內(nèi)的所有內(nèi)容和事項(xiàng)，是一項(xiàng)比較全面的管理工作。

一、社區(qū)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）管理制度?，F(xiàn)階段，社區(qū)內(nèi)已經(jīng)建立了相應(yīng)的檔案管理制度，完善了檔案管理的相應(yīng)流程，提升了檔案管理的安全，這為提升社區(qū)檔案管理的質(zhì)量奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，一些社區(qū)還對(duì)檔案管理工作的相應(yīng)各項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行了明確的劃分，并根據(jù)管理的內(nèi)容制定了有效的管理方式。不過(guò)從綜合管理工作的情況來(lái)看，社區(qū)檔案管理制度還存在著一些弊端，比如檔案銷毀制度以及工作交接制度等，還存在著一定的漏洞，進(jìn)而影響了檔案管理工作的開(kāi)展。另外還有些單位，檔案管理人員自身的認(rèn)知能力較差，對(duì)制度的實(shí)施力度也較低，進(jìn)而使得檔案管理工作停留在表面，無(wú)法進(jìn)行深入地開(kāi)展。再加上制度的建立與國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定存在一定的空隙，導(dǎo)致資金以及設(shè)備還存在很多的不足之處，影響了社區(qū)檔案管理工作的運(yùn)行。

（二）硬件設(shè)施。社區(qū)檔案管理中存在的普遍現(xiàn)象是硬件設(shè)施較差，一些單位的檔案管理設(shè)備還以鐵皮柜為主，這導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象頻發(fā)，加之一些單位內(nèi)配設(shè)備不齊全，缺乏相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，從而加大了檔案損毀的可能性。另外，信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低，也使得檔案保存還停留在紙質(zhì)材料上，這會(huì)大大降低檔案管理工作的水平，增加了管理的難度。

（三）管理體系。部分社區(qū)已經(jīng)在檔案內(nèi)管理工作中制定了一套較為完善的管理體系，管理工作的效率有了明顯的提高，不過(guò)還是有一些部門在檔案管理工作中存在問(wèn)題，比如說(shuō)管理體系的不完善、運(yùn)行的效率較低等，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開(kāi)展。還有些單位在檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門過(guò)多干涉管理部門事務(wù)的情況，這使得檔案管理工作無(wú)法按照相應(yīng)的規(guī)范實(shí)施，影響了管理工作的效率和質(zhì)量。

二、提升社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

（一）創(chuàng)新管理模式。1.完善檔案管理機(jī)制的構(gòu)建。為了保證檔案管理工作的正常開(kāi)展，除要提升管理的水平外，還應(yīng)加強(qiáng)與其他各部門之間的聯(lián)系，完善檔案管理機(jī)制，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃。同時(shí)還要加強(qiáng)政府等部門對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查作用，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題并加以改善，以提升管理的效果。2.合理規(guī)劃?rùn)n案管理工作。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)社區(qū)現(xiàn)有的軟硬件條件對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行管理，并提升資源的共享效率，完善檔案管理中所需的相應(yīng)設(shè)施，有效解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督和管理力度，提升管理工作的效率，保證檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)管理工作的快速發(fā)展。3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理體系的構(gòu)建。信息技術(shù)的不斷完善，為各行業(yè)工作效率的提高起到了重要的推動(dòng)作用，因此在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，我們也應(yīng)合理的利用現(xiàn)今的信息技術(shù)能力，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的構(gòu)建，從而促進(jìn)各部門之間進(jìn)行有效的連接，合理的優(yōu)化資源配置，提升檔案管理工作的水平，滿足居民檔案使用的需求。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理模式。1.擴(kuò)建檔案范圍。擴(kuò)建檔案范圍對(duì)滿足居民使用檔案的需求提供了便利。范圍的擴(kuò)建可以幫助管理人員更好地掌握住戶的檔案信息，完善住戶的檔案內(nèi)容，從而掌握住戶的生活所需，之后管理人員可以通過(guò)這些收集的資料，進(jìn)行相應(yīng)信息的收集和整體工作，并利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)定期進(jìn)行公布，以滿足住戶的需求，提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。2.提升管理水平。建立完善的檔案管理體系，完善軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，并加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化培訓(xùn)的力度，以減少檔案管理過(guò)程中問(wèn)題產(chǎn)生的頻率，提升管理工作的水平，保證數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）構(gòu)建完善的服務(wù)體系。1.提升個(gè)性化服務(wù)質(zhì)量。首先，對(duì)原始資料進(jìn)行深入挖掘，并實(shí)現(xiàn)原始資料的信息化，保證其價(jià)值的充分展現(xiàn)；其次，加強(qiáng)文獻(xiàn)的服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)資料的內(nèi)容將住戶的生活情況進(jìn)行合理的展現(xiàn)，從而提升檔案管理工作的實(shí)效性。2.提升資源服務(wù)的質(zhì)量。提升資源服務(wù)的質(zhì)量，有針對(duì)性地構(gòu)建完善的管理服務(wù)體系，解決檔案管理中存在的問(wèn)題，提升檔案管理工作的質(zhì)量。首先，要明確檔案使用人員的需求，并結(jié)合已經(jīng)發(fā)展建設(shè)的社區(qū)信息化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的電子化有效傳輸。其次，由專業(yè)人員輔助社區(qū)居民辦理好具體業(yè)務(wù)，以滿足不同用戶對(duì)不同類型檔案的需求。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，為了保證社區(qū)檔案管理工作的順利開(kāi)展，就需要我們結(jié)合實(shí)際情況，制定合理的管理模式，并利用信息技術(shù)提升管理工作的水平，完善管理體系的構(gòu)建，保證社區(qū)檔案管理工作的有效性。