電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的研究

文/內(nèi)蒙古煙草專賣局 班曉華

在政務(wù)工作中，檔案利用服務(wù)屬于十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，可使檔案資源的價(jià)值得以更好體現(xiàn)，提升其利用率，滿足大眾需求。在當(dāng)前電子政務(wù)環(huán)境下，以往檔案利用服務(wù)模式已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，在實(shí)際工作過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子政務(wù)特點(diǎn)，選擇適當(dāng)?shù)臋n案利用服務(wù)模式，以滿足實(shí)際需求，確保更好地開展檔案利用服務(wù)，提升檔案資源利用效率，更好發(fā)揮檔案資源價(jià)值及作用。

一、電子政務(wù)環(huán)境對(duì)檔案利用服務(wù)模式的影響

首先，電子政務(wù)可促使檔案管理部門形成開放式服務(wù)理念。所謂電子政務(wù)所指的就是政府部門利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將相關(guān)信息及服務(wù)提供給公眾及企事業(yè)單位，電子政務(wù)管理及服務(wù)通過開放平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)于電子政務(wù)而言，其核心思想就是促使政務(wù)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)透明化及公開化，政府職能能夠由以往管理型轉(zhuǎn)變成為服務(wù)型。在電子政務(wù)開放模式下，可促使檔案管理部門內(nèi)部形成開放檔案利用服務(wù)意識(shí)，可在檔案利用服務(wù)方面拓展新發(fā)展空間。在當(dāng)前檔案利用服務(wù)方面，開放式理念及意識(shí)可與電子政務(wù)建設(shè)及發(fā)展方面的實(shí)際需求相適應(yīng)，使檔案資源更好地利用，使人們對(duì)檔案資源的需求得到更好的滿足。作為檔案管理部門，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)積極堅(jiān)持開放性理念，對(duì)檔案利用服務(wù)進(jìn)行合理規(guī)劃，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理利用的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)代化檔案信息服務(wù)利用模式進(jìn)行構(gòu)建。

其次，電子政務(wù)在檔案利用服務(wù)方面可營(yíng)造較好的法制環(huán)境。對(duì)于電子政務(wù)而言，其涉及范圍比較廣，其中較重要的一個(gè)方面就是需具備有效的法律法規(guī)制度。為能夠確保電子政務(wù)實(shí)現(xiàn)有效運(yùn)行，需要對(duì)相關(guān)信息資源實(shí)行有效整合，且需構(gòu)建良好的保密安全機(jī)制。在這種形勢(shì)下，很多電子政務(wù)相關(guān)法規(guī)制度得以出臺(tái)，而這些法規(guī)制度在檔案信息利用方面能夠?qū)ο嚓P(guān)行為進(jìn)行規(guī)范。比如，在政府頒布的《政府信息公開條例》中，不但在政府信息公開方面給出一定規(guī)定及要求，并且在檔案信息利用服務(wù)方面進(jìn)行規(guī)定及要求，可促使檔案利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)更加理想的發(fā)展及進(jìn)步。

再次，電子政務(wù)可在檔案利用服務(wù)方面提供良好技術(shù)保障。對(duì)于電子政務(wù)而言，其基礎(chǔ)與前提為政府網(wǎng)站，需要可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供較好保障，在具備這些技術(shù)的基礎(chǔ)上，才能夠使檔案利用服務(wù)得以更好開展，可使以往由于網(wǎng)絡(luò)安全因素而導(dǎo)致檔案資源無法在網(wǎng)絡(luò)上較好運(yùn)用的問題得到較好解決，促使網(wǎng)絡(luò)功能得以充分發(fā)揮，使檔案服務(wù)質(zhì)量及效率得以有效提升。檔案部門屬于企業(yè)內(nèi)部十分重要的部門，在電子政務(wù)方面也逐漸對(duì)檔案部門加大投入力度，對(duì)于檔案利用方面的相應(yīng)技術(shù)設(shè)備條件進(jìn)行積極改進(jìn)，從而在檔案利用服務(wù)方面能夠提供較好的技術(shù)支持與保障。

二、電子政務(wù)背景下檔案利用服務(wù)模式

（一）科學(xué)合理劃分檔案利用服務(wù)。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，為能夠使檔案利用服務(wù)模式更好符合實(shí)際需求，確保檔案利用服務(wù)工作更好開展，首要任務(wù)就是應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中，依據(jù)不同需求及要求，對(duì)檔案利用人員進(jìn)行合理劃分。主要就是個(gè)人、企事業(yè)單位以及政府部門，從而使以往檔案利用服務(wù)范圍得以擴(kuò)展，也就能夠使服務(wù)于大眾的思想得以充分體現(xiàn)，使不同人們的需求均能夠得到更好滿足。與此同時(shí)，對(duì)于檔案信息資源，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案利用人員不同需求合理組織，對(duì)不同檔案資源進(jìn)行合理分類，使檔案利用服務(wù)工作能夠依據(jù)具體需求合理有效開展，保證檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)更好的應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上使檔案資源利用效率得以提升，保證檔案資源利用效果增強(qiáng)，使檔案資源價(jià)值能夠得以更好發(fā)揮，保證檔案利用服務(wù)更好滿足時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)及需求。

（二）進(jìn)一步拓展檔案利用服務(wù)方式。在當(dāng)前電子政務(wù)環(huán)境下，檔案利用服務(wù)方式得以進(jìn)一步拓展，新增檔案推送服務(wù)及檔案定制服務(wù)，從而使檔案利用服務(wù)效率及質(zhì)量得以提升。其中，檔案推送服務(wù)所指的就是檔案管理部門通過利用人員實(shí)際需求進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上通過網(wǎng)絡(luò)手段，對(duì)于具備特定需求的一些檔案用戶，可向其提供相關(guān)檔案信息服務(wù)，從而使檔案利用人員需求能夠得到較好滿足。而檔案定制服務(wù)所指的就是通過實(shí)名注冊(cè)形式，檔案利用人員可申請(qǐng)對(duì)特定主題檔案信息進(jìn)行定制，而檔案管理服務(wù)部門通過識(shí)別認(rèn)證檔案利用人員身份，利用網(wǎng)絡(luò)將相關(guān)特定檔案信息向檔案利用者進(jìn)行傳遞。對(duì)于檔案推送服務(wù)及檔案定制服務(wù)而言，其屬于主動(dòng)性較強(qiáng)的服務(wù)模式，并且這兩種服務(wù)方式均通過電子政務(wù)公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)得以實(shí)現(xiàn)，可使檔案利用服務(wù)便利性得以提升，并且可使檔案利用服務(wù)效率提升，促使檔案利用人員范圍得以擴(kuò)展，促使檔案利用服務(wù)得以更好發(fā)展。

（三）融入檔案利用人員信息反饋。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，檔案利用服務(wù)中十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是信息反饋。在實(shí)際工作過程中，檔案利用人員主要就是通過網(wǎng)絡(luò)形式進(jìn)行留言，從而對(duì)檔案利用服務(wù)進(jìn)行整體評(píng)價(jià)，并且將利用建議及相關(guān)利用需求向檔案管理部門進(jìn)行反饋。通過這種反饋溝通，檔案管理部門可更好地了解檔案利用人員的實(shí)際需求，從而對(duì)檔案利用服務(wù)內(nèi)容不斷進(jìn)行改進(jìn)，優(yōu)化檔案利用服務(wù)方法及手段，從而在檔案利用服務(wù)方面進(jìn)一步增強(qiáng)針對(duì)性，使檔案利用服務(wù)質(zhì)量及水平能夠得以有效提升，促使其進(jìn)一步發(fā)展。

（四）構(gòu)建嚴(yán)格保密審查機(jī)制。在電子政務(wù)背景下，新型檔案利用服務(wù)模式是以電子政務(wù)平臺(tái)為基礎(chǔ)建立的，而由于檔案信息屬于具有較強(qiáng)保密性的一種信息資源，在檔案利用服務(wù)中，尤其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，需要嚴(yán)格認(rèn)證及審查檔案利用人員身份及相關(guān)檔案信息，為能夠使這一目標(biāo)得以較好實(shí)現(xiàn)，不但需要運(yùn)用信息安全保密技術(shù)，且涉及制度及管理等多個(gè)方面內(nèi)容，因而需要具備嚴(yán)格有效的保密審查機(jī)制，以提供良好保障。在電子政務(wù)中所提供的良好法律制度環(huán)境及相關(guān)技術(shù)，能夠較好構(gòu)建保密審查機(jī)制，可以進(jìn)一步提升檔案信息安全性，確保其能夠得到更好利用。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，為能夠使檔案利用服務(wù)得到更加理想的效果，提升檔案管理工作人員素質(zhì)也是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。在檔案利用服務(wù)工作中，檔案管理人員屬于重要影響因素，因而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，使其能夠?qū)﹄娮诱?wù)加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，并且在信息技術(shù)方面加強(qiáng)培訓(xùn)，使其掌握相關(guān)信息技術(shù)，保證其能夠較好應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案利用服務(wù)工作，保證檔案利用服務(wù)工作效率能夠得以有效提升，保證檔案利用服務(wù)滿足實(shí)際需求，促使其實(shí)現(xiàn)更好發(fā)展。

三、結(jié)語

在檔案管理工作過程中，檔案利用服務(wù)一直都是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的重要途徑及措施，因而較好開展檔案利用服務(wù)也就十分必要。在當(dāng)前電子政務(wù)背景下，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子政務(wù)環(huán)境特點(diǎn)，選擇并運(yùn)用符合實(shí)際情況的檔案利用服務(wù)模式，從而確保檔案利用服務(wù)能夠得以更好開展，使檔案利用服務(wù)質(zhì)量及水平能夠得以有效提升，更好滿足人們實(shí)際需求及要求。