科技館檔案管理工作數(shù)字化的思考與實(shí)踐研究

文/南京市江寧區(qū)科學(xué)技術(shù)局 秦彩霞

檔案數(shù)字化管理依靠現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字化管理的目的。新時(shí)期數(shù)字化管理檔案符合時(shí)代發(fā)展的趨勢，有助于提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量水平。所以具體分析科技館檔案管理工作數(shù)字化非常必要。

一、科技館檔案管理中的問題

（一）對檔案的重視程度不足。長久以來，大部分人對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)，單純的以為檔案工作是簡單的抄寫以及保管的工作，不屬于重要的工作內(nèi)容，無法創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益，只要整理好，不丟失，不泄露，能夠?qū)崿F(xiàn)外調(diào)以及查檔的功能即可。這些人缺少對檔案工作的認(rèn)識，對科技館檔案管理的重視程度不足，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今的管理需要。

（二）檔案管理方式落后。盡管科技館檔案管理已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)管理，可是管理模式無法緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，無法脫離傳統(tǒng)的管理模式。應(yīng)用計(jì)算機(jī)在存儲信息以及檢索方面，缺少檔案信息有效開發(fā)利用的綜合平臺。為了更好地提高檔案利用率，有些科技館在提高檔案檢索效率方面做足了功夫，在研發(fā)檢索工具方面投入了人力物力，但缺少真正行之有效的檢索方式，最終因?yàn)闄z索方式不當(dāng)所以造成檔案重復(fù)檢索，降低了檢索效率。有些科技館檔案管理中并未主動的搜集科普活動相關(guān)的圖片、視頻資料等，造成檔案信息收集不完整，急需檔案時(shí)找不到可用的檔案信息，直接對應(yīng)用效果產(chǎn)生了影響。

（三）檔案管理人員信息化水平不夠。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就一定會應(yīng)用到計(jì)算機(jī)軟硬件方面的知識，尤其是多種掃描、數(shù)字影像處理等信息化技術(shù)，并不是單純掌握一些計(jì)算機(jī)知識的人員就可以勝任的。檔案部門的工作人員具備專業(yè)的檔案整理編研的能力，可是不具備信息化技術(shù)水平，給檔案數(shù)字化管理帶來一定的難度。

（四）缺少相關(guān)的專業(yè)人才。因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)檔案管理觀念的影響，上級管理者不夠重視,所以有些科技館未真正認(rèn)識到檔案管理工作是非常專業(yè)的一項(xiàng)工作，對檔案管理人員的專業(yè)要求低，人員頻繁更換，未重視人員培訓(xùn)工作。因此導(dǎo)致科技館檔案專業(yè)的管理人員緊缺，一專多能的人才寥寥無幾?？萍拣^缺少高素質(zhì)的檔案管理工作人員，造成檔案管理工作效果不佳。

二、科技館檔案管理工作數(shù)字化策略

（一）加強(qiáng)宣傳，重視檔案數(shù)字化管理。新時(shí)代背景下，要真正意識到檔案管理數(shù)字化的重要作用，創(chuàng)新管理理念，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，提高檔案管理工作水平。同時(shí)加強(qiáng)制度、資金、檔案管理人才方面的投入力度，完善檔案管理制度措施，加強(qiáng)宣傳，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化順利展開。

（二）加強(qiáng)檔案的信息技術(shù)應(yīng)用。針對數(shù)字檔案當(dāng)中容易產(chǎn)生的存儲介質(zhì)以及檔案內(nèi)容分離、檔案內(nèi)容修改等問題，僅僅依靠檔案管理工作人員的技術(shù)水平根本不能避免。因而要增強(qiáng)檔案的信息技術(shù)的應(yīng)用水平。為了更好地確保檔案的真實(shí)可靠與保密性，就需要在檔案管理當(dāng)中采取一系列的檔案安全信息技術(shù)，從而保障檔案的信息安全水平。比如訪問數(shù)字化檔案的過程中設(shè)置非常嚴(yán)格的身份驗(yàn)證以及權(quán)限機(jī)制，針對容易進(jìn)行修改的數(shù)字檔案應(yīng)用軟硬件相結(jié)合的加密手段。尤其是應(yīng)用一些可以進(jìn)行改寫數(shù)據(jù)的特殊存儲介質(zhì)來對機(jī)密檔案進(jìn)行保存。此外要增強(qiáng)對木馬以及病毒的防治工作，對重要的數(shù)字檔案要利用物理隔離的手段，防止網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)出現(xiàn)。

（三）建立安全可靠的檔案信息保障體系。檔案安全管理方面不可小視的重要內(nèi)容即建立安全可靠的檔案信息保障體系。一定要高度重視檔案管理安全保障技術(shù)的應(yīng)用，綜合利用傳輸、訪問控制、加密存儲以及密鑰技術(shù)等手段，這樣一來才可以真正保障數(shù)據(jù)庫的信息安全性，檔案資料才不會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，保證檔案信息不泄露，檔案信息資料的存儲更可靠。另外，一定要及時(shí)對有關(guān)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理以及歸檔，預(yù)防鼠害、防火防潮，維持良好的室內(nèi)環(huán)境，降低檔案丟失的機(jī)率。為了提高檔案資料的完整性，數(shù)字化管理過程中要重視對檔案信息的有效管理，便于良好的應(yīng)用檔案資料。

（四）加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才培訓(xùn)?，F(xiàn)如今檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵點(diǎn)就是檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。增強(qiáng)檔案管理人員的知識培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。尤其是要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全技術(shù)等多個(gè)方面的培訓(xùn)力度，培訓(xùn)的方式要結(jié)合走出去與請進(jìn)來的方法。一定要重視對青年檔案管理人才的培養(yǎng)，讓新鮮血液注入檔案管理隊(duì)伍中來，建立起復(fù)合型專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。對檔案管理人員開展系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)、檔案數(shù)字化建設(shè)等方面的培訓(xùn)活動，為科技館檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了強(qiáng)大的人才支持。

總而言之，科技館檔案管理工作一定要重視數(shù)字化建設(shè)，如果在網(wǎng)絡(luò)上不能有效傳遞檔案信息，那么會給檔案信息化管理帶來嚴(yán)重的威脅。因此，科技檔案管理者要加強(qiáng)宣傳，重視檔案數(shù)字化管理、加強(qiáng)檔案的信息技術(shù)應(yīng)用、建立安全可靠的檔案信息保障體系、加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才培訓(xùn)，推進(jìn)科技館檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。