企業(yè)檔案管理實踐

文/福建水口發(fā)電集團(tuán)有限公司 汪文

未曾想到檔案管理會是我一生的職業(yè)，雖然大學(xué)里學(xué)的是歷史專業(yè)。當(dāng)然歷史和檔案密不可分，檔案的一個重要作用就是為編史修志提供原始的素材，除此之外檔案還有其他廣泛的社會作用，如行政、業(yè)務(wù)、文化、法律、教育等方面。在企業(yè)里，檔案的作用主要體現(xiàn)在它的行政和業(yè)務(wù)作用上，它起到重要的憑證和參考作用，為企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)活動提供信息支持和保障。

企業(yè)檔案是“企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件”。由于我所在的行業(yè)及所在的企業(yè)對檔案的重視，使得公司的檔案管理相當(dāng)規(guī)范。

一、建立完備的檔案管理體系

公司從成立之初就建立了檔案室，配備了專職的檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理公司的全部檔案。各部門還設(shè)有兼職的檔案員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料并按時向檔案室移交。公司明確規(guī)定了專兼職檔案人員的崗位職責(zé)，并對檔案工作的完成情況進(jìn)行定期考核。

公司建立健全了檔案工作的各項規(guī)章制度如檔案工作管理制度、文件歸檔制度、借閱制度等一系列的管理制度，另外還建立了檔案工作責(zé)任追究制度，對泄密、破壞檔案的行為進(jìn)行責(zé)任追究，制定了檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害應(yīng)采取的措施。

二、檔案的各項管理制度

（一）文件的歸檔制度。明確文件的歸檔范圍及保管期限和歸檔時間。不同檔案類別保管期限不同。如文書檔案分為永久、30年、10年，科技檔案分為永久、長期、短期。歸檔時間也按不同檔案的要求而不同，有的按年歸檔、有的項目結(jié)束后歸檔，還有的隨時歸檔。歸檔質(zhì)量要求：歸檔文件應(yīng)為原件、歸檔文件材料齊全完整，歸檔文件制成材料耐久，適合長期保存。

（二）檔案保管制度。庫房配備專用檔案柜，特殊載體檔案專用的防磁柜。庫房排架整齊有序、庫位標(biāo)識清楚、準(zhǔn)確。檔案庫房具有“八防”功能，庫內(nèi)溫度控制在140C—240C之間，濕度在450C—600C之間。檔案員定期進(jìn)行庫房安全和檔案保管情況的巡查，并做好記錄。

（三）檔案鑒定銷毀制度。建立檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、檔案部門人員組成。對到期檔案進(jìn)行鑒定，對無保存價值檔案提出銷毀目錄，經(jīng)審批后組織監(jiān)督銷毀。

（四）檔案統(tǒng)計制度。每年年底，統(tǒng)計庫存檔案數(shù)量，包括檔案收進(jìn)、移出、銷毀的數(shù)量，此外還有檔案開發(fā)利用情況統(tǒng)計，包括借閱人次和數(shù)量。

（五）檔案借閱制度。制定檔案借閱的權(quán)限和審批制度。既要積極提供利用充分發(fā)揮檔案的價值，又要遵守保密制度，對涉密文件要履行必要的審批手續(xù)。

三、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范

公司檔案的門類日益增多，現(xiàn)有文書檔案、科技檔案、會計檔案、合同檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案等各種門類的檔案，作為檔案人員必須要熟悉各種檔案的整理規(guī)范。

（一）文書檔案。整理方法按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）。

（二）科技檔案。整理方法按照《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等要求執(zhí)行。

（三）會計檔案。整理方法按照《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令)。

（四）聲像檔案。整理方法按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）

（五）照片檔案。整理方法按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）。

（六）電子檔案。整理方法按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016)?，F(xiàn)在越來越多的企業(yè)已經(jīng)采用電子文件來處理日常工作。經(jīng)過十多年的發(fā)展，電子文件已經(jīng)實現(xiàn)了實時歸檔、集中存儲、元數(shù)據(jù)自動捕獲等功能。對電子文件的管理要求從文件生成、修改、審核、簽署、分發(fā)、鑒定、歸檔、保管及利用全過程進(jìn)行管理。由于電子檔案保管的復(fù)雜性，通常企業(yè)還是需要保存紙質(zhì)檔案。

現(xiàn)代的檔案管理早已經(jīng)不是檔案人員獨自一個人的整理，現(xiàn)代化的檔案管理體系背后需要最新的信息技術(shù)的支持?，F(xiàn)在企業(yè)的檔案人員都要依靠一套功能完備的檔案管理系統(tǒng)才能對檔案進(jìn)行日常的管理，這套管理系統(tǒng)實際是一套復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，開發(fā)及更新、維護(hù)這一套系統(tǒng)必須要有信息技術(shù)人員的技術(shù)支持。

企業(yè)檔案信息化建設(shè)不僅需要企業(yè)對信息化建設(shè)的各種硬件設(shè)施和軟件的投入，如計算機(jī)設(shè)備、掃描儀、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等，同時也對檔案工作人員提出了更高的要求，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)計算機(jī)應(yīng)用知識、數(shù)字化技術(shù)知識及現(xiàn)代管理技術(shù)知識，不斷提高自身的素質(zhì)才能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。