做好高校新校區(qū)檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案室 秦紅

第一批開(kāi)工建設(shè)的高校新校區(qū)大部分已竣工并投入使用，新校區(qū)建設(shè)規(guī)劃布局好，各項(xiàng)功能設(shè)施齊全，現(xiàn)代化水平高，許多高校都把新校區(qū)作為學(xué)校的主校區(qū)，把學(xué)校的主要行政機(jī)構(gòu)和重點(diǎn)學(xué)科院系搬遷到新校區(qū)，學(xué)校的主要活動(dòng)都在新校區(qū)開(kāi)展，新校區(qū)成為高校教育教學(xué)和學(xué)生活動(dòng)的核心地帶。高校檔案管理是學(xué)校行政管理的重要組成部分，必須跟隨學(xué)校一同搬遷到新校區(qū)，在新校區(qū)這個(gè)嶄新的空間一展拳腳，創(chuàng)新檔案工作，提高檔案管理的質(zhì)量，使高校檔案工作不斷發(fā)展壯大發(fā)展，為學(xué)校作出新的貢獻(xiàn)。然而，檔案搬遷不是一件容易的事情，搬遷之后新校區(qū)檔案管理會(huì)面臨很多新情況新問(wèn)題，需要檔案工作者去思考研究。

一、高校新校區(qū)檔案管理具有較大的發(fā)展空間

（一）高校新校區(qū)檔案管理環(huán)境優(yōu)良。新校區(qū)檔案館的建設(shè)是經(jīng)過(guò)專(zhuān)家的勘察論證，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保各項(xiàng)指標(biāo)符合要求的情況下建設(shè)的，它相比老校區(qū)具有更大的發(fā)展空間。首先是存放檔案的空間大，有的學(xué)校還根據(jù)需要安裝了密集架。其次是查閱室和辦公室分開(kāi)辦公，互不干擾。再次是檔案館獨(dú)立辦公，并且安裝了防盜窗、防盜門(mén)，確保了檔案的私密性和安全性。

（二）高校新校區(qū)檔案管理設(shè)備先進(jìn)。學(xué)校為新校區(qū)檔案管理提供了優(yōu)良的環(huán)境和先進(jìn)的辦公設(shè)備，辦公配備有電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀，還安裝了能夠抽濕保持恒溫的空調(diào)機(jī)。工作中已經(jīng)使用檔案信息管理系統(tǒng)，利用這一系統(tǒng)進(jìn)行歸檔材料的錄入，形成電子目錄，同時(shí)打印紙質(zhì)目錄，查閱利用檔案時(shí)可以通過(guò)電腦檢索，也可以通過(guò)紙質(zhì)目錄查閱，初步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。

（三）高校新校區(qū)檔案管理人員文化素質(zhì)高?，F(xiàn)在，高校招聘的行政管理人才都必須是碩士研究生，檔案也一樣，參加工作的檔案人才都是檔案專(zhuān)業(yè)碩士研究生，具有較高的學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)水平，檔案工作容易上手，對(duì)新知識(shí)新技能接受快，工資勇于創(chuàng)新，開(kāi)拓進(jìn)取，是高校新校區(qū)檔案管理發(fā)展的生力軍，是高校檔案信息化建設(shè)的高端人才。

二、高校新校區(qū)檔案管理中碰到的新問(wèn)題

（一）高校新校區(qū)沒(méi)有規(guī)劃建設(shè)檔案館。由于檔案的特殊性，對(duì)檔案存放場(chǎng)所有著嚴(yán)格的要求。新校區(qū)建設(shè)中，由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有引起足夠的重視，沒(méi)有規(guī)劃建設(shè)檔案館，導(dǎo)致學(xué)校搬遷時(shí)檔案沒(méi)有適合的地方，無(wú)法搬遷，或者臨時(shí)找個(gè)地方搬遷一部分，形成檔案分開(kāi)新老校區(qū)管理的局面，給檔案工作造成嚴(yán)重影響。因?yàn)樾姓荚谛滦^(qū)上班，大家意識(shí)里面就認(rèn)為應(yīng)該到新校區(qū)查檔，而當(dāng)他們到新校區(qū)后才發(fā)現(xiàn)不在，然后又跑回老校區(qū)，來(lái)回折騰。其次，各部門(mén)檔案歸檔時(shí)，在新校區(qū)工作形成的文件材料必須要搬到老校區(qū)歸檔，浪費(fèi)人力、物力，路途中還很不安全。

（二）高校新校區(qū)檔案數(shù)量增加速度快。由于擴(kuò)招和學(xué)校建設(shè)，高校檔案產(chǎn)生的數(shù)量逐年增加，增加速度最快的就是基建檔案，其次是財(cái)務(wù)檔案和設(shè)備檔案。以前學(xué)校一年最多是建設(shè)一棟建筑，現(xiàn)在是建設(shè)一個(gè)新校區(qū)，相當(dāng)于建設(shè)一所學(xué)校，所以產(chǎn)生的檔案很多，工作難度大。財(cái)務(wù)檔案也是一樣，以前學(xué)校的經(jīng)費(fèi)比起現(xiàn)在少之又少，光會(huì)計(jì)憑證這一塊檔案現(xiàn)在每年增加一倍。其他如設(shè)備、黨群、行政、科研等等，也是在不斷的增加中，所以學(xué)校存放檔案的庫(kù)房要做好計(jì)劃，新校區(qū)檔案館的建設(shè)要考慮存放檔案庫(kù)房要按照相關(guān)規(guī)定預(yù)留足夠的空間。

（三）高校新校區(qū)檔案人員更換頻繁。學(xué)校檔案館的檔案員相對(duì)比較穩(wěn)定，換崗情況比較少，但各部門(mén)設(shè)置的檔案員流動(dòng)性就很大。各部門(mén)的檔案員一般是由部門(mén)秘書(shū)兼職擔(dān)任，這些兼職檔案基本上都是剛參加工作的新聘人員，他們不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，因?yàn)閯倕⒓庸ぷ魉凶鲆恍┎块T(mén)的雜活，一般干幾年就會(huì)換崗或升職，尤其是各二級(jí)學(xué)院的秘書(shū)，招聘時(shí)是教師崗，但必須在秘書(shū)崗位工作2年就才能轉(zhuǎn)到教學(xué)崗位。這種情況對(duì)檔案工作有很大影響，一是他們都不是檔案專(zhuān)業(yè)的人才，對(duì)檔案工作不了解，經(jīng)過(guò)2年的工作之后，剛熟悉就又換崗，造成檔案崗位上工作的都是新手，檔案的收集歸檔總是處于青黃不接的階段，很難開(kāi)展工作。

（四）高校新校區(qū)檔案管理信息化建設(shè)速度慢。高校新校區(qū)檔案管理雖然配備了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，開(kāi)始使用檔案信息系統(tǒng)，但是檔案信息化建設(shè)速度慢。主要所使用的檔案信息系統(tǒng)只能單機(jī)使用，信息傳遞只能通過(guò)U盤(pán)進(jìn)行上報(bào)接收，系統(tǒng)之間不能聯(lián)網(wǎng)。因此，檔案信息系統(tǒng)在檔案館內(nèi)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)，也沒(méi)有與校園網(wǎng)以及OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。這樣的檔案信息系統(tǒng)弊端很多，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要升級(jí)改進(jìn)。其次是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)館藏的數(shù)字化建設(shè)，檔案管理工作大部分仍處于手工作業(yè)階段，查閱使用非常不方便。

三、對(duì)做好高校新校區(qū)檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）高校要重視新校區(qū)檔案館的規(guī)劃建設(shè)。新校區(qū)檔案館建設(shè)，是學(xué)校升級(jí)評(píng)估的重要組成部分，必須用科學(xué)的、發(fā)展的工作思路，建設(shè)好新校區(qū)檔案館。首先，學(xué)校應(yīng)合理制定檔案館的建設(shè)規(guī)劃，嚴(yán)格按照中華人民共和國(guó)建設(shè)部、中華人民共和國(guó)發(fā)展和改革委員會(huì)、中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103—2008，2008年7月1日實(shí)施）的明確規(guī)定作為新校區(qū)檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案館的選址、面積、庫(kù)房、總平面布置等都能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。

（二）加強(qiáng)高校新校區(qū)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是檔案現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)，高校辦公自動(dòng)化發(fā)展飛快，現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、校園網(wǎng)、智慧校園、OA辦公自動(dòng)化是高校信息化的標(biāo)志。檔案工作也應(yīng)快馬加鞭，跟上時(shí)代的快車(chē)，開(kāi)發(fā)適合的檔案管理信息系統(tǒng)，作為一個(gè)分鏈接，并入數(shù)字校園系統(tǒng)，使檔案工作與校園網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)、與智慧校園聯(lián)網(wǎng)、與OA辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索、網(wǎng)絡(luò)歸檔。盡快實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，爭(zhēng)取早日建成數(shù)字化檔案館。

（三）加強(qiáng)高校新校區(qū)檔案人員的管理培訓(xùn)。根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》制定適合高校新校區(qū)特點(diǎn)的檔案管理規(guī)章制度，把檔案人員崗位職責(zé)納入到各部門(mén)年終績(jī)效考評(píng)中。學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院應(yīng)設(shè)有兼職檔案員，這些兼職檔案員負(fù)責(zé)各自部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作。檔案館要加強(qiáng)學(xué)校兼職檔案員的培訓(xùn)工作，尤其是現(xiàn)在兼職檔案員流動(dòng)性大，經(jīng)常換崗，作為學(xué)校的檔案館應(yīng)該堅(jiān)持每個(gè)學(xué)期開(kāi)展一次檔案培訓(xùn)工作，指導(dǎo)兼職檔案員學(xué)習(xí)學(xué)校檔案工作的要求和規(guī)定，在日常工作中并針對(duì)工作出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo)，不斷提高學(xué)校檔案人員的業(yè)務(wù)水平和檔案工作質(zhì)量。