企業(yè)境外檔案管理思考

文/中國(guó)交通建設(shè)集團(tuán)有限公司 楊?lèi)?ài)云 劉月艷

企業(yè)境外檔案管理對(duì)“全面建設(shè)世界一流企業(yè)”和服務(wù)國(guó)家“走出去”“一帶一路”倡議有著極其重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的未來(lái)意義。為了支撐企業(yè)服務(wù)國(guó)家倡議，我們深入開(kāi)展了境外檔案工作調(diào)查研究，認(rèn)真總結(jié)境外檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，查找影響和制約境外檔案管理的突出問(wèn)題，為做好境外檔案管理進(jìn)行了有益的思考。

一、境外檔案管理調(diào)研情況

我們對(duì)境外區(qū)域機(jī)構(gòu)及其管轄的部分辦事處、公司、項(xiàng)目，從境外機(jī)構(gòu)所在國(guó)的檔案管理法律法規(guī)、境外檔案規(guī)章制度、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)體保管情況、信息化開(kāi)展情況、檔案利用情況、駐外機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目的運(yùn)轉(zhuǎn)情況、保密情況等方面進(jìn)行了調(diào)研。

二、境外檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）檔案管理體系不健全。隨著企業(yè)境外業(yè)務(wù)的不斷拓展，檔案管理的劣勢(shì)不斷凸顯，境外機(jī)構(gòu)檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)檢查培訓(xùn)及境外機(jī)構(gòu)自身的檔案管理體系不健全，缺少基本的收集體系，從檔案的形成前端不規(guī)范導(dǎo)致了整理過(guò)程及歸檔移交的滯后，無(wú)法適應(yīng)境外業(yè)務(wù)快速發(fā)展的需要。

（二）檔案管理制度不完善不統(tǒng)一。境外機(jī)構(gòu)制定了部分檔案管理制度，但目前的制度不健全不完善，不能滿足檔案實(shí)際管理需要。同時(shí)因?qū)俚鼗_(kāi)展業(yè)務(wù)的需要，檔案語(yǔ)種包括中文、英文及阿拉伯語(yǔ)等，屬地檔案管理制度也體現(xiàn)出多樣性，境外機(jī)構(gòu)在檔案管理與實(shí)施過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生偏差。

（三）檔案管理專(zhuān)業(yè)人員缺失。除了極少數(shù)境外機(jī)構(gòu)配備專(zhuān)職檔案人員外，大部分機(jī)構(gòu)檔案人員少且身兼數(shù)職、流動(dòng)性大，檔案人員管理網(wǎng)絡(luò)不完善，無(wú)法滿足檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)、宣貫、管理等要求，使檔案管理工作缺少抓手，導(dǎo)致檔案管理體系不健全、制度不完善、實(shí)施無(wú)法落地。

（四）檔案資源管理不規(guī)范。部分重大項(xiàng)目采用國(guó)內(nèi)相應(yīng)竣工資料管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目檔案管理較為規(guī)范。但普遍存在管理不規(guī)范問(wèn)題。一是文書(shū)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)性。文書(shū)檔案按照收發(fā)文件進(jìn)行整理歸檔，未按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，存在處理結(jié)果不閉合，事件的辦理結(jié)果、總結(jié)、報(bào)告等非紅頭的重要文件歸檔不齊全的情況。二是科技檔案管理缺乏系統(tǒng)性。項(xiàng)目的前期立項(xiàng)、合同等文件未按照科技檔案管理辦法進(jìn)行立卷，無(wú)法與建設(shè)中形成的竣工檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。項(xiàng)目建設(shè)中重視竣工資料的整理歸檔，忽視了項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的綜合、經(jīng)營(yíng)、黨建、文明施工等管理性文件，而這些恰恰反映了項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)營(yíng)與管理理念，體現(xiàn)了境外建設(shè)項(xiàng)目的管理方法與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。

（五）檔案實(shí)體保管條件較差。部分境外機(jī)構(gòu)設(shè)立了檔案庫(kù)房，配備了一定數(shù)量的密集柜或文件柜。但受辦公場(chǎng)地限制，項(xiàng)目受臨時(shí)機(jī)構(gòu)的制約，無(wú)法保存和管理大量的項(xiàng)目檔案。項(xiàng)目檔案分散保管在各項(xiàng)目部，而有的項(xiàng)目檔案存放在集裝箱內(nèi)，無(wú)法滿足保管要求，不利于檔案的長(zhǎng)期保管，影響檔案的完整性和安全性。境外檔案受地域及社會(huì)環(huán)境影響，檔案的保密風(fēng)險(xiǎn)仍然存在不可控的因素。

（六）檔案信息化建設(shè)尚未開(kāi)展。盡管部分境外機(jī)構(gòu)建立了辦公系統(tǒng)，項(xiàng)目部建立了資料管理系統(tǒng)，但是未建立與檔案管理系統(tǒng)的連接，使文件無(wú)法及時(shí)收集、整理和歸檔，檔案資源分散保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，檔案利用嚴(yán)重受限，無(wú)法實(shí)現(xiàn)境外信息資源共享，很難充分發(fā)揮境外檔案的價(jià)值。

（七）檔案利用需要與供給矛盾突出。境外業(yè)務(wù)的開(kāi)展時(shí)刻需要檔案的支撐，從前期投標(biāo)、項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理到后期移交，都反映出對(duì)檔案利用的強(qiáng)烈需求，但受檔案管理人員、方法及手段的限制，導(dǎo)致形成檔案的系統(tǒng)性差、完整性缺失，無(wú)法滿足利用需求。

三、境外檔案管理思路

境外檔案管理是“一帶一路”倡議實(shí)施的重要管理支點(diǎn)，是境外業(yè)務(wù)管理體系的重要組成部分，加強(qiáng)境外檔案管理防控境外風(fēng)險(xiǎn)，是提升全球運(yùn)營(yíng)把控能力的關(guān)鍵一環(huán)。境外檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，其體系架構(gòu)到管理手段都與現(xiàn)行檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)存在較大差距，提升境外檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)性任重道遠(yuǎn)。通過(guò)調(diào)研，結(jié)合管理現(xiàn)狀，我們提出建立境外檔案管理中心，從境外檔案管理架構(gòu)設(shè)計(jì)、組織體系、制度體系建設(shè)到人才隊(duì)伍建設(shè)入手，夯實(shí)境外檔案基礎(chǔ)管理，運(yùn)用數(shù)字化、信息化等現(xiàn)代先進(jìn)管理手段有效利用和調(diào)配檔案資源，提升境外檔案管理能力和管理價(jià)值的初步建設(shè)思路，循序漸進(jìn)不斷前行，以期支持全面實(shí)現(xiàn)“一帶一路”境外發(fā)展規(guī)劃。

（一）境外檔案中心建設(shè)基本原則。境外檔案工作在遵循所在國(guó)家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護(hù)國(guó)家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。

（二）境外檔案中心建設(shè)目標(biāo)。根據(jù)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)建設(shè)規(guī)劃及管理要求，境外檔案中心擬建立在境外業(yè)務(wù)基礎(chǔ)好、對(duì)企業(yè)貢獻(xiàn)大、系統(tǒng)內(nèi)單位多、需對(duì)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)籌管理、實(shí)現(xiàn)區(qū)域投資轉(zhuǎn)型升級(jí)的境外機(jī)構(gòu)所在的國(guó)家區(qū)域。成熟一個(gè)，建設(shè)一個(gè)，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全，為境外機(jī)構(gòu)在境外落地實(shí)施“一帶一路”倡議，有效推動(dòng)境外業(yè)務(wù)區(qū)域化、屬地化、專(zhuān)業(yè)化發(fā)展，依法合規(guī)經(jīng)營(yíng)，拓展境外業(yè)務(wù)，綜合防范境外風(fēng)險(xiǎn)，完善境外發(fā)展和管控體系提供有力支撐。

（三）境外檔案中心建設(shè)職能界定。以境外機(jī)構(gòu)為依托，建立境外檔案中心，行政上接受境外機(jī)構(gòu)、境外業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受企業(yè)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。企業(yè)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、制定境外檔案中心的建設(shè)方案，境外業(yè)務(wù)部門(mén)作為企業(yè)境外工作的職能管理部門(mén)，負(fù)責(zé)建設(shè)實(shí)施和具體管理。境外檔案中心作為境外機(jī)構(gòu)的一個(gè)部門(mén)，其組織架構(gòu)納入境外機(jī)構(gòu)的管理體系，承擔(dān)將檔案管理向境外延伸的職能，實(shí)施境外機(jī)構(gòu)及其所轄機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目的檔案管理、培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查工作，真正實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)開(kāi)展到哪里，檔案管理與服務(wù)就延伸到哪里”。

（四）境外檔案中心建設(shè)條件及選址。保管境外檔案的庫(kù)房或場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)符合檔案安全保管要求，配備必要的設(shè)施設(shè)備。管理體系較為完備，辦公場(chǎng)所為自行購(gòu)買(mǎi)的土地，具有土地使用權(quán)，具備開(kāi)展檔案工作及安全保管的基本條件。

（五）建立境外檔案管理體系。明確境外機(jī)構(gòu)為該區(qū)域檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、境外檔案中心為具體辦事機(jī)構(gòu)，境外機(jī)構(gòu)及所轄機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目進(jìn)行分級(jí)管理的管理體系，搭建完整系統(tǒng)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。配備專(zhuān)職檔案人員，可在企業(yè)內(nèi)或提供檔案專(zhuān)業(yè)服務(wù)的第三方機(jī)構(gòu)，選拔具有一定專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的中方管理人員，通過(guò)國(guó)家檔案局取得上崗資格證，并在企業(yè)檔案管理部門(mén)培訓(xùn)實(shí)踐學(xué)習(xí)合格后，上崗進(jìn)行境外檔案中心業(yè)務(wù)管理，如崗位變動(dòng)時(shí)，上報(bào)境外業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行備案。在此基礎(chǔ)上，建立以檔案中心為核心，各部門(mén)、各機(jī)構(gòu)及各項(xiàng)目部為基礎(chǔ)的全覆蓋檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在管理活動(dòng)各環(huán)節(jié)中使檔案工作形成網(wǎng)狀管理體系，形成由不同層級(jí)負(fù)責(zé)人和檔案人員根據(jù)職責(zé)范圍逐級(jí)負(fù)責(zé)落實(shí)的管理機(jī)制。

（六）建立境外檔案制度體系。由境外檔案管理中心結(jié)合企業(yè)及屬地化情況制定符合該地區(qū)檔案管理實(shí)際、統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度體系，考慮境外檔案工作的特殊性，可適當(dāng)放寬檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，以便加強(qiáng)境外檔案設(shè)施建設(shè)、檔案人才建設(shè)，有針對(duì)性、有計(jì)劃地開(kāi)展檔案歸集、整理、驗(yàn)收及移交工作，逐步提高檔案管理水平。將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入境外機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理制度。境外機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍、國(guó)家地區(qū)的差異性，因地制宜地制定自身檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則，并報(bào)上級(jí)管理單位審批，逐步實(shí)現(xiàn)境外檔案管理規(guī)范化，在未設(shè)立檔案標(biāo)準(zhǔn)的地區(qū)推行中國(guó)檔案標(biāo)準(zhǔn)落地。

（七）境外檔案保管。按照所在國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合項(xiàng)目業(yè)主要求和承建單位等實(shí)際情況，根據(jù)檔案重要程度，分級(jí)分類(lèi)管理境外機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目檔案，確保該區(qū)域及其項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)、安全及便捷高效利用。為有效降低項(xiàng)目竣工交付后實(shí)體檔案管理分散問(wèn)題，探索選取在基礎(chǔ)條件較好的境外機(jī)構(gòu)，按國(guó)別相對(duì)集中統(tǒng)一保管實(shí)體檔案模式。所有境外機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案管理體系文件包括檔案制度、檔案人員、檔案分類(lèi)、各類(lèi)檔案目錄、資源數(shù)量、存放保管、安全情況及信息化情況等上報(bào)境外檔案中心及投資主體或母公司進(jìn)行備案管理。境外機(jī)構(gòu)住所地符合檔案安全保管要求并配備必要的設(shè)施設(shè)備，可以存放檔案；不具備檔案安全保管條件的，應(yīng)當(dāng)按照投資管理隸屬關(guān)系將檔案存放于就近的安全場(chǎng)所；無(wú)法達(dá)到安全保管要求的，將重要檔案運(yùn)回國(guó)內(nèi)，交由投資主體或母公司保管。上述條件都不具備的，移交國(guó)內(nèi)投資主體或母公司保存數(shù)字化副本及其全部電子檔案。境外檔案工作任務(wù)結(jié)束后或境外單位撤銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的，在履行銷(xiāo)毀程序后可就地銷(xiāo)毀；需要繼續(xù)保存的，按照投資管理隸屬關(guān)系向就近的境外機(jī)構(gòu)或投資主體或母公司移交。運(yùn)輸、傳輸境外檔案及其復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全和保密，確保檔案完整、安全；傳輸檔案數(shù)字化副本采用加密方式進(jìn)行。

（八）境外檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。境外檔案中心及大型項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職檔案人員，結(jié)合境外項(xiàng)目工程資料管理屬地化，項(xiàng)目的工程資料日常管理中可嘗試引進(jìn)當(dāng)?shù)毓蛦T，充實(shí)檔案人才隊(duì)伍。可聘請(qǐng)第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)。借助國(guó)內(nèi)專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，解決檔案人員緊缺，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。邀請(qǐng)有資質(zhì)的檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)和專(zhuān)家到境外各片區(qū)定期舉辦培訓(xùn)，或是采用網(wǎng)上遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)，或?qū)n案培訓(xùn)課件提供給境外檔案人員自學(xué)，為駐外機(jī)構(gòu)專(zhuān)兼職檔案員提供專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性的基礎(chǔ)培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)與管理能力，逐步解決境外機(jī)構(gòu)檔案人員更替頻繁的問(wèn)題。

（九）境外檔案信息化建設(shè)。境外機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)離企業(yè)總部，分布在世界各地，為了滿足境外機(jī)構(gòu)的工作需要，在保證企業(yè)檔案信息安全的前提下，加強(qiáng)駐外機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，充分利用信息化手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類(lèi)信息的管理一體化，功能多元化，工作規(guī)范化；打破境外機(jī)構(gòu)條塊分割，有效整合不同區(qū)域內(nèi)各機(jī)構(gòu)的檔案資源，實(shí)現(xiàn)境外機(jī)構(gòu)不同地域人員之間的檔案信息資源共享，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用，加快境外檔案管理的現(xiàn)代化步伐。

（十）境外檔案數(shù)字化建設(shè)。為了便于利用并發(fā)揮庫(kù)存檔案價(jià)值，加快開(kāi)展境外存量檔案數(shù)字化工作。境外檔案應(yīng)當(dāng)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，重要檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，并定期做好備份。對(duì)于有些檔案數(shù)字化機(jī)構(gòu)較少的地區(qū)，同時(shí)考慮到檔案的保密性，可借助國(guó)內(nèi)具備信息安全服務(wù)資質(zhì)和能力的專(zhuān)業(yè)數(shù)字化隊(duì)伍的力量，解決人員緊張與專(zhuān)業(yè)設(shè)備成本高的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源統(tǒng)一收集、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存儲(chǔ)、統(tǒng)一利用。

（十一）境外檔案安全應(yīng)急管理。境外檔案應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入境外安全應(yīng)急管理體系并定期演練。檔案安全受到威脅時(shí)，按照預(yù)案采取有效保護(hù)措施。