機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理探討

文/山東省煙臺干部休養(yǎng)所 高鈺瑩

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程要靠機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案內(nèi)的資料來證明，真實(shí)的文書檔案可以留下機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷史，為后來者留下珍貴的工作經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)，文書檔案既包括文字資料，又包括圖表、視頻等不同形式的資料，記載了機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)記錄。做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作，可以了解過去，吸取過去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位未來更好發(fā)展打下基礎(chǔ)。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）文書管理工作缺乏獨(dú)立性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作一直不受重視，由于文書檔案管理屬于行政工作，工作性質(zhì)比較被動，文書檔案管理工作人員對于工作有敷衍心態(tài)，整個機(jī)關(guān)事業(yè)單位對文書檔案管理工作都不夠重視，使得文書檔案管理工作缺乏獨(dú)立性，仍然依附于辦公行政管理部門。但管理工作要具有獨(dú)立性，在以后的工作中，文書檔案管理工作就要更加凸顯其重要性。

（二）文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠。文書檔案管理工作人員普遍年齡偏大、專業(yè)素養(yǎng)不足、流動性強(qiáng)，對于新生的信息技術(shù)，往往不能全面掌握，信息技術(shù)操作也不準(zhǔn)確。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案儲存管理方式的變化，檔案管理的內(nèi)容也更加的多元化，管理方式更加復(fù)雜。由于檔案管理工作的疏忽，儲存過程沒有保證恒溫恒濕，或者陽光直射，導(dǎo)致文書檔案因?yàn)槭栌诠芾矶斐蓳p壞現(xiàn)象或者信息數(shù)據(jù)存儲丟失現(xiàn)象。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作的措施

（一）提高文書檔案管理工作的獨(dú)立性，提高對于文書檔案管理工作的重視。機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作具有其獨(dú)特的專業(yè)性和獨(dú)立性，其工作性質(zhì)決定了它的工作方式有別于其他工作部門。許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位將文書檔案管理工作歸屬于行政服務(wù)部門，局限了文書檔案管理工作的發(fā)展空間。文書檔案管理因其具有獨(dú)立性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提高對文書檔案管理工作的重視，文書檔案記載了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程。機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理部門要創(chuàng)新文書檔案管理工作制度，保證工作部門的獨(dú)立性，調(diào)整管理方式，擴(kuò)大查閱權(quán)限，為群眾放開查閱資料的權(quán)利。文書檔案管理工作人員要設(shè)置合理的彈性工作時間，并且承擔(dān)起維護(hù)檔案的監(jiān)管工作，促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。新時代背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作已經(jīng)成為一項(xiàng)綜合的技術(shù)型工作，隨著檔案種類與方式的增加，檔案文書檔案存儲方式的改變，使其在管理工作中要使用科學(xué)有效的管理方式。文書檔案儲藏時，要做到恒溫恒濕、避光保存，減少對文書檔案的消耗，甚至是破損。電子類文書檔案，要考慮存儲條件和存儲設(shè)備的質(zhì)量，盡量減少對電子設(shè)備的干擾。加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。引進(jìn)文書檔案管理工作人才，工作人員進(jìn)行定期考核。專業(yè)的檔案管理工作人員進(jìn)行文書檔案管理保存工作，保證文書檔案的良好儲存，便于文書檔案的查閱和檢查。

（三）提高文書檔案管理工作的信息化程度。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案存儲方式的改變，信息技術(shù)在文書檔案管理工作中占據(jù)了越來越重要的作用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位許多重要業(yè)務(wù)都要在網(wǎng)絡(luò)平臺中進(jìn)行，產(chǎn)生了大量的電子文書檔案資料，這些資料的保存需要完備的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要為文書檔案管理工作做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引入先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施，提高文書檔案管理工作的效率。文書檔案管理人員要積極努力學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，做好信息化革新工作。文書檔案管理工作人員要做好重要信息數(shù)據(jù)的收集和保管工作，利用相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整合，為相關(guān)工作人員提供重要的參考數(shù)據(jù)，及時對信息資料進(jìn)行獲取和存檔，促進(jìn)文書檔案管理工作的科學(xué)化和系統(tǒng)化，完善文書檔案信息化系統(tǒng)。做好文書檔案管理工作與其他崗位工作之間的銜接，提高文書檔案管理工作的工作效率。健全文書檔案管理工作的流程，形成完備的工作程序，避免不必要的資源浪費(fèi)，提高文書檔案管理工作水平。

三、結(jié)語

對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作，要優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有的資源和人力，在保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的前提下，完善文書檔案管理工作，保存機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展歷程，為后來人留下經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和歷史記錄，提高文書檔案管理的完整性和嚴(yán)謹(jǐn)性，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的良好穩(wěn)定發(fā)展。