實物類高校校史微檔案資源建設的方法與路徑研究

文/東南大學檔案館 楊東 江媛媛 張魁

高校的校史研究日趨成為大學文化建設的重要組成部分，而校史研究離不開校史檔案。當我們拓展研究校史視角，從宏觀規(guī)律轉向微觀個體，從校長、院士轉向普通師生這些普通的校史檔案形成主體，如教師、學生、班級、社團，發(fā)現其檔案的存在意義和價值，從而建立一種對校史研究非常重要的新的檔案類型——校史微檔案。本文重點探討實物類校史微檔案資源建設的方法與路徑。

一、實物類校史微檔案的定義和分類

（一）實物類校史微檔案的定義。微檔案是近幾年才產生的一個新概念，是個人或微小的組織在各類實踐活動中形成的具有保存查考價值的原始記錄。微檔案的社會查考價值相對微小,但是微檔案對其形成主體的價值卻十分重要，同時由于社會上微檔案的總體數量十分龐大，所以從微檔案的整體價值來看是十分可觀的。校史微檔案是個人或微小的組織（如教師、學生、班級、團支部、各種社團、課題組、教研室、實驗室以及一些臨時性的活動小組）在高校各類學習、生活、工作、科研、文體等各種活動中形成的具有保存查考價值的原始記錄，其形式可以是實物，也可以是數字化。

（二）實物類校史微檔案的分類。1.教師形成的微檔案。包括每一門課程的備課筆記、試卷、講義、手稿等，同一門課把不同時期不同老師的與此門課相關的微檔案都收集起來就是形成這門課程的發(fā)展史。2.學生形成的微檔案。其范圍可以貫穿學生從入學到畢業(yè)完整的過程，從入學的錄取通知書，有保存價值的課堂筆記、實驗報告、論文手稿、制作的道具模型、畢業(yè)設計、甚至是閑來畫的漫畫和素描。3.班級微檔案。包括班級全體學生名單、每學期課程表、學習成績等以外，還應包括學生介紹、歷屆班團委名單、班級公約、各項班級制度、學期工作計劃和總結、班級活動記錄、學習工作材料、黨建團建材料、各類獎懲情況等材料。物品類的包括班旗、班徽、獎狀、獎杯等有識別功能和紀念意義的實物檔案。4.社團微檔案。學生在班級之外最重要的組織活動就是社團活動，如今高校的校園文化豐富多彩，各種學生社團大量涌現，組織的眾多學習、科學、體育、文藝活動中也留下了大量的檔案。文件類的包括社團籌備、登記申請材料、有關業(yè)務主管部門審查文件，以及社團章程、領導成員的簡歷證明等材料。物品類的包括社團旗幟、獎狀獎杯、每次社團活動的有保存價值的海報、道具、作品等。5.其他微組織的檔案。教研室、課題組、實驗室、興趣小組等等是相對小眾化一些的校園微組織，但在其開展活動的過程中也會產生一些有保存價值的微檔案，比如共同設計的產品圖紙、設計藍圖、有科研價值的實驗裝置、共同創(chuàng)作的文藝作品等等，也是整個高校微檔案的不可或缺的重要組成部分。

二、實物類校史微檔案資源建設的現狀和影響因素

實物類校史微檔案有以下幾個特點：

“多”是指種類繁多，數量巨大，增長較快。實物類校史微檔案產生于校園學習生活的各個領域，種類繁多，而每個高校有數萬名教師和學生，加上教師和學生在學校內長期工作學習生活，幾乎每一天都會生成相關的微檔案，日積月累使得數量巨大，而且是不斷地增加。

“散”是指校史微檔案的資源形成的主體多元化，有成千上萬的個體和幾百個微組織，形成的微檔案分散在不同的場所，不同的校區(qū)。而且微檔案的載體類型材質多種多樣，有紙質材料，有多種材質的模型，有金屬制品等等，關于校史微檔案的收集沒有法定依據，缺少統(tǒng)一標準。教育部27號令只是對官方認可的檔案材料收集標準做出了規(guī)定，至于對零散的個人、微組織形成的微檔案則沒有給予關注，缺乏統(tǒng)一的標準。在有限的保管條件下不可能照單全收。

“弱”是指校史微檔案在整個高校的檔案資源建設體系中處于非主流，邊緣化的位置，普遍受重視程度不夠。原因在于長期以來國內高校校史研究都著眼于探求一種宏大歷史背景下高等教育發(fā)展的“規(guī)律”和杰出校友的成長“路徑”，注重精英思想和制度形成，卻忽視了歷史進程中各種普通人物活動及其事件，這就導致了高校校史檔案資源建設的收集范圍局限于有關法律制度規(guī)定的比較官方的檔案材料，而這些檔案材料又以文件類為主，實物類檔案所占的比重很小。加上高校檔案館普遍存在庫房不足的問題，涉及普通教師、學生、微組織的實物類微檔案更是難入檔案館的庫房。

三、實物類校史微檔案資源建設的方法與路徑

由于“多、散、弱”這些問題的存在，使得實物類校史微檔案資源建設難以有效開展，因此必須從思想意識、體制機制等方面著手，遵循科學有效的方法和路徑進行實物類校史微檔案的資源建設。

（一）樹立“大校史觀”，完善校史實物微檔案資源建設的體制機制。高校的檔案管理機構應該樹立一種“大校史觀”，提高對校史微檔案的重視程度，認真調研梳理涉及普通教師、學生、微組織的實物類微檔案的分布與構成，出臺相關政策，建章立制，科學制定收集標準。制定管理辦法、收集范圍制度、查（借）閱制度、利用制度、獎懲制度等使實物類微檔案的資源建設做到“有法可依，有章可循”。

（二）建立專門的機構和人員隊伍。目前，絕大多數高校檔案館并未設立專門的部門負責實物類校史微檔案的管理。二級院系和相關部門的檔案管理人員也只是收集了一些教學類的檔案材料。針對校史微檔案“多、散、弱”的特點，應該建立一套“檔案館—院系—班級”三級網絡工作體系，每個班級可指定一名學生負責班級里的實物微檔案的收集，再由院系的檔案員進行鑒定和挑選，再歸檔到學校的檔案館的微檔案管理部門。這樣可以確保最重要的、最有價值的實物微檔案不會被遺漏，同時也保證檔案館庫房資源具有可持續(xù)性。

（三）加大宣傳力度，提升實物類高校校史微檔案形成主體的檔案意識。對數量眾多的實物類高校校史微檔案形成主體具有良好的檔案意識是做好校史微檔案資源建設的前提和基礎，因此高校檔案工作者通過報刊發(fā)文、網絡媒體、展覽等多種形式來加大校史微檔案的宣傳力度，使廣大師生認識到校史微檔案的重要意義和基本的鑒定、整理和歸檔方法與流程，以此夯實實物類校史微檔案資源建設的廣大主體基礎。

（四）提高實物類校史微檔案資源建設的信息化水平。由于實物類校史微檔案存在“多、散、弱”這些問題，為了能夠提高其歸檔的效率，必須要加強資源建設的信息化工作。高校檔案管理部門在做資源建設頂層設計時，要考慮建設統(tǒng)一的實物類校史微檔案管理信息系統(tǒng)，可以利用云計算、云存儲、云檢索等技術將傳統(tǒng)檔案管理模式升級的智能化網絡平臺, 它擁有海量存儲、實時管理、遠程服務等眾多應用優(yōu)勢,能實現檔案管理軟件更新和檔案內容的無限擴充。能夠讓各級專兼職檔案員在歸檔時能夠錄入微檔案的基本信息，上傳實物照片，讓檔案館的工作人員可以遠程指導鑒定和歸檔。在庫房管理中也要利用物聯網技術，這樣可以在人力有限的情況下保證校史微檔案管理的安全、可控、有序。